Nhiệm vụ của nhóm hoạch định ngân sách

Việc hoạch định ngân sách thường là nhiệm vụ của một nhóm, gọi là nhóm hoạch định ngân sách, và thường được lãnh đạo bởi các nhà quản lý cấp cao.

 Cũng có trường hợp người trưởng nhóm hoạch định ngân sách là người đứng đầu doanh nghiệp như giám đốc doanh nghiệp, chủ tịch hội đồng quản trị hay một tên gọi chức danh khác.

Có thể doanh nghiệp của bạn không lớn nên sẽ không tồn tại nhóm hoạch định ngân sách. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy là trách nhiệm hoạch định ngân sách trong doanh nghiệp bạn vẫn do những người có chức vụ cao nhất đảm nhiệm. 

Các hoạt động của mỗi doanh nghiệp khác nhau vì vậy có thể có nhiều câu trả lời về các thành viên của nhóm hoạch định ngân sách. Nhìn chung, một số thành viên có thể tham gia vào nhóm hoạch định ngân sách ở một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh gồm: Giám đốc điều hành, Trưởng Phòng Kỹ thật sản xuất, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng hành chánh – nhân sự, Trưởng Phòng Tài chánh- Kế toán,…Mỗi thành viên trong nhóm hoạch định ngân sách sẽ đưa ra các dự báo trong phạm vi trách nhiệm của mỗi người. Chẳng hạn như, Trưởng phòng kinh doanh sẽ phải đưa ra dự báo về số lượng hàng bán ra cũng như giá cả cho mỗi chủng loại sản phẩm; hoặc Giám đốc nhà máy sẽ ước tính sản lượng sản xuất có thể đạt được. 

Lấy ví dụ một số doanh nghiệp trang trí nội thất, nhóm hoạch định ngân sách có những thành viên với nhiệm vụ như sau: 

– Trưởng Phòng Hành chính-Nhân sự sẽ phải dự báo chi phí hành chính, số lượng nhân công cần thiết cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, tuyển dụng nhên viên mới hoặc cắt giảm lao động cũng như chi phí cho việc giữ nhân viên làm việc lâu dài cho doanh nghiệp. Các khoản chi phí này sẽ tùy thuộc vào việc thỏa thuận lương bổng, tùy thuộc vào lĩnh vực và địa bàn doanh nghiệp đang hoạt động. Những thay đổi về giá cả hoặc chi phí thuê mướn cũng sẽ được trưởng bộ phận hành chánh nhân sự cập nhật và dự báo.

– Trưởng Phòng Vật tư sẽ đưa ra dự báo về giá nguyên liệu trong thời gian tới, bao gồm nguyên liệu thô và tất cả các máy móc thiết bị cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.

– Trưởng Phòng Thiết kế sẽ dự báo về nguồn nhân lực và vật lực cần thiết trong thời gian tới nhằm đảm bảo chất lượng công việc thích hợp để đạt được mục tiêu đề ra của người chủ đầu tư.

– Kế toán trưởng sẽ cho biết kế hoạch có liên quan đến tình hình tiền mặt của doanh nghiệp và cung cấp số liệu chi phí cũng như hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp và liên kết tất cả các ngân sách để đưa ra ngân sách tổng hợp đồng thời dự báo lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể đạt được. 

Đối với một doanh nghiệp nhỏ thì việc hoạch định ngân sách có thể do một vài trưởng bộ phận đảm trách, hoặc đôi khi, có thể chỉ do một người chịu trách nhiệm, và đương nhiên đó là một công việc khó khăn. 

Những doanh nghiệp lớn thường đưa ra bảng hướng dẫn phương pháp hoạch định ngân sách. Điều này giúp cho những thành viên liên quan biết được những thông tin nào là cần thiết cho việc lập ngân sách và phương pháp thu thập và trình bày thông tin đó. Đầu tiên, nhóm hoạch định ngân sách sẽ dự đoán trong khả năng của mình tất cả các nhân tố quyết định (tính bằng đơn vị tiền hoặc số lượng). Những nhân tố này bao gồm:

– Lượng hàng hóa bán ra;

– Kế hoạch tăng giảm tồn kho;

– Sản lượng sản xuất cần thiết tương ứng với các kế hoạch bán hàng và tăng giảm tồn kho.

Đôi khi những nhân tố kể trên có thể rất khớp với nhau. Nhưng thường thì có bộ phận phải điều chỉnh kế hoạch của bộ phận đó, ví dụ như lượng hàng bán ra phải điều chỉnh giảm để phù hợp với khả năng sản xuất thấp hơn dự tính hoặc không đủ tiền mặt cho dự trữ hàng. Tất nhiên, còn nhiều tình huống khác có thể xảy ra.