Chức năng và nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Để quản lý tốt nhất hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường có những công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu nhất. Đặc biệt, trong nền kinh tế thị trường như hiện tại, kế toán – kế toán bán hàng được coi là một cánh tay đắc lực của doanh nghiệp. Các con số của kế toán bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp – quyết định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Hãy cùng MISA tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của kế toán bán hàng:

Trước khi tìm hiểu kế toán bán hàng là gì, bạn cần hiểu rõ về khái niệm bán hàng là gì? Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền. Xét góc độ về kinh tế, bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ.
Kế toán bán hàng hay còn gọi với tên tiếng anh Sales Accountant là vị trí có nhiệm vụ quản lý, ghi chép tất cả các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp, từ ghi hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán, thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm xuất bán đến xử lý hóa đơn chứng từ, lập báo cáo bán hàng liên quan theo quy định…

Đối với một doanh nghiệp nói chung và một doanh nghiệp thương mại nói riêng,tổ chức công tác bán hàng có vai trò quan trong từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn.
Các số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng từ đó tìm những biện pháp thiếu sót mất cân đối giữa khâu mua- khâu dự trữ và khâu bán để có biện pháp khắc phục kịp thời…
Từ các số liệu trên báo cáo tài chính mà kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó nhà nước có thể dễ dàng thực hiện công tác quản lý đối với doanh nghiệp.
Ngoài ra, thông qua số liệu mà kế toán bán hàng, đối tác của doanh nghiệp biết được khả năng mua-dự trữ-bán các mặt hàng của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu tư, cho vay vốn…

Trong nền kinh tế thị trường, kế toán được sử dụng như một công cụ đắc lực không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp cũng như đối với sự quản lý vĩ mô của nhà nước. Chính vì vậy kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:
– Ghi chép đấy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm hàng hoá dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán,chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng.
– Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện, kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và lỷ luật thanh toán, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
– Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp…

Kế toán xuất phiếu xuất kho, hóa đơn cho KH theo báo giá và HĐ đã giao kết.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo HĐ, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
– NV kinh doanh thực hiện ký kết HĐ bán hàng với KH
– Đến ngày giao hàng theo HĐ, Kế toán kho lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
– Căn cứ vào phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi sổ kho
– NV kinh doanh nhận hàng và giao cho KH
– Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
– Trường hợp KH thanh toán ngay, NV bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho KH
– NV bán hàng giao hóa đơn cho KH và yêu cầu KH thanh toán
Định khoản
• Ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Nợ TK 111, 131 Tổng giá thanh toán
Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng (giá bán chưa thuế GTGT)
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có) (thuế GTGT đầu ra)
• Đồng thời ghi nhận giá vốn
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 156…
Khi thu tiền bán hàng của KH, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 111, 112
Có 131 : phải thu KH

– KH gọi điện hoặc gửi email có nhu cầu mua hàng đến cty và đề nghị cty báo giá hàng. NV bán hàng căn cứ vào yêu cầu KH gửi báo giá cho KH.
– NV bán hàng làm đề nghị xuất kho sau khi KH gọi điện hoặc gửi mail yêu cầu giao hàng
– Kế toán kho lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
– Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho.
– NV bán hàng nhận hàng và giao cho KH. Nếu số lượng hàng mua của KH thỏa mãn ĐK được hưởng chiết khấu thương mại thì NV bán hàng đề nghị kế toán bán hàng cho KH hưởng
Chiết khấu thương mại.
– Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng, công nợ và ghi nhận chiết khấu thương mại cho KH hưởng.
– NV bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho KH.
– Sau khi KH đã nhận hóa đơn từ NV bán hàng thì yêu cầu KH ký nhận vào vị trí người mua hàng trên hóa đơn và ký vào biên bản xác nhận đã nhận hóa đơn gốc.
Định khoản
• Ghi nhận doanh thu
Nợ TK 111. 131.. Tổng giá thanh toán
Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
• Ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho KH
Nợ TK 5211 Chiết khấu thương mại (TT 200)
Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT 133)
Nợ TK 33311 Thuế GTGT đầu ra được giảm
Có TK 111, 112, 131 Tổng tiền chiết khấu
• Ghi nhận giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 156…

Nếu hàng mua về không đúng theo HĐ KH thỏa thuận và đồng ý lập biên bản việc giảm giá hàng bán. Khi đó KT lập hóa đơn giao cho KH và hạch toán giảm giá và ghi sổ.
Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, thông thường sẽ có các hoạt động sau:
– Nếu phát hiện hàng mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo HĐ đã ký, KH thoả thuận với DN, đồng thời lập biên bản về việc giảm giá hàng bán. (Trường hợp khuyến mại kèm theo điều kiện phải mua SP (ví dụ mua 2 tặng 1) cũng được coi như là mua hàng giảm giá hàng bán).
– Kế toán bán hàng lập hóa đơn giảm giá hàng bán để giao cho KH.
– Kế toán bán hàng hạch toán khoản giảm giá hàng bán và ghi sổ kế toán.
Định khoản
Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có TK 111

Nếu phát hiện hàng mua về không đúng, KH trả lại hàng. Kế toán lập phiếu nhập kho căn cứ vào số hàng hóa bị trả lại, và ghi sổ kho.
– Biên bản ghi nhận lý do hàng trả lại giữa 2 bên
– Phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận hàng hoá của bên trả lại hàng
– Lập hoá đơn số lượng hàng trả lại ( ghi giá theo lúc mua) đối với bên trả lại hàng
– Lập phiếu nhập kho hàng trả lại đối với bên nhận hàng trả lại
Định khoản
Nhập kho ghi giảm giá vốn:
• Nhận lại hàng bị trả lại
Nợ TK 154, 155, 156,…
Có TK 632 Giá vốn hàng bán
• Thanh toán
Nợ TK 531 Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331 Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111, 112, 131,…
Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán bán hàng như:
– Cho phép theo dõi được doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng; theo nhân viên, cửa hàng, từng bộ phận kinh doanh, chi nhánh hoặc toàn công ty; theo từng khách hàng, nhóm khách hàng; Xem Báo cáo lãi lỗ theo từng đơn đặt hàng, hợp đồng…
– Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử: Cho phép xuất HĐĐT ngay trên phần mềm kế toán; Ký số lên HĐĐT không cần USB token và Tự động hạch toán doanh thu
– Tự động cảnh báo tình trạng của Khách hàng như: Đang hoạt động, Ngừng hoạt động…giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
– Tự động kết chuyển lãi lỗ để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;

Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.