Doanh nghiệp của bạn có bị thiếu tiền mặt?

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang kinh doanh hàng rau quả. Làm thế nào để bạn có thể nắm biết được toàn bộ hàng lượng hàng mua vào và bán ra của doanh nghiệp?

– Tiền mặt doanh nghiệp thu vào và chi ra để mua bán hàng hoá, trả lương, trả tiền điện nước, tiền thuê mượn .. . 

– Rau tươi đặt mua được cung cấp thường xuyên và bạn phải thanh toán tiền; sau đó, các mặt hàng này lại được đem bán cho khách hàng. Bạn có thể ghi chép lại tất cả các số liệu này không? Rõ ràng là bạn sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn nếu bạn không nắm rõ được số tiền còn dư cuối ngày phải là bao nhiêu. 

– Cuốn Sổ Tiền mặt theo mẫu đơn giản của chương trình SIYB giúp bạn ghi lại tất cả các giao dịch trên. Sổ Tiền mặt ghi lại các giao dịch, trong đó nêu cụ thể khoản tiền “thu vào”, và “chi ra” và lượng tiền “còn dư” .

Cách sử dụng Sổ Tiền mặt Khi sử dụng Sổ tiền mặt bạn cần thực hiện các bước sau đây:

1. Ghi lại khoản tiền còn dư trong ô đầu tiên cột Còn dư và đó là số dư đầu kỳ.

2. Cứ hàng tháng, hoặc hàng ngày, bạn ghi lại tất cả các khoản tiền mặt thu vào doanh nghiệp trong phần Thu tiền mặt. Trong cột Diễn giải bạn ghi nội dung các giao dịch, số lượng hàng bán được, tên khách hàng .. . Bạn ghi lại số của mỗi hóa đơn vào cột “Số chứng từ”. Chứng từ tiền mặt bao gồm:

1. Mọi khoản tiền nộp vào của các cá nhân hay của chủ doanh nghiệp vào doanh nghiệp;

2. Các khoản vay ngân hàng các nguòn thu khác;

3. Các khoản tiền thu được từ khách mua hàng trả chậm phải ghi lại số tiền này vào phần Thu Tiền mặt;

3. Trong phần Chi Tiền mặt ghi lại mỗi giao dịch có trong doanh nghiệp . Bạn cần giữ lại tất cả các chứng từ cho các khoản chi . Hãy đảm bảo rằng bạn có giấy biên nhận hay các laọi chứng từ bằng văn bản cho các khoản tiền bạn bạn đã chi , ví dụ như mua hàng, mua nguyên vật liệu, trả lương, trả tiền thuê mượn , sửa chữa .. . Hãy ghi lại số séc vào cột Số chứng từ

4. Mỗi lần ghi chép các giao dịch bạn hãy bổ sung số liệu trong cột Còn dư bằng cách cộng thêm số tiền thu (vào) hay trừ bớt số tiền đã chi (ra).

5. Cuối mỗi giai đoạn tài chính (thường là một tháng) bạn nên cộng tổng số tiền trong từng cột. Sử dụng Sổ Tiền mặt để làm đối chiếu ngân hàng Đối với các doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng, bạn có thể yêu cầu họ cung cấp bản Sao kê tài khoản ngân hàng vào cuối các tháng. Bạn có thể tự so sánh các số liệu này với số liệu trong quyển séc và Sổ Tiền mặt. Đây là cách kiểm tra một cách chính xác xem hiện thời bạn đang có bao nhiêu tiền. Tuy nhiên, khi đọc bản kê tài khoản ngân hàng bạn cần xem lại mọi giao dịch một cách cẩn thận vì các giao dịch diễn ra cuối tháng thường không xuất hiện trên bản kê. Một trong các lý do của sự chênh lệch giữa các con số trong bản kê và Sổ Tiền mặt là: Còn tiền nợ trên tài khoản, Phí lãi suất ngân hàng chưa được tính trong Sổ Tiền mặt ,Séc chưa thanh toán tiền cho khách hàng mua trả chậm chưa được ghi vào Sổ Tiền mặt ,Lỗi trong Sổ Tiền mặt ,Séc bị từ chối thanh toán, Lỗi của Ngân hàng, Phí ngân hàng

1. Sử dụng Sổ Tiền mặt, quyển séc và bản sao kê tài khoản ngân hàng để so sánh và ghi lại những séc (chi phiếu) có ghi trong bản sao kê tài khoản ngân hàng và chưa sử dụng.

2. Ghi lại số dư cuối kỳ trong tài khoản ngân hàng trong bản sao kê tài khoản.

3. Đánh dấu số tiền ký gửi và rút ra trong bản sao kê tài khoản ngân hàng. Trong bản Đối chiếu Tài khoản, liệt kê các khoản tiền gửi chưa rút ra trong bản kê. Cộng tổng các con số trên lại với nhau và ghi vào cột Còn dư.

4. Séc chưa thanh toán – Trong bản Đối chiếu Tài khoản , liệt kê những séc doanh nghiệp đã xuất ra nhưng chưa có trên bản kê.

5. Lấy tổng số tiền trong phần Còn dư cộng với khoản tiền gửi chưa được ghi rồi đem trừ đi số tiền trong séc chưa thanh toán.

6. Số dư là khoản tiền bạn hiện đang có trong ngân hàng. Hãy so sánh con số này với các số liệu trong Sổ Tiền mặt và quyển séc của bạn để chỉnh lý lại nếu cần