Quản trị tài chính cần nhất bảo mật thông tin

Doanh nhân Nhật cho biết mối quan tâm lớn nhất của các công ty Nhật Bản là cách thức quản trị thông tin. Họ rất coi trọng việc chia sẻ và bảo mật thông tin bởi đối với họ, thông tin đóng vai trò quyết định sự phát triển và tồn tại của một công ty.

Ông Kô-za-ma-ui-zi, đại diện của một công ty Kiến trúc của Nhật chia sẻ kinh nghiệm tại “Hội thảo Tazuna” – Học hỏi quản lý kinh doanh theo kiểu Nhật Bản.

Ở Việt Nam, doanh nhân có thể gặp nhau tại quán trà, cà phê để bàn bạc chuyện làm ăn, chia sẻ thông tin. Nhưng ở Nhật, các doanh nhân không gọi đây là chia sẻ thông tin. Đối với họ, việc chia sẻ thông tin phải được thực hiện ở các phòng họp của công ty và thông tin chỉ xứng đáng được chia sẻ khi nó có lợi cho việc quản lý, có ảnh hưởng đến lợi ích, lợi nhuận của công ty. 

Phải là những thông tin có lợi cho công việc kinh doanh của công ty như thông tin khách hàng; thông tin kinh doanh; thông tin phàn nàn; thông tin về sản phẩm; số liệu quản lý; thông tin khu vực; tin nội bộ và nhân sự; thông tin về đối thủ cạnh tranh; thông tin kỹ thuật; kinh nghiệm hoặc tình hình xã hội v.v…

Một ví dụ về cách quản trị thông tin của các công ty Nhật, đó là họ rất xem trọng những thông tin phàn nàn từ khách hàng bởi người Nhật có châm ngôn “cơ hội đến từ những lời phàn nàn”. Với những lời phàn nàn của khách hàng, từng nhân viên có trách nhiệm tiếp nhận và chia sẻ lại trong nhóm để người khác sẽ không mắc cùng một lỗi và mọi người cùng nhau tìm cách giải quyết một cách thỏa đáng nhất cho khách.

Các công ty Nhật quan niệm, chia sẻ thông tin trong tổ chức là tiền đề trong việc giao tiếp của con người. Và cũng theo họ, chia sẻ thông tin phải được ghi chép tốt hơn là ghi nhớ bởi việc thông báo kì hạn công việc và thay đổi cách làm bằng miệng chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm. Nhưng nếu có văn bản ghi chép và manual (sổ tay cá nhân) có thể kiểm tra những thông tin mập mờ. Nhờ vào việc quản lý thông tin một cách nhất quán nên có thể chia sẻ thông tin một cách chính xác.

Do vậy, cách chia sẻ thông tin được các công ty Nhật sử dụng nhiều nhất là bảng thông báo, Home page (thông tin nội bộ), cơ sở/ tiêu chuẩn và các loại database (dữ liệu). Đây chính là những tích hợp của công cụ “group ware” – “công cụ chia sẻ thông tin” được sử dụng hầu hết trong các công ty Nhật. Các nhà quản lý sử dụng group ware kết hợp cả 2 hình thái chia sẻ thông tin mang tính nhất thời (hội nghị, hội thoại, điện thoại, email) với thông tin được sử dụng nhiều lần (bảng thông báo, manual, các loại đơn…), giúp quản lý thông tin một cách nhất quán.

Lời khuyên dành cho các doanh nghiệp Việt Nam

Các công ty Nhật Bản khi sang làm ăn với các các công ty Việt Nam đều chung nhận định việc quản trị thông tin của các doanh nghiệp (DN) Việt rất kém. Họ nhận xét, cách quản trị thông tin theo kiểu các công ty Việt đang dẫn đến tình trạng rò rỉ và mất mát thông tin rất lớn: bị nhân viên cũ lấy cắp danh sách khách hàng, bị mất khách hàng; hồ sơ chưa xử lý chồng chất như núi; nhân viên để quên tài liệu đã in ở máy in nên in lại lần nữa hay ai đó lấy mất tài liệu mình đã in ra mà không biết; server hư nên các dữ liệu bị xóa, thông tin cũng bị mất; nhân viên thoải mái bàn luận về những thông tin bí mật; thông tin bí mật mà ai ai cũng biết v.v…

Ở Việt Nam, rõ ràng hầu hết nhân viên không quan tâm đến việc bảo mật. Nhưng đối với các công ty Nhật Bản, nhân viên luôn được đào tạo bảo mật và chia sẻ thông tin là đặc trưng văn hóa của chính DN.

Thực tế bảo mật trong các công ty Nhật: khi đăng nhập vào PC, quản lý bằng mật khẩu cá nhân. Có trường hợp còn quy định hạn chế số lượng ký tự mật khẩu và yêu cầu phải thay đổi mật khẩu định kỳ; server được đặt ở trong phòng máy chủ (server) và backup dữ liệu định kỳ. Các công ty nghiêm cấm việc mang điện thoại di động vào trong phòng làm việc; hạn chế đưa máy tính xách tay vào công ty; thường xuyên kiểm tra nội dung các email đã được gửi, hoặc các trang web đã truy cập. Các tài liệu không cần thiết thì bỏ vô máy hủy tài liệu v.v…

Người Nhật cảnh báo: suy nghĩ “nếu không được thì làm lại lần nữa…” chỉ có thể xảy ra ở Việt Nam thời gian này mà thôi. 3 đến 5 năm tới, nếu các DN Việt vẫn kinh doanh theo kiểu như thế sẽ không còn phù hợp nữa và sẽ thất bại!

Các doanh nhân Nhật đưa ra lời khuyên cho các công ty Việt: Chia sẻ và bảo mật thông tin là 2 khía cạnh không thể tách rời; là yếu tố để phát huy tốt tinh thần làm việc nhóm trong kinh doanh. Nếu open (công khai) tất cả mọi thứ sẽ gặp vấn đề trong giữ bí mật. Nếu close (khép kín) quá thì cũng không thể hoạt động được. Việc giao tiếp sẽ trở nên khó khăn và căng thẳng. Do đó, tùy mỗi công ty mà giới hạn công khai thông tin nên khác nhau. Không được tự mình quyết định phạm vi công khai thông tin theo kiểu “Kệ, chắc không sao đâu”. Các DN nên tuân thủ nguyên tắc hàng đầu là khi phân vân thì tuyệt đối phải chọn phương pháp close (không được công khai một cách dễ dàng). Việc thiết lập và cải thiện các tiêu chuẩn chia sẻ và bảo mật thông tin cần phải diễn ra liên tục.