Kiến thức Tài chính kế toán Kế toán mua hàng và những vấn đề liên quan cần nắm...

Kế toán mua hàng và những vấn đề liên quan cần nắm rõ

7184
Kế toán mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vấn đề liên quan đến quy trình của việc mua hàng và các nghiệp vụ liên quan giúp kế toán nắm rõ hơn.
1.1. Khái niệm mua hàng
Để lưu chuyển được hàng hóa trong doanh nghiệp thì phải có giai đoạn đầu tiên chính là mua hàng. Đây là quá trình hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua (doanh nghiệp). Đồng thời, tiền mua hàng cũng được chuyển quyền sở hữu từ người mua sang người bán hay nói cách khác là doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng cho người bán.

1.2. Đặc điểm của hoạt động mua hàng

  • Phải áp dụng một phương thức mua bán và thanh toán tiền hàng nhất định khi mua bán hàng hóa
  • Khi đã sở hữu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu tiền tệ hoặc 1 loại hàng hóa khác với hàng hóa vừa sở hữu
  • Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán
đặc điểm kế toán mua hàng

2. Thời điểm mua hàng được xác định

Đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, vì vậy còn là điểm phân chia rủi ro của hàng hóa giữa hai bên mua và bán. Do đó trách nhiệm liên quan đến những tổn thất về hàng hóa sẽ được chuyển giao ở thời điểm này. Tùy vào mỗi phương thức mua bán mà kế toán có thể xác định được thời điểm mua hàng của từng sản phẩm như sau:
  • Mua hàng giao trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng, cán bộ thu mua của bên mua sẽ mang giấy ủy nhiệm đến kho của bên bán để nhận hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về kho của mình. Từ đó, thời điểm xác định hàng mua là khi thủ tục giao nhận hàng đã được hoàn thành, đồng nghĩa với việc bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng
  • Mua hàng giao sau: Dựa vào hợp đồng mua bán, hàng hóa sẽ được bên bán chuyển đến cho bên mua và giao nhận tại một địa điểm quy định, có thể là kho của bên mua. Thời điểm xác định hàng mua là khi bên mua đã hoàn tất việc nhận hàng do bên bán chuyển đến và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng

3. Cách xác định giá trị hàng mua

Giá trị thực tế hàng hóa nhập kho = Giá trị ghi trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ (giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại và hàng mua trả lại)

Trong đó:

  • Giá mua ghi trên hóa đơn: được tính theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp. Với phương pháp khấu trừ thì giá ghi trên hóa đơn là giá mua chưa bao gồm thuế GTGT, còn tính theo phương pháp trực tiếp thì giá mua này đã bao gồm cả thuế GTGT
  • Chi phí thu mua: là các chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập…
  • Thuế không hoàn lại: bao gồm các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ)
  • Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán giảm cho doanh nghiệp khi mua hàng do hàng hóa không đảm bảo về chất lượng hoặc quy cách
  • Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán giảm cho doanh nghiệp khi mua hàng với số lượng hay giá trị lớn
  • Hàng mua trả lại: là giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã mua nhưng trả lại người bán do chất lượng, chủng loại, quy cách không đáp ứng đủ điều kiện
Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa có kèm theo sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng để thay thế khi hỏng hóc, kế toán cần xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế theo giá trị hợp lý. Giá trị nhập kho của hàng hóa này là giá đã trừ giá trị sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế.

4. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng

Kế toán mua hàng có rất nhiều công việc phải đảm đương, nhưng tóm gọn lại thì có 3 nhiệm vụ chính sau đây:
  • Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác những chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách và thời điểm ghi nhận mua hàng
  • Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc mua hàng để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
  • Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo doanh nghiệp để mức dự trữ có thể được dự trù và xác định một cách hợp lý nhất.
kế toán mua hàng

5. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

  • Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho tiền hàng chưa thanh toán, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hoá

Có TK 331 – Phải trả người bán.

  • Trường hợp có phát sinh chi phí thu mua trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc người nhận tạm ứng có liên quan đến các đối tượng trên, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hoá

Có TK 111, 112, 141.

  • Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hoá

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

Có TK 111, 112.

  • Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 64 1 – Chi phí bán hàng

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

Có TK 142 – Chi phí trả trước

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Có TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gìn ngân hàng

Có TK 335 – Chi phí phải trả.

  • Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

Có TK 142 – Chi phí trả trước

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Có TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gìn ngân hàng

Có TK 335 – Chi phí phải trả.

  • Khi xuất kho hàng hóa để gửi đi bán theo phương thức gửi bán, ghi
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

Có TK 156 – Hàng hoá.

  • Khi hàng gửi đi bán đã bán được, ghi:
(1) Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

(2) Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.

  • Khi xuất bán hàng hóa theo phương thức bán hàng trực tiếp ghi:
(1) Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 51 1 – Doanh thu bán hàng.

(2) Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156 – Hàng hoá.

  • Khi chấp nhận khoản chiết khấu thanh toán do khách hàng thanh toán tiền hàng đúng hạn để được hưởng chiết khấu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

  • Trường hợp buộc phải giảm giá hàng bán cho khách hàng vì hàng kém phẩm chất, sai quy cách…, ghi:
Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán.

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

  • Khi nhập kéo hàng đã bán trước đây nhưng bị trả lại vì một lý do nào đó, ghi:
(1) Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

(2) Nợ TK 156 – Hàng hoá

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

  • Cuối kỳ, tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156 – Hàng hóa – phần chi phí thu mua:

  • Kết chuyển các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng

Có TK 52 1 – Chiết khấu bán hàng

Có TK 532 – Giảm giá hàng bán

Có TK 531 – Hàng bán bị trả lại.

  • Kết chuyển doanh thu thuần để tính lãi (lỗ), ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

  • Kết chuyển giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

  • Kết chuyển chi phí bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

  • Nếu doanh thu thuần lớn hơn các chi phí được trừ thì kết chuyển lãi, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối.

  • Ngược lại, kết chuyển lỗ, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

form-news
Phần mềm kế toán MISA SME.NET là phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhà quản trị và kế toán. Phần mềm kế toán MISA SME.NET bao gồm 16 phân hệ phù hợp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đăng ký dùng thử phần mềm tại đây: