Kế toán quá trình mua hàng hoá và những vấn đề cần nắm rõ

>> Cách giải quyết đúng pháp luật khi hóa đơn đầu vào không có chữ kí người mua hàng
>> Tổng hợp lưu ý khi ký kết hợp đồng mua hàng với người bán
>> Kế toán mua hàng và những vấn đề liên quan cần nắm rõ

Các doanh nghiệp thương mại mua hàng trong nước theo hai phương thức: Mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng.
– Phương thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, doanh nghiệp thương mại cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến bên bán để nhận hàng hoặc trực tiếp thu mua hàng hóa tại các cơ sở sản xuất. Người đi nhận hàng có trách nhiệm đưa hàng mua về nhập kho hoặc giao bán thẳng. Theo phương thức này, thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng hóa, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền với người bán.
– Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán có trách nhiệm chuyển hàng đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng mua hàng. Ở phương thức này thời điểm ghi nhận hàng mua là thời điểm bên mua đã nhận được hàng hoặc hoá đơn của bên bán chuyển đến và chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán về số hàng hoặc hoá đơn đó.

b. Các phương thức nhập khẩu hàng hóa và thời điểm ghi nhận hàng hóa nhập khẩu.
Phạm vi hàng hóa nhập khẩu bao gồm:
– Hàng mua của nước ngoài trên cơ sở các hợp đồng nhập khẩu mà doanh nghiệp xuất – nhập khẩu nước ta đã ký với nước ngoài.
– Hàng hóa nước ngoài đưa vào tham gia hội chợ, triển lãm ở nước ta, sau đó được doanh nghiệp nước ta mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ.
– Hàng mua của nước ngoài để xuất khẩu cho nước thứ ba theo hợp đồng ký kết giữa các bên.
– Hàng mua từ các khu chế xuất thanh toán bằng ngoại tệ.
Có hai phương thức nhập khẩu hàng hóa là phương thức nhập khẩu trực tiếp và phương thức nhập khẩu uỷ thác. Theo phương thức nhập khẩu trực tiếp đơn vị nhập khẩu trực tiếp đàm phán, ký hợp đồng, trực tiếp giao nhận và thanh toán tiền hàng với người bán nước ngoài. Còn nhập khẩu uỷ thác là việc nhập khẩu thông qua một đơn vị khác. Ở đây xuất hiện bên giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác. Trong đó bên giao uỷ thác giữ vai trò là người sử dụng dịch vụ, bên nhận uỷ thác là người cung cấp dịch vụ và được hưởng hoa hồng theo hợp đồng đã ký.

Thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm đơn vị nhập khẩu đã nhận được quyền sở hữu về hàng nhập và đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền với người bán. Tuy nhiên, thời điểm này còn phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và điều kiện vận chuyển:
– Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển thì hàng nhập khẩu được tính từ ngày hải quan cảng ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
– Nếu hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không thì thời điểm tính hàng nhập khẩu từ ngày hàng hóa được chuyển đến sân bay đầu tiên của nước ta có xác nhận của hải quan sân bay.
– Nếu vận chuyển bằng đường sắt, đường bộ thì thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là thời điểm hàng được chuyển đến cửa khẩu có xác nhận của hải quan cửa khẩu.

 

c. Tính trị giá vốn của hàng mua
Trong các doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn của hàng mua bao gồm: giá mua thuần của hàng hóa và chi phí thu mua hàng hóa. Trong đó:
– Giá mua thuần của hàng hóa gồm: giá mua ghi trên hoá đơn cộng (+) các khoản thuế ở khâu mua không được hoàn lại trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng (Chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng mua, trả lại hàng đó mua)
– Chi phí thu mua hàng hóa gồm: các chi phí phục vụ cho quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo hiểm, tiền lưu kho, hao hụt trong định mức, công tác phí của bộ phận thu mua….

Do đặc thù của kinh doanh thương mại, trong kế toán giá mua thuần của hàng hóa được tính và hạch toán riêng, còn chi phí thu mua được tổng hợp chung, không phân bổ cho từng mặt hàng, đến cuối kỳ mới phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra.

 

* Chứng từ mua hàng trong nước gồm:
– Hoá đơn GTGT
– Hoá đơn bán hàng
– Bảng kê phiếu mua hàng (do bên mua lập)
– Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng hóa.
– Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng…
* Chứng từ nhập khẩu hàng hóa bao gồm:
– Hoá đơn thương mại
– Vận tải đơn
– Chứng từ bảo hiểm.
– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
– Tờ khai hải quan.
– Biên lai thu thuế.
– Phiếu nhập kho.
– Các chứng từ thanh toán khác….
* Kế toán nghiệp vụ mua hàng sử dụng các tài khoản sau:
TK 156 – Hàng hóa . Kết cấu cơ bản của tài khoản này:
Bên nợ:
– Trị giá vốn hàng hoá tăng trong kỳ
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
Bên Có :
– Trị giá vốn hàng hoá giảm trong kỳ.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tồn kho đầu kỳ.
Số dư bên Nợ: Trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
TK 156 – Hàng hóa có 3 tài khoản cấp 2:
+ TK 1561 – Giá mua hàng hoá
+ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá
+ TK 1567 – Hàng hoá bất động sản .
TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường. Kết cấu cơ bản của tài khoản 151 :
Bên Nợ:
– Trị giá vốn hàng mua trong kỳ nhưng cuối kỳ còn đang đi trên đường.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng mua đang đi đường đến cuối kỳ.
Bên Có:
– Trị giá hàng mua đang đi đường về nhập kho.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ.
Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá vốn hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ.
Tài khoản 611- Mua hàng. Tài khoản này được áp dụng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Kết cấu cơ bản của tài khoản 611 (6112 – Mua hàng hoá)
Bên Nợ:
– Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho, đang gửi bán, đang đi đường đầu kỳ.
– Ghi trị giá vốn hàng hóa mua và nhập khác trong kỳ.
Bên Có:
– Ghi số tiền được chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng mua.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tồn kho, đang gửi bán, mua đang đi trên đường cuối kỳ.
– Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa xuất bán trong kỳ.
Tài khoản này không có số dư.
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu.
+ Tài khoản 6112 – Mua hàng hóa
Ngoài ra kế toán quá trình mua hàng hoá còn sử dụng các tài khoản kế toán có liên quan: TK 133, TK 331, TK111, TK112, TK141….
* Trình tự kế toán quá trình mua hàng hoá:

 

a. Trình tự kế toán quá trình mua hàng hoá trong nước ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
+ Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn của người bán và phiếu nhập kho hàng mua hoặc hoá đơn bán hàng giao thẳng, kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá(1561) (Nếu nhập kho)
Nợ TK 157 – Hàng đang gửi bán (Nếu gửi bán thẳng)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Nếu giao bán thẳng trực tiếp)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 331. 111. 112. 141,…. (Tổng giá thanh toán)
+ Trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng, trong kỳ hàng về thì ghi sổ giống như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối kỳ hàng vẫn chưa về nhưng hoá đơn đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền như vậy phát sinh hàng mua đang đi trên đường. Căn cứ vào hoá đơn của người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường
Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
Có TK 331, 111, 112….
Sang những kỳ sau hàng về nhập kho hoặc giao bán thẳng kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá ( 1561) (Nếu nhập kho)
Nợ TK 157 – Hàng đang gửi bán (Nếu gửi bán thẳng)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Nếu giao bán thẳng trực tiếp)
Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường .
+ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, đối chiếu với hợp đồng mua hàng để nhập kho hoặc giao bán theo giá tạm tính, kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561)
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán 
Có TK 331 – Phải trả cho người bán 

 

b. Khi hoá đơn về, kế toán phản ánh thuế GTGT đầu vào:
Nợ TK 156 ( 1561 ), 157, 632 (Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ)
Nợ 133 (Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 331- Phải trả cho người bán
Và tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hoá đơn bằng các phương pháp cải chính, ghi bổ sung hoặc ghi số âm.
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường đầu kỳ :
Nợ TK 611 – Mua hàng (6112)
Có TK 156 – Hàng hoá .
Có TK 151 – hàng mua đanbg đi trên đường.
+ Phản ánh trị giá vốn hàng mua vào trong kỳ:
Nợ TK 611 – Mua hàng ( 6112 )
Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 331, 111, 112…
+ Tính và phản ánh trị giá vốn hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ.
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường.
Có TK 611 – Mua hàng (6112)
+ Tính và phản ánh trị giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán .
Có TK 611 – Mua hàng (6112)

 

c. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.
Khi nhập khẩu trực tiếp, kế toán phản ánh các nghiệp vụ
– Chuyển tiền ký quỹ ở ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Nợ TK 635 (Lỗ về tỷ giá)
Có TK 111 (1112 ), 112 (1122)
Cú TK 515 (Lỗ về tỷ giá)
Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại
– Trong kỳ nhận được hàng hóa và các chứng từ mua hàng nhập khẩu, kế toán ghi các bút toán sau:
+ Ghi trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập khẩu đã nhập kho, gửi bán thẳng:
Nợ TK 156 (1561), TK 157, TK 632 (Tỷ giá thực tế)
Nợ TK 635 (Lỗ về tỷ giá)
Có TK 144 – Cầm cố, ký quĩ, ký cược ngắn hạn
Cú TK 111(1112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế xuất qu
Có TK 331 (Tỷ giá thực tế khi nhận nợ)
Có TK 515 (Lãi về tỷ giá)
Đồng thời ghi có TK 007
+ Ghi thuế tiêu thụ đặc biệt ( nếu có ), thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 156 (1561), 157, 632
Có TK 333 (3332,3333)
+ Ghi thuế GTGT của hàng nhập khẩu :
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ :
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3332)
Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng nhập khẩu dùng cho hoạt động kinh doanh không chịu thuế GTGT thì thuế GTGT hàng nhập khẩu được tính vào trị giá vốn của hàng nhập khẩu:
Nợ TK 156 (1561), 157, 632
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33312)
+ Khi nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu ghi:
Nợ TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33312, 3332, 3333)
Có TK 111, 112
– Trong kỳ nhận được bộ hoá đơn nhập khẩu nhưng cuối kỳ hàng nhập khẩu chưa về:
+ Ghi trị giá mua của hàng đang đi trên đường :
Nợ TK 151- Hàng mua đang đi trên đường
Có TK 331 (Chi tiết người bán nước ngoài)
+ Ghi thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 151- Hàng mua đang đi trên đường
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3332, 3333)
+ Thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nếu được khấu trừ ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33312)
Nếu không được khấu trừ ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33312)
+ Khi hàng nhập khẩu về nhập kho hoặc giao bán thẳng ghi:
Nợ TK 156 (1561), 157, 632
Có TK 151- Hàng mua đang đi trên đường.

 

d. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác.
Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác liên quan tới hai chủ thể là bên giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác. Trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các chủ thể phải được thể hiện cụ thể trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Theo quy định hiện hành bên nhận uỷ thác trực tiếp tiến hành nghiệp vụ nhập khẩu, thực hiện nghĩa vụ tài chính với người bán, với Nhà nước và được hưởng hoa hồng nhập khẩu từ bên giao uỷ thác. Bên giao uỷ thác nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng, thuế, tiền hoa hồng uỷ thác, các khoản mà bên nhận uỷ thác đã chi hộ.
* Kế toán tại đơn vị nhận uỷ thác:
– Khi nhận tiền của bên giao uỷ thác ghi:
Nợ TK 111(1112), 112(1122) (Tỷ giá giao dịch thực tế)
Có TK 131- Phải thu của khách hàng (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác)
Đồng thời ghi nợ TK 007 – Ngoại tệ các loại .
– Khi chuyển tiền đi ký quỹ để mở L/C ghi:
Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược:
Nợ TK 635 ( Lỗ về tỷ giá)
Có TK 111(1112), 112(1122)
Có TK 515 (Lỗ về tỷ giá)
Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại
– Ghi trị giá mua của hàng hóa nhập khẩu uỷ thác:
Nợ TK 151 (Số hàng còn đang đi đường)
Nợ TK 156 (1561) (Số hàng đã nhập kho)
Có TK 331 (Số tiền phải trả cho người bán nước ngoài.)
– Khi thanh toán cho người bán, kế toán ghi
Nợ TK 331 (Tỷ giá thực tế khi nhận nợ )
Nợ TK 635 (Lỗ về tỷ giá )
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Có TK 111(2), 112(2) (Tỷ giá thực tế xuất quỹ)
Có TK 515 (Lỗ về tỷ giá)
Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại
– Ghi thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có):
Nợ TK 151, 156…
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3332, 3333)
– Khi nộp các loại thuế ghi trên;
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3332, 3333)
Có TK 111, 112
– Khi giao hàng cho bên uỷ thác (gồm cả các khoản thuế) ghi :
Nợ TK 131 (chi tiết cho từng đối tượng giao uỷ thá)
Có TK 151, 156 (1561)
– Trường hợp hàng nhận về khụng nhập kho mà chuyển thẳng cho đơn vị giao uỷ thác, ghi:
Nợ TK 131 (Chi tiết đơn vị giao ủy thác)
Có TK 331 (Chi tiết người bán nước ngoài )
Có TK 333 (Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu )
– Các chi phí khác liên quan đến hàng nhập khẩu như: Vận chuyển bốc dỡ, giám định hải quan … kế toán ghi:
Nợ TK 131 (Nếu bên uỷ thác chịu)
Nợ TK 641 (Nếu bên nhận uỷ thác chịu)
Có TK liên quan
– Ghi tiền hoa hồng nhận uỷ thác được hưởng:
Nợ TK 111, 112, 131, …
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331)
* Kế toán tại đơn vị giao uỷ thác:
– Khi chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác ghi:
Nợ TK 331 (Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác)
Nợ TK 635 (Lỗ về tỷ giá)
Có TK 111(1112), 112(1122) (Tỷ giá thực tế xuất quỹ)
Có TK 515 (Lãi về tỷ giá)
Đồng thời ghi có TK 007 – Ngoại tệ các loại.
– Khi nhận hàng và hoá đơn GTGT từ bên nhận uỷ thác:
+ Ghi giá mua của hàng nhập khẩu uỷ thác:
Nợ TK 151, 156 (1), 157…
Có TK 331 (Chi tiết người nhận uỷ thác)
+ Ghi thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Nợ TK 151, 156 (1561), 157, 632
Nợ TK 133 ( Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331- Phải trả cho người bán .
– Ghi các khoản bên nhận uỷ thác chi hộ, tiền hoa hồng uỷ thác dành cho bên nhận uỷ thác:
Nợ TK 156 (1562)
Nợ TK 133 – Thuế GTGGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331- Phải trả cho người bán
– Thanh toán tiền còn phải trả cho bên nhận uỷ thác ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 111, 112 …
* Kế toán quá trình mua hàng hoá cần lưu ý một số điểm sau:
– Các chi phí thu mua hàng hoá được hạch toán ở TK 156 ( 1562 ); TK 611(6112), đến cuối kỳ mới phân bổ cho hàng hóa còn lại và hàng hóa bán ra:
– Khi chi phí thu mua hàng hóa phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1562) hoặc TK 611 (6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK liên quan
– Trị giá hàng mua bị thiếu phát hiện khi kiểm nhận ghi:
Nợ TK 138 (1381) (Số chờ xử lý)
Nợ TK 156 (1562) (Số thiếu trong định mức)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331, 111, 112 (Tổng giá thanh toán)
– Trị giá hàng mua phát hiện thừa khi kiểm nhận:
+ Nếu nhập kho số hàng thừa ghi:
Nợ TK 156 (1561) hoặc Nợ TK 611 (6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
+ Nếu không nhập kho mà báo lại cho bên bán biết. Trong thời gian bảo quản hộ, ghi Nợ TK 002
– Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. Khi trả lại hàng cho người bán ghi Có TK 002
– Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công.
– Khi mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại hạch toán tương tự như khi mua vật tư.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ yêu cầu của kế toán liên quan đến nghiệp vụ mua hàng:

– Tự động hạch toán các chứng từ thu, chi tiền theo từng loại tiền (nội tệ, ngoại tệ) giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu
– Dự báo dòng tiền thu, chi trong tương lai giúp doanh nghiệp tối ưu vòng quay vốn.
– Dịch vụ ngân hàng điện tử: Chuyển tiền điện tử; Tra cứu số dư tài khoản; Tra cứu lịch sử giao dịch; Tự động đối chiếu sổ phụ ngân hàng, tự động hạch toán các giao dịch thu, chi tiền tiền gửi ngay trên phần mềm.
– Cho phép tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường, hợp đồng, đơn đặt hàng; hóa đơn, hạn nợ…

Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng click xem TẠI ĐÂY