Lĩnh vực logistic – Một số phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xuất – nhập khẩu (logistic), các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nghiệp vụ như: hạch toán theo nhiều loại ngoại tệ, tính tỷ giá xuất quỹ, xử lý chênh lệch tỷ giá, đánh giá lại tài khoản ngoại tệ cuối năm, quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, thống kê các khoản chi phí phát sinh, tính giá thành dịch vụ, quản lý doanh thu, chi phí và xác định lãi/lỗ theo từng đơn hàng, hợp đồng …

Ngành Logistic có mặt tại Việt Nam trong khoảng 30 năm trở lại đây với tốc độ phát triển vô cùng ấn tượng, lên đến 35 – 40%. Hiện tại, có hơn 1.500 doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực này và con số này dự đoán sẽ càng tăng chóng mặt trong thời gian sắp tới. Dưới đây là một số phương pháp giúp doanh nghiệp lĩnh vực logistic quản lý hoạt động tài chính, kế toán hiệu quả hơn.

>> Những vấn đề kế toán cần lưu ý về ủy thác xuất khẩu hàng hóa
>> Các định khoản kế toán cơ bản tại công ty logistic
>> Một số lưu ý đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistic
>> Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng tốt các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp lĩnh vực logistic

Phương pháp này yêu cầu người quản lý phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu tìm kiếm khách hàng cho đến các công việc như báo cáo lượng hàng tiêu thụ, hàng tồn, hàng đổi, bảo hành, yêu cầu chuyển thêm hàng để có kế hoạch sản xuất, phân phối, thu đổi, bảo hành, khiếu nại nhà cung cấp vật liệu …

Nhân viên cần tự lập một quy trình theo dõi dựa trên một số công cụ có sẵn (VD: Excel….) để theo dõi nhập xuất hàng hóa, quản lý quy trình đóng gói, vận chuyển và theo dõi tình hình doanh thu từng khách hàng, đơn hàng. Ngoài ra khi quy mô mở rộng hơn doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu, tình hình kinh doanh từng chi nhánh, địa bàn kinh doanh, thiết lập chính sách giá phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Ngoài ra nếu cần quản lý các thông tin như so sánh doanh thu, biểu đồ phân tích tồn kho, biểu đồ phân tích công nợ đến hạn, quá hạn, các mẫu biểu hóa đơn chứng từ, biên bản bàn giao ….nhân viên cần tự lập báo cáo, tự tạo mẫu biểu. Việc này đòi hỏi nhân viên phải có tư duy logic tốt, kỹ năng sử dụng công cụ thành thạo (VD: kỹ năng sử dụng excel), kiến thức nghiệp vụ kế toán chắc chắn. Cách này sẽ tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót.

Một số mẫu biểu quản lý bằng excel:

Với sự hỗ trợ của phần mềm, người dùng chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao hơn rất nhiều so với phương pháp đầu tiên.

Các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực logistic sẽ cần tương đối nhiều báo cáo quản trị để quản lý được doanh thu của từng đơn hàng, hợp đồng vận chuyển và tình hình tồn kho để có kế hoạch xuất – nhập hợp lí, đồng thời quản lý hiệu quả công nợ khách hàng ra sao để tránh chiếm dụng vốn.

Khi các lô hàng được nhập, xuất và đóng gói, vận chuyển thì thông tin về hàng hóa sẽ được ghi nhận trên hệ thống phần mềm. Dựa trên các tính năng thông minh của phần mềm, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý đặc biệt có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi với tính năng tích hợp phần mềm kế toán với điện thoại thông minh, máy tính bảng.

Những thao tác nghiệp vụ mà người dùng cần nhiều thời gian nếu xử lý ở bên ngoài, phần mềm có thể xử lý được nhanh chóng như:

+ Tự động tổng hợp các chi phí trực tiếp cho từng đơn hàng, hợp đồng

+ Tự động phân bổ chi phí chung cho từng đơn hàng, hợp đồng dựa trên nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí trực tiếp hay doanh thu

+ Tự động kết chuyển chi phí từng đơn hàng, hợp đồng để ghi nhận giá vốn của từng đơn hàng, hợp đồng

+ Hạch toán các chứng từ doanh thu, chi phí theo nhiều loại ngoại tệ

+ Tự động tính các tỉ giá xuất quỹ ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỉ giá xuất quỹ theo một trong hai phương pháp bình quân tức thời và bình quân cuối kỳ

+ Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền khách hàng hay trả tiền nhà cung cấp bằng ngoại tệ mà có phát sinh chênh lệch tỉ giá thì phần mềm sẽ tự động hạch toán

+ Tự động đánh giá lại ngoại tệ cuối năm và tổng hợp lên các BCTC

Quản lý bằng phần mềm đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác, chuyên nghiệp, giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình doanh nghiệp để đưa ra những quyết định hợp lý.

>> Những vấn đề kế toán cần lưu ý về ủy thác xuất khẩu hàng hóa
>> Các định khoản kế toán cơ bản tại công ty logistic
>> Một số lưu ý đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistic
>> Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng tốt các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp lĩnh vực logistic