Danh mục 37 mẫu chứng từ kế toán cần thiết cho doanh nghiệp 2025

Chứng từ kế toán là nền tảng không thể thiếu trong công tác ghi sổ, lập báo cáo tài chính và đảm bảo tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Việc lựa chọn và áp dụng mẫu chứng từ kế toán đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán mà còn hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu dễ dàng, tránh rủi ro khi thanh tra thuế.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán, hướng dẫn áp dụng thực tế, giới thiệu các mẫu thông dụng nhất và tổng hợp các quy định pháp lý quan trọng mà kế toán cần nắm rõ.

1. Danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán

Dưới đây là 37 mẫu biểu chứng từ kế toán theo hướng dẫn Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp và  Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa

TT	TÊN CHỨNG TỪ	SỐ HIỆU
	I. Lao động tiền lương
1	Bảng chấm công	01a-LĐTL
2	Bảng chấm công làm thêm giờ	01b-LĐTL
3	Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL
4	Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL
5	Giấy đi đường	04-LĐTL
6	Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL
7	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL
8	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL
9	Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL
10	Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	09-LĐTL
11	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL
12	Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội	11-LĐTL
	II. Hàng tồn kho
1	Phiếu nhập kho	01-VT
2	Phiếu xuất kho	02-VT
3	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá	03-VT
4	Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04-VT
5	Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá	05-VT
6	Bảng kê mua hàng	06-VT
7	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07-VT
	III. Bán hàng
1	Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01-BH
2	Thẻ quầy hàng	02-BH
	IV. Tiền tệ
1	Phiếu thu	01-TT
2	Phiếu chi	02-TT
3	Giấy đề nghị tạm ứng	03-TT
4	Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04-TT
5	Giấy đề nghị thanh toán	05-TT
6	Biên lai thu tiền	06-TT
7	Bảng kê vàng tiền tệ	07-TT
8	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a-TT
9	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)	08b-TT
10	Bảng kê chi tiền	09-TT
	V. Tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	01-TSCĐ
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	02-TSCĐ
3	Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03-TSCĐ
4	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04-TSCĐ
5	Biên bản kiểm kê TSCĐ	05-TSCĐ
6	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06-TSCĐ

3. 5 mẫu chứng từ kế toán được sử dụng phổ biến nhất

3.1. Bảng chấm công – Mẫu 01a-LĐTL

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Cách ghi bảng chấm công:

• Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.
• Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.
• Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).
• Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng.
• Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
• Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng.
• Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng.
• Cột 36: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.

3.2. Mẫu phiếu nhập kho – Mẫu 01-VT

Phiếu nhập kho dùng để xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập.

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
• Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).
• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
• Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳ theo qui định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập.
• Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho.
• Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.

3.3. Mẫu phiếu xuất kho – Mẫu số 02-VT

Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
• Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
• Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
• Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
• Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

3.4. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu số 05 – VT

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.

Cách ghi Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa:

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá được kiêm kê tại kho.
• Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (tuỳ theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp).
• Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá theo sổ kế toán.
• Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá theo kết quả kiểm kê.
• Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.
• Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:
  • Tốt 100% ghi vào cột 10.
  • Kém phẩm chất ghi vào cột 11.
  • Mất phẩm chất ghi vào cột 12.
• Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc doanh nghiệp ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.

3.5. Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – TT

Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.

Hướng dẫn ghi giấy đề nghị tạm ứng

• Góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận. Giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (Người xét duyệt tạm ứng).
• Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (Viết bằng số và bằng chữ).
•  Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng như: Tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, tiếp khách …
• Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng.

Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

4.  Các quy định về chứng từ kế toán cần lưu ý

Trong quá trình lập và sử dụng chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan đến chữ ký và số hiệu chứng từ, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý cũng như phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ và thanh tra thuế. Dưới đây là những điểm quan trọng mà kế toán viên và người quản lý tài chính cần lưu ý:

Quy định về chữ ký chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán chỉ hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên mẫu chứng từ. Chữ ký phải được thực hiện bằng loại mực không phai, tuyệt đối không sử dụng mực đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn. Trong mọi trường hợp, chữ ký của một cá nhân phải thống nhất về hình thức và đúng thẩm quyền. Đối với người khiếm thị, việc ký chứng từ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Chính phủ.

Quan trọng hơn, người ký chứng từ kế toán phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền bằng văn bản. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa hoàn thiện nội dung thuộc trách nhiệm của người ký. Đối với chứng từ chi tiền, yêu cầu phải có chữ ký của người duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, và phải ký riêng cho từng liên của chứng từ.

Trong trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, cần đảm bảo có chữ ký điện tử hoặc phương thức xác nhận phù hợp với quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan như Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy định về số hiệu chứng từ kế toán

Số hiệu chứng từ kế toán là mã định danh duy nhất giúp phân biệt và quản lý từng chứng từ trong hệ thống kế toán. Mỗi chứng từ – bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai, v.v – phải được đánh số theo nguyên tắc nhất quán, phản ánh rõ loại chứng từ, ngày phát sinh giao dịch và số thứ tự trong chuỗi chứng từ.

Việc đánh số hiệu cần đảm bảo:

• Không trùng lặp giữa các chứng từ cùng loại trong cùng kỳ kế toán;
• Phản ánh được thời điểm phát sinh và mục đích nghiệp vụ;
• Dễ tra cứu và đối chiếu trong kiểm toán, thanh tra.

Quy định lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 18, Luật Kế toán 2015, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được lập chứng từ kế toán một lần duy nhất. Chứng từ phải được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa hay sửa chữa nội dung. Khi lập sai, phải gạch chéo và lập lại chứng từ mới, không dùng biện pháp chỉnh sửa trên chứng từ gốc.

Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định, nội dung giữa các liên cần đồng bộ nhưng phù hợp với chức năng của từng bên sử dụng (kế toán, người nhận, lưu trữ, nộp cơ quan thuế…). Người lập, người duyệt và người ký tên đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã ghi trên chứng từ.

Quy định quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

Căn cứ Điều 21, Luật Kế toán 2015, việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Thông tin, số liệu trên chứng từ là căn cứ hợp pháp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
• Chứng từ phải được lưu trữ an toàn, sắp xếp khoa học theo trình tự thời gian và loại nghiệp vụ;
• Trường hợp bị cơ quan chức năng tạm giữ hoặc tịch thu, phải có biên bản ghi rõ nội dung, số lượng, lý do, đồng thời giao bản sao chụp có xác nhận cho đơn vị kế toán để lưu hồ sơ và tiếp tục thực hiện nghĩa vụ báo cáo.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cho nhiều lĩnh vực, loại hình doanh nghiệp. Đồng thời phần mềm được thiết lập với sẵn có đầy đủ 37 mẫu chứng từ cần thiết cho kế toán viên, giúp kế toán dễ dàng tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức trong quá trình thực hiện công tác tài chính kế toán.