Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng hiệu quả

Tiêu chuẩn 5s mới được áp dụng vào Việt Nam hơn chục năm trở lại đây. Việc tuân thủ tiêu chuẩn 5s sẽ giúp công việc tăng năng suất, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức. 

Tiêu chuẩn 5s là gì?

Được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và sau đó nhanh chóng lan rộng ra các công ty Nhật Bản. Phương pháp 5s nhận được nhiều sự hưởng ứng ở Nhật. Năm 1993, Công ty Nhật Bản là Vyniko đã áp dụng phương pháp này một cách phổ biến và rộng rãi. Ở Việt Nam, phương pháp này mới được áp dụng trong những năm gần đây, tuy nhiên nó được sự hưởng ứng rộng rãi vì nhân viên cũng như cấp quản lý đều cảm thấy thoải mái, năng suất lao động cao hơn.

Phương pháp 5s bản chất là việc sắp xếp nơi làm việc theo 5 tiêu chí bắt đầu bằng 5 chữ S. Thứ nhất là sàng lọc. Sàng lọc là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trình tự. Phương pháp này là bước đầu tiên trong phương pháp 5s, giúp nhà quản lý quyết liệt hơn trong việc bỏ đi những thứ không cần thiết, có thể bán hoặc tái sử dụng những vật dụng không cần thiết.

Thứ hai là sắp xếp. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo sẽ là tổ chức và sắp xếp lại trật tự các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy và dễ trả lại.

Thứ ba là sạch sẽ. Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày những vật dụng và máy móc tại khu làm việc. Sạch sẽ là tiêu chí giúp cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro và nâng cáo tính chính chính xác cho các thiết bị máy móc.

Thứ tư là săn sóc. Luôn luôn phải kiểm tra và duy trì những tiêu chí ở trên. Thêm vào đó, cần cải tiến dần theo tiêu chuẩn, luôn hoàn thiện từng tiêu chuẩn hướng đến hoàn thiện tiêu chuẩn trong doanh nghiệp.

Thứ năm là sẵn sàng. Tiêu chí này chú trọng đến việc tạo thói quen, nề nếp cho mọi người trong công việc.

Trong những năm qua, khi được phát triển và phổ biến, phương pháp 5s đã được phát triển lên thàng 6s ở một số nơi với tiêu chí thứ 6 là An toàn, giúp cho doanh nghiệp chú trọng hơn yếu tố con người trong phương pháp quản lý kho. Tuy nhiên, cũng có một số doanh nghiệp tại Nhật cũng đã rút gọn lại thành 3S trong đó thực hiện tiêu chí về ý thức và kỉ luật tốt.

Tiêu chí sàng lọc được ứng dụng trong thực tế giúp việc sang lọc kho hàng được thực hiện định kỳ. Thường tần suất để sàng lọc đồ đạc được gợi ý là 1-3 tháng/lần tùy kích thước và theo tính chất hoạt động kho hàng.

Tiêu chí về sắp xếp đòi hỏi mọi thứ từ trong kho cần được sắp xếp theo nguyên tắc ngay từ đầu, nhanh chóng và tiện lợi nhất. Việc sắp xếp như vậy giúp cho hàng hóa luôn được sắp xếp ngay ngắn và rút ngắn thời gian tìm kiếm. Trong kho hàng thường sẽ sắp xếp và bố trí biển bảng đánh dấu các khu vực hành hóa nhằm tối ưu hóa kho hàng, giúp kho hàng sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp.

Tiêu chí sạch sẽ trong phương pháp 5s đề cao tầm quan trọng của vấn đề trong việc vệ sinh không gian làm việc tối đa. Chủ doanh nghiệp hoặc cấp quản lý nên có kế hoạch quét dọn kho hàng định kỳ (bao gồm vệ sinh trong ngoài kho hàng), đưa ra những quy định giữ gìn kho hàng sạch sẽ.

Tiêu chí săn sóc đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và đo lường hiệu quả của 3 tiêu chí phía trên. Để làm tốt tiêu chí về săn sóc chỉ kho hàng cần lập ra các quy định vụ thể để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm và trách nhiệm chung với kho hàng. Đồng thời cũng có thể thực hiện những cuộc thi, phát động những cá nhân thực hành tốt mục tiêu hướng đến kho sạch sẽ, không bị hao mòn, thất thoát.

Tiêu chí sẵn sàng giúp cho nhân viên luôn chủ động trong công việc, hoạt động tốt những công việc đề ra, yếu tố này cũng giúp nhắc nhở nhân viên tính thần tự giác và trách nhiệm với công việc được giao. Nhân viên kho sẽ thấy rằng đây là công việc của mình, đây là nơi mình gắn bó, … từ đó chuyển hóa thành hành động bảo vệ tài sản, kho hàng.

Phương pháp 5s đã và đang được áp dụng ở nhiều nơi và đạt được nhiều hiệu quả, việc các doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn 5s vào quản lý kho ch thấy doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp và mong muốn môi trường mình làm việc sẽ ngăn nắp sạch sẽ gọn gàng…nhân viên sẽ thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với việc quản lý kho.

>>  Quản lý kho là gì? Kiến thức cơ bản về quản lý kho mọi doanh nghiệp phải biết

>>  Các phương thức quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

>>  Quản lý kho hiệu quả hơn với MISA SME.NET