Đối phó với ngân sách eo hẹp

Với một ngân sách eo hẹp, doanh nghiệp bạn sẽ thu lợi nếu biết tiết kiệm. Trường hợp bạn đã quên mất giá trị của đồng tiền mà bạn khó nhọc mới kiếm được, chúng tôi giới thiệu một số ý tưởng có thể tiết kiệm tiền để tăng thu nhập của bạn.

Từ giảm các hoá đơn phải trả đến những cách không tốn kém để thu hút khách hàng. Mặc dù một số mẹo có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều hơn những mẹo khác, nhưng kết cục của toàn bộ chính sách thắt lưng buộc bụng của bạn có thể rất lớn.

1. Quảng cáo kèm. Theo J. Donald Weinrauch, đồng tác giả của cuốn sách “Người marketing tiết kiệm”, gửi kèm quảng cáo với những thư từ khác như hoá đơn, sẽ giúp tiết kiệm tiền tem và các chi phí khác. Tương tự, hãy tận dụng các cơ hội tại các điểm bán hàng của bạn với việc để các coupon, bản tin, các giới thiệu về các chương trình khuyến mại khác vào túi mua hàng của khách hàng.

2. Trở thành một hàng xóm tốt. Chia sẻ chi phí quảng cáo và xúc tiến với các doanh nghiệp trong khu vực. Hãy cùng xúc tiến bán hàng dọc đường phố, hay liên kết marketing với việc chia sẻ danh sách gửi thư – mailing list, hệ thống phân phối và nhà cung cấp với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ bổ trợ.

3. Yêu cầu sự giúp đỡ từ những người quen biết. Từ những người quen biết này, bạn có thể có thông tin về những người có thể cần sử dụng hàng hoá và dịch vụ của bạn. Vì vậy, hãy hỏi họ. Những người bạn quen có thể gửi cho khách hàng triển vọng tên và số điện thoại của bạn. Và khi số người được giới thiệu tăng lên thì cơ hội tăng doanh thu có được từ những người được giới thiệu này cũng tăng lên.

4. Bạn có một khách hàng hài lòng? Với việc nói những người khác về những gì họ thu được khi sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn trong các buổi thuyết trình hay những buổi nói chuyện bình thường, những khách hàng cũ này có thể khuyến khích nhiều người khác sử dụng sản phẩm hoặc hàng hóa của bạn.

5. Làm một quảng cáo ấn tượng trên TV. Các đài truyền hình địa phương thường cung cấp các mức giá đăng quảng cáo rất hợp lý vào các thời điểm ban ngày và buổi tối. Mặt dù bạn không cần thiết phải quảng cáo vào giờ vàng, quảng cáo trên TV có thể giúp bạn tạo ấn tượng với khách hàng tiềm năng – khi họ thoải mái ngồi ở nhà và xem quảng cáo của bạn.

6. Cung cấp những lời khuyên chuyên nghiệp. Dạy ở một khóa học, nói chuyện tại các buổi gặp mặt cộng đồng, hoặc viết một bài báo cho tờ báo địa phương không chỉ giúp tạo ấn tượng cho mọi người rằng bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực mà còn thu hút được sự chú ý đối với doanh nghiệp bạn.

7. Hãy bắt đầu các công cụ tìm kiếm. Nghiên cứu thị trường và tìm những người có thể ghé thăm trang web của bạn với việc tham gia vào các nhóm Usernet (các diễn đàn trên Internet nơi người ta gửi bài cho mọi người xem) và các nhóm có sở thích liên quan đến thị trường, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

8. Cắt giảm chi phí khi bắt đầu một cửa hàng trực tuyến của bạn. Bạn nghĩ rằng bán hàng trên mạng rất tốn kém? Bạn có thể bắt đầu với việc bán các mặt hàng với chi phí không đáng kể trên các trang web đấu giá trên mạng như eBay mới có tại Việt Nam. Nếu bạn muốn có một trang web bán hàng chuyên nghiệp, có rất nhiều giải pháp trọn gói “chìa khóa trao tay” với chi phí hàng tháng thấp.

9. Bắt đầu chat. Hãy tìm những diễn đàn có những khách hàng tiềm năng của bạn và tham gia những diến đàn này. Theo Shel Horowitz, “Lúc đầu tôi tham gia vào các nhóm thảo luận trên mạng không với mục đích tăng doanh thu, mà để tìm kiếm thông tin về những vấn đề tôi quan tâm, nhưng rồi đây dần lại chính là công cụ marketing đơn lẻ hiệu quả nhất mà tôi sử dụng. Tôi chỉ tốn mỗi thời gian. Chỉ một danh sách cũng đã đem lại cho tôi khoảng 60 khách hàng trong 5 năm qua”. Hãy kèm theo đường dẫn URL giới thiệu trang web vào chữ ký của bạn, nhưng đừng có bất kỳ hành động rao hàng quá tích cực nào – hầu hết các nhóm sẽ cấm bạn ngay lập tức. Thay vào đó, hãy cung cấp những thông tin hữu ích khiến mọi người muốn nhấp chuột vào xem website của bạn.

10. Hãy tự mình truyền thông tin. Bạn có đang để cho mọi người biết địa chỉ website của bạn? Hãy để URL của bạn trên đầu thư, card visit, và trong chữ ký trên email, nơi mà những khách hàng tiềm năng có thể nhìn thấy. Hãy in chúng trên đồng phục, và bất kỳ những vật khuyến mãi nào của bạn, trên tất cả các ấn phẩm báo chí, trong trang Vàng điện thoại và trên các phương tiện đi lại của công ty.

11. Ký hợp đồng với một khu văn phòng. Bạn không cần phải có một văn phòng làm việc tại một khu văn phòng để tận dụng những dịch vụ của nó. Nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh tại nhà có thể sử dụng nhiều dịch vụ từ các khu văn phòng như có một hộp thư riêng, một thư ký trả lời và chuyển điện thoại đến văn phòng ở nhà của bạn.

12. Lưu động. Chi phí để thiết lập một cửa hàng bán lẻ có thể rất cao, bạn có thể phải trả đến $100,000 hoặc hơn và các hợp đồng thường từ 3-10 năm, khi đó các xe bán hàng, kiosk và địa điểm bán hàng tạm thời có thể giúp bạn bán hàng với ít rủi ro hơn. Theo Patricia Norins, chi phí ban đầu cho một kiosk hoặc một xe di động bán hàng có thể chỉ từ $2000 – $10,000. Các hợp đồng đối với xe bán hàng và kiosh thường ngắn hơn và thường được gia hạn vài tháng đến một năm/lần phụ thuộc vào từng địa điểm. Điều này, cho phép bạn có thể “thuê và thử một tháng, và nếu sản phẩm không bán tốt, chuyển hướng sản phẩm khác hoặc chuyển đến một địa điểm khác.”

13. Mua hộp mực in tái chế. Hãy vào Google hoặc trang vàng điện thoại để tìm một nhà cung cấp hộp mực in tái chế trong khu vực.

14. Mẫu đơn, biểu mẫu miễn phí. Thay vì mua các mẫu đơn, biểu mẫu từ cửa hàng cung cấp đồ văn phòng địa phương hoặc mất thời gian tạo mẫu riêng cho mình, bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu đơn và biểu mẫu trên trang kinhdoanh.com mà bạn có thể tải về, sửa đổi và in ra.

15. Kiếm các phần mềm miễn phí. Hãy ghé thăm trang Vitinh.com để thử hàng trăm sản phẩm phần mềm miễn phí với các phiên bản dùng thử, các phần mềm miễn phí và phần mềm dùng sản phẩm hạn chế. Hãy vào trang Hướng dẫn về phần mềm của chúng tôi để tìm các chọn lựa phần mềm tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ, kể cả những link kết nối đến các bản dùng thử miễn phí của những phần mềm này. Một mẹo khác: Nếu bạn không tìm thấy thứ bạn cần tìm trên Vitinh.com hoặc trên hướng dẫn của chúng tôi, hãy vào trang web của nhà sản xuất. Hầu hết các nhà sản xuất đều cung cấp các phiên bản dùng thử miễn phí.

16. Mua các thiết bị văn phòng đã qua sử dụng. Bạn có thể tiết kiệm đến 60% khi mua các thiết bị văn phòng đã qua sử dụng như máy tính, máy photocopy, và các thiết bị văn phòng từ các cửa hàng đồ second-hand. Các phiên đấu giá và các mục rao vặt trên báo cũng là các nguồn tốt để tìm kiếm các thiết bị văn phòng.

17. Tiết kiệm nhờ hiệp hội. Khi muốn mua bảo hiểm, hãy tìm kiếm thông tin tại hiệp hội thương mại của bạn. Nhiều hiệp hội thương mại cung cấp các gói bảo hiểm nhóm với giá hợp lý.

18. Hãy sẵn sàng. Mua bảo hiểm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài. Hãy xem xét các tình huống có thể ảnh hưởng xấu nhất đến hoạt động của doanh nghiệp và bảo vệ bạn với loại bảo hiểm phù hợp. Việc khôi phục sau thảm họa là lĩnh vực mà các chủ doanh nghiệp không thể tiết kiệm.”

19. Biến những tình huống xấu thành bạn. Với việc chuẩn bị một nơi dự phòng để điều hành doanh nghiệp khi có thảm hoạ xảy ra, bạn có thể tiết kiệm đối với bảo hiểm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

20. Kiểm tra khi mua bảo hiểm y tế. Trước khi chọn lựa người cung cấp bảo hiểm y tế, hãy yêu cầu thông tin về những vụ đòi bảo hiểm trong quá khứ, tỷ lệ tổn thất của các vụ bảo hiểm đã được đền bù so với phí bảo hiểm.

21. Tăng mức tiền bạn phải trả khi sự việc xảy ra. Tăng mức tiền bạn phải trả ban đầu (thường thì khi sự việc xảy ra, bạn sẽ phải trả một số tiền nhất định và công ty bảo hiểm sẽ đền bù người bị hại số tiền còn lại. VD: Bạn trả $1.000 đầu tiên và công ty bảo hiểm sẽ trả số còn lại) khi bảo hiểm thường làm giảm phí bảo hiểm của bạn.

22. Hướng đến “thuê tài chính đối với nhân viên.” Theo Bruce Steinberg, thuê tài chính đối với nhân viên (employee leasing), theo đó bạn sẽ chuyển nhân viên của bạn cho một tổ chức nhân lực chuyên nghiệp và tổ chức đó sẽ cho bạn thuê lại số nhân viên này, sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể do không phải trả các khoản phúc lợi cho nhân viên.

23. Thuê nhân viên theo thời vụ. Thay vì phải trả lương cho những nhân viên ngồi không khi không phải là thời vụ, bạn hãy nghĩ đến việc thuê những nhân viên tạm thời để trợ giúp vào những cao điểm kinh doanh.

24. Thực tập sinh. Hãy thuê các thực tập sinh, với việc này bạn có thể có được sinh viên các trường đại học địa phương miễn phí hoặc với chi phí thấp trong khi lại có thể giúp họ cơ hội để học kinh doanh.

25. Sử dụng các nhà thầu độc lập. Chủ doanh nghiệp thường không phải giữ lại hoặc trả thuế cho các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập.

26. Trả phí cho lực lượng bán hàng. Chi phí hoạt động, lương, sáng kiến, chi phí đào tạo, phúc lợi và chi phí khác có thể tăng mạnh khi bạn thuê đại điện thương mại riêng cho mình. Hãy hợp đồng với các đại diện thương mại của nhà sản xuất là cách ít chi phí hơn và không kém phần hiệu quả.

27. Dọn danh sách gửi thư của bạn. Dịch vụ chuyển thư theo địa phương của các công ty bưu chính tư nhân có hợp đồng với bưu điện có thể có những chính sách giảm giá hơn so với bưu điện.

28. Lọc danh sách đó hơn nữa. Hiệp hội Marketing trực tiếp đưa ra nhiều ý tưởng tiết kiệm chi phí với danh sách này. Hãy xoá bỏ các thư không được trả lời và các đối tượng ít tiềm năng; in dòng chữ “Đề nghị sửa địa chỉ” trên mặt phong bì; xem xét gửi cùng thư với các doanh nghiệp nhỏ khác để được hưởng chiết khấu đối với người gửi số lượng lớn và gửi nhiều thư/lần để có số lượng lớn hơn.

29. Gửi thư sớm. Hãy gửi thư sớm vào đầu ngày và bạn có thể hy vọng thư đến tay người nhận trong 1-2 ngày với mức giá của tem hạng thường.

30. Tìm công ty chuyển thư qua đêm. Các mức giá gửi thư qua đêm của các công ty chuyển thư chính thường rất cạnh tranh, tuy nhiên, nếu bạn có thể tiết kiệm nếu bạn sẵn sàng chờ một vài giờ hoặc thậm chí một ngày.

31. Chú ý đến những mục nhỏ. Đừng bất cẩn với những khoản mục nhỏ. Theo Holmes Crouch, “dù bạn không cần hoá đơn cho những khoản chi dưới $75, bạn cũng cần phải ghi lại những khoản chi này vì chúng có thể dồn thành những khoản lớn.”

32. Thuê con bạn. Nếu con bạn đến tuổi khai thuế và phải trả thuế riêng, bạn có thể có lợi khi lợi dụng mức thuế thấp của con. Bbạn có thể chuyển thu nhập từ doanh nghiệp bạn sang chúng để tiết kiệm tiền.

33. Tạo ví trí cho bạn về thuế. Nếu doanh nghiệp bạn là doanh nghiệp mới trong khu vực, bạn có thể phải chịu mức thuế suất cao hơn những doanh nghiệp cũ. Bạn hãy tìm hiểu mức thuế mà các hàng xóm bạn đang trả và sử dụng chúng để thoả thuận một mức thuế suất tốt hơn cho mình.

34. Kinh doanh tại nhà? Đừng bỏ qua các khấu trừ thuế quan trọng. Bên cạnh việc được khấu trừ một phần chi phí thuê nhà hoặc mua nhà trả góp làm chi phí kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ một phần chi phí duy trì, bảo tồn nhà cùng với các chi phí như dọn dẹp nhà cửa hay chăm sóc bãi cỏ.

35. Chi phí đi lại. Nếu hầu hết hoạt động của bạn diễn ra tại các nhà hàng, hoặc bạn phải lái xe đến gặp khách hàng, bạn phải khấu trừ những chi phí này. Nếu bạn mời khách hàng hoặc khách hàng tương lai đi ăn uống… để thảo luận về một dự án hiện tại hoặc tương lai, bạn có thể khấu trừ một phần chi phí này. Để được khấu trừ, bạn phải có sổ theo dõi những chi phí tiếp khách mà bạn định khấu trừ.

36. So sánh thẻ tín dụng và mức lãi các khoản vay. Nếu bạn muốn có một khoản nợ đối với thẻ tín dụng hoặc khoản vay tài chính vào cuối tháng, hãy tìm địa chỉ cung cấp thẻ hoặc nợ với lãi suất thấp. Nếu bạn thanh toán đầy đủ, bạn sẽ quan tâm hơn đến việc tránh phải trả phí hàng năm và muốn có thời gian không phải trả tiền dài hơn. Theo Scott thì “thường thì các nhà cung cấp thẻ tín dụng sẽ không tính phí hàng năm hoặc giảm lãi suất nếu bạn yêu cầu. Hãy nói với công ty cung cấp thẻ là bạn đã có nhiều lời mời từ những công ty khác với lãi suất ưu đãi hơn và không có phí hàng năm, và hỏi họ liệu họ có thể giảm lãi suất cho bạn.”

37. Tránh rút tiền bằng thẻ tín dụng. Theo Scott, “các công ty thẻ tín dụng thường tính phí rút tiền đến 2%, tính lãi ngay lập tức”.

38. Gửi tiền sớm. Hãy gửi tiền vào ngân hàng sớm để bạn có thể được ghi có (và được hưởng lãi suất) từ ngày đó.

39. In séc. Đặt hàng in séc từ một công ty in ấn sẽ rẻ hơn nhiều với việc lấy chúng từ ngân hàng.

40. Lập một liên minh mua hàng. Hãy hợp tác với một doanh nghiệp khác hoặc một hiệp hội thương mại để được hưởng chiết khấu khối lượng lớn khi mua hàng.

41. Tự mình nhận hàng. Nếu bạn ở gần nhà cung cấp, hãy tự mang đơn đặt hàng hoặc nhờ một người bạn hoặc người trong gia đình bạn mang đơn đặt hàng đến người cung cấp. Lưu ý: Chỉ tự mình nhận hàng cung cấp nếu điều này thực sự tiết kiệm tiền cho bạn. Nếu điều này buộc bạn phải xa hoạt động tạo ra doanh thu, thì rõ ràng bạn không phải đang tiết kiệm.

42. Cẩn trọng khi cấp tín dụng. Nếu bạn cấp tín dụng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng tình hình tín dụng của khách hàng bạn, Collins nói. Với những tài khoản không đáng tin cậy lắm thì theo Collins, bạn hãy xem xét những hành động sau: thu tiền trước, gửi hàng từng phần, yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), tín chấp, đảm bảo bằng tài sản; mua bảo hiểm không trả nợ.

43. Hỏi tư vấn của bạn. Bạn thường dễ yêu cầu các chuyên gia bạn làm việc thường xuyên thường giảm giá do mối quan hệ gắn bó bạn đã tạo ra. Hãy yêu cầu đại lý bảo hiểm, chuyên viên kế toán, luật sư cách bạn có thể cắt giảm chi phí phải trả cho họ. Bạn sẽ rất ngạc nhiên với những đề xuất họ có thể đưa ra để cắt giảm phí bảo hiểm, giảm thời gian tính tiền thuê chuyên gian… Bạn cũng có thể đổi dịch vụ của mình cho họ.

44. Hãy là một chuyên gia lão luyện về luật pháp. Khi thuê một luật sư, bạn cần phải có một hợp đồng phí bằng văn bản để tránh những bất ngờ. Hợp đồng này cần phải có tính toán về thời gian sẽ dành cho vụ của bạn và chỉ rõ những mục trong phí, kể cả chi phí đánh máy, copy và những mục nào chưa bao gồm trong phí.

45. Học điều mới. Thay vì thuê tư vấn để viết các thông cáo báo chí, hãy thuê họ một vài giờ để họ hướng dẫn cách để bạn tự viết thông cáo này.

46. Tránh dính đến kiện tụng. Theo Crouch, tác giả của nhiều cuốn sách về thuế “tránh được các vụ kiện tụng là một yếu tố lớn trong thành công của doanh nghiệp. Ngay cả việc hoà giải cũng rất tốn kém” Cách tốt nhất là cố gắng tìm ra vấn đề trước khi chúng phát triển đến mức cần đến luật sư. “Đừng bỏ qua những lời phàn nàn bằng văn bản hay qua điện thoại.”

47. Hãy mở rộng ngân sách của bạn với việc đổi hàng lấy hàng. Đổi một hàng hoá dịch vụ lấy một hàng hoá khác là một cách tốt để tránh việc dùng đến tiền và giải phóng được lượng hàng tồn kho bán chậm. Nếu bạn không thích ngã giá với các doanh nghiệp khác một cách trực tiếp, hãy thuê một nhà môi giới đổi hàng (xem trong trang Vàng điện thoại, mục Môi giới) hoặc tham gia vào một câu lạc bộ hay sàn giao dịch hàng đổi hàng.

48. Tính toán thời gian thanh toán. Hỏi nhà cung cấp nếu họ có chiết khấu khi thanh toán sớm hay không. Nếu không, Scott khuyên rằng bạn nên trả các hoá đơn, hoá đơn điện nước, thuế, hoá đơn từ nhà cung cấp càng muộn càng tốt trong thời gian không phải chịu thêm phí. “Chừng nào tiền còn ở với bạn, thì chúng còn có thể tạo ra thu nhập cho bạn hơn là cho người khác”.

49. Hãy tham gia vào một hiệp hội. Nhiều hiệp hội thương mại, kinh doanh có các mức phí thành viên hợp lý và cung cấp chiết khấu trên mọi thứ từ bảo hiểm, đi lại và thuê ô tô đến dịch vụ điện thoại đường dài, và thậm chí cả học phí cho các khoá học chơi golf.

50. Đối với bất kỳ cái gì, nên tìm ít nhất ba người chào giá. Ngay cả những khoản mua hàng nhỏ cũng cần phải chọn lựa, Nếu bạn chỉ ra được một mức giá thấp hơn từ một nhà cung cấp khác, người cung cấp hoặc bán hàng thường bán cho bạn với mức giá thấp đó để được làm ăn với bạn.