Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho cho kế toán

>> Các phương thức quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

>> Quản lý kho là gì? Kiến thức cơ bản về quản lý kho mọi doanh nghiệp phải biết

>> Quy trình quản lý kho hàng thành phẩm cho các doanh nghiệp hiện nay

1. Quản lý nghiệp vụ kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là công việc tập trung giải quyết các công việc liên quan đến nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp nơi chứa hàng, hàng hóa và các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi.

Sự chuyên nghiệp trong quản lý kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lên kế hoạch, lập và triển khai kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời với hàng tồn chậm luân chuyển trong kho.

Thủ kho là người có trách nhiệm lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chungrloaij hàng hóa theo từng kệ để hàng và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hóa mới hay hàng hóa mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhập vào sơ đồ hệ thông nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày tháng cụ thể).

* Khi xuất nhập hàng, một số lưu ý cho thủ kho là

– Cần kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo quy định.
– Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
– Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.

* Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu, đòi hỏi kế toán cần:

– Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có mức tồn kho tối thiểu.
– Nếu số lượng hàng xuất/ nhập biến động, phải đề xuất với Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
– Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu trong ngày.

* Thực hiện thủ tục đặt kho hàng

– Định kỳ theo kế hoạch lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc hóa đơn nhập khẩu
– Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.
– Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dói nhập hàng

* Sắp xếp hàng hóa trong kho

– Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho
– Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
– Lập sơ đồ kho và cập nhập sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

* Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

– Sắp xếp hàng hóa trong kho theo đúng yêu cầu hướng dẫn của nhà sản xuất
– Với loại hàng mau hư thì quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất sau trước FIDI

* Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn kho

– Kế toán lưu ý tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
+ Định kì hàng tháng kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng hóa bị gẫy đổ.

Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho để đối phó với tình huống bất ngờ thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng chi phí bảo quản, mặt bằng… để lưu trữ hàng hóa.

Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, haaif hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn kho bãi.

Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý. Và cũng hoạt động giúp hàng hóa luân chuyên liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.