Đã đến lúc hoạch định và kiểm soát ngân sách

Đầu tiên bạn cần xác định những nhân tố then chốt có ảnh hưởng đến quá trình hoạch định tất cả các ngân sách trong doanh nghiệp. Những nhân tố này được gọi là nhân tố quyết định.

Tương ứng với các nhân tố quyết định này, ngân sách quyết định sẽ được hoạch định đầu tiên rồi từ đó lập ra các ngân sách khác.

Trên thực tế, danh thu lượng hàng bán là nhân tố quyết định và ngân sách bán hàng là ngân sách quyết định phổ biến nhất ở các doanh nghiệp kinh doanh thương mại đã hoạt động được một thời gian. Tiền là nhân tố quyết định và ngân sách tiền mặt là ngân sách quyết định phổ biến nhất ở các doanh nghiệp mới thành lập. Đôi khi, ngân sách sản xuất cũng có thể là ngân sách quyết định, mặc dù điều này không phổ biến lắm.

Một số nhân viên cho rằng ngân sách là một rào cản đối với những gì họ muốn hoặc cần thực hiện. Họ cảm thấy khó chịu do việc tính toán ngân sách được thực hiện bởi bộ phận kế toán, bộ phận mà theo các nhân viên này là không hiểu gì về những khó khăn của họ.

Lập kế hoạch luôn là việc cần làm, đặc biệt đối với việc hoạch định ngân sách. Ngân sách chỉ là một bảng kế hoạch đưa ra hướng dẫn. Bạn không nên quản lý cứng nhắc và có thái độ xem ngân sách là cái cớ để không thực hiện công tác quản lý. Tuy nhiên, thỉnh thoảng bạn cần phải điều chỉnh để kế hoạch này có ý nghĩa hơn. Trong trường hợp cần thiết thì cấp quản lý cao nhất có thể quyết định phớt lờ một ngân sách nào đó nếu như họ thấy rằng như vậy sẽ kinh tế hơn. 

Ngân sách được xây dựng với mục đích là đem lại lợi ích cho công việc quản lý. Một khi ngân sách không được hoạch định và kiểm soát tốt, nó sẽ dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Ngược lại, nếu hoạch định và kiểm soát ngân sách tốt thì doanh nghiệp có thể được hưởng lợi như sau:

– Phối hợp hoạt động và đề cao tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp

– Trao đổi thông tin tốt hơn trong doanh nghiệp

– Thống nhất mục tiêu và cùng nhau phấn đấu

– Kiểm soát thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn

– Động viên mọi nguồn lực trong doanh nghiệp

Kiểm soát thực hiện ngân sách là một công cụ quản lý hữu ích. Nó giúp các nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn mà không làm mất đi kỹ năng cá nhân hay sự linh hoạt.

Kiểm soát phải là một quá trình chủ động. Bạn có thể đặt ra nhiều câu hỏi để thấy sự cần thiết của việc kiểm soát thực hiện ngân sách của doanh nghiệp mình. Một số câu hỏi có thể nên đặt ra, như: Chúng ta đã đạt được mục tiêu đề ra chưa? Nếu không thực hiện được hạn mức chi tiêu hay mục tiêu đã đề ra thì tình hình sẽ đi đến đâu và nguyên nhân là gì? Tôi có thể làm gì để nâng cao hiệu quả hoạt động ở bộ phận tôi đang làm việc? Có nên điều chỉnh ngân sách do những phát sinh mới không?

Việc kiểm soát sẽ được tăng cường nếu kết quả thực tế được theo dõi và đối chiếu với các số liệu dự báo trong ngân sách. Từ đó, bạn sẽ có khả năng phát hiện những khó khăn mới nảy sinh và đưa ra biện pháp đối phó kịp thời. Không có bảng ngân sách nào là hoàn hảo cả. Những tình huống ngoài dự tính luôn xảy ra. Ví dụ như đối thủ cạnh tranh bất ngờ tung ra thị trường một sản phẩm mới, thị trường sản phẩm bị thu hẹp. Bất cứ một tình huống nào cũng có thể làm các số liệu dự báo không còn chính xác. Một số tình huống nằm trong khả năng kiểm soát của nhà quản lý, một số thì không.