5 thách thức lớn nhất của bộ phận kế toán hiện nay

Nhân viên kế toán được ví là “Tay hòm chìa khóa của doanh nghiệp”, giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, kể từ khi Việt Nam mở cửa hội nhập với thế giới, những cơ hội và thách thức đối với bộ phận kế toán không hề nhỏ. Trong khuôn khổ bài viết này xin được đề cập đến 5 thách thức lớn nhất với bộ phận kế toán ở mỗi doanh nghiệp. 

Kế toán là một trong các lĩnh vực dẫn đầu về ứng dụng công nghệ thông tin. Quy trình kế toán đã và sẽ có sự thay đổi căn bản khi hầu hết các phần hành kế toán đều ứng dụng công nghệ thông tin kể cả hoạt động ghi sổ, lập báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, thách thức lớn nhất mà ngành kế toán, kiểm toán gặp phải là yêu cầu về lao động có trình độ công nghệ thông tin; sự đầu tư tài chính lớn; việc kiểm soát các dữ liệu kế toán khó hơn trước, trong khi sự cạnh tranh làm giảm thị phần diễn ra ngày càng gay gắt. 

Do đó, việc cần đổi mới và thiết lập mới các quy trình kế toán, từ việc thu thập, xử lý và nhập dữ liệu chứng từ kế toán đến quy trình xử lý và kết xuất thông tin là hết sức cần thiết. Các phần mềm và hệ thống thông minh sẽ dần được thay thế công việc thủ công, tự động hóa các quy trình phức tạp và đa diện (như hoàn tất các thỏa thuận tài chính), hỗ trợ các xu hướng dịch vụ thuê ngoài và tái sử dụng nội bộ một số dịch vụ khác.

2. Tuân thủ chuẩn mực và quy định mới của Pháp luật
Các chuẩn mực, quy định Kế toán luôn thay đổi nhanh chóng, đặc biệt trong môi trường hội nhập. Chính vì vậy những kế toán viên cần liên tục cập nhật những thông báo mới nhất và nâng cao các phần mềm liên quan đến chuyên ngành.

Không chỉ hoàn thành tốt chuyên môn mà bộ phận kế toán còn là bộ phận tiên phong cập nhật quy định mới, bắt kịp với công nghệ mới.

Ví dụ mới đây nhất là Nghị định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc cũ, quy trình cũ ở các doanh nghiệp và buộc bộ phận kế toán phải thay đổi nếu không muốn bị phạt.
Nếu doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán sẽ thường xuyên được tự động cập nhật các chính sách, quy định mới nhất của Nhà nước để giúp doanh nghiệp không phải đối mặt với những phiền phức khi các chính sách, quy định liên quan đến kế toán mới ra đời hay điều chỉnh. 

3. Giảm chi phí, tăng năng suất
Nền kinh tế biến động khiến hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện chính sách cắt giảm ngân sách, hay tái cơ cấu để giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Sự thay đổi này ít nhiều cũng có tác động đến bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

Cách làm cũ là mỗi người phụ trách một đầu việc, nhập liệu thủ công, gửi báo cáo qua email hoặc báo cáo giấy đã không còn phù hợp ở thời điểm này vì ngốn quá nhiều chi phí của công ty. Việc sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho công ty của bạn, nó sẽ giúp giải quyết công việc nhanh chóng mà bạn không tốn quá nhiều thời gian như thế thống kế toán, thống kê thủ công trên giấy tờ trước đây.

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường, là công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/ công trình, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ… một khi kế toán đã xây dựng bạn có thể dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. 

Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai…sẽ giúp bộ phận kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời…. giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và cấp quản lý. 

4. Giữ chân nhân tài
Xây dựng môi trường làm việc minh bạch, cởi mở là điều kiện tiên quyết để thu hút và giữ chân các nhân viên tài năng.
Bộ phận kế toán dù ở công ty nào đều rất quan trọng, là người giữ tay hòm chìa khóa, quản lý dòng tiền của doanh nghiệp nên cần được tuyển chọn kỹ lưỡng: không chỉ giỏi chuyên môn nghiệp vụ mà cần thích ứng nhanh với sự thay đổi. 

Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận.Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận.
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tránh được việc gian lận hay trộm cắp tiền, tài sản của doanh nghiệp. Với số liệu, thông tin từ phần mềm, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ có thể theo dõi thường xuyên vật tư, hàng hóa, thành phẩm, phế liệu, cũng như hiệu suất lao động của các bộ phận khác nhau, từ đó có thể xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát ngẫu nhiên, định kỳ hay thường xuyên để giảm thiểu những gian lận hay trộm cắp có thể xảy ra.

Phần mềm kế toán MISA có báo cáo phân tích chi phí của doanh nghiệp theo khoản mục chi phí, theo đơn vị, phòng ban. Từ đó, kế toán dễ dàng kiểm soát, biết chi phí nào phát sinh quá nhiều để tham mưu BLĐ cắt giảm.