Doanh nghiệp bạn đã tiết kiệm chi phí?

Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp. 

Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày sơ lược lý luận chung về chi phí, sự cần thiết về vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và từ đó đưa ra một số giải pháp để kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả chi tiêu, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh. Khác với các tổ chức không vì lợi nhuận như cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tôn giáo,… . Doanh nghiệp được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận.

Các tổ chức kinh doanh khác nhau ở sản phẩm hay dịch vụ mà chúng cung cấp, do vậy chúng ta có thể chia doanh nghiệp thành các loại sau:

– Doanh nghiệp sản xuất: sản xuất ra sản phẩm và đem bán cho khách hàng, công ty thương mai, hay cho một doanh nghiệp sản xuất khác.

– Doanh nghiệp thương mại: mua hàng do doanh nghiệp khác sản xuất rồi bán cho người tiêu dùng.

– Doanh nghiệp dịch vụ: cung cấp dịch vụ (như dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ kế toán,…) cho người sử dụng.

Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các doanh nghiệp trong kế toán đó được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.

Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.

Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản l‎ý chi phí bao gồm:

– Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

– Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với doanh nghiệp.

– Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của mình, trong kỳ doanh nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí phát sinh. Tổng chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như:

– Chi phí mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất;

– Chi phí tiền lương;

– Chi phí điện, nước và các nhiên liệu khác;

– Chi phí mua các dịch vụ, từ dịch vụ vận chuyển đến dịch vụ vệ sinh;

– Chi phí bán hàng như chi phí bao bì, chi phí quảng cáo,…;

– Chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí lương cho nhân viên văn phòng.

Quá trình vận động của chi phí trong doanh nghiệp sẽ nảy sinh đồng thời với quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ lúc thành lập đến việc đầu tư mua sắm nguồn lực, sản xuất ra sản phẩm và tiêu thụ. Quá trình vận động của chi phí trong doanh nghiệp sản xuất có thể biểu diễn bằng sơ đồ sau:

Theo đó, các loại chi phí thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:

Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên (chẳng hạn như các khoản tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi,…) có thể phân bổ toàn bộ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động trực tiếp.

Lương và các khoản tiền liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụ thể gọi là chi phí lao động gián tiếp (chẳng hạn như chi phí bảo dưỡng máy móc, chi phí điện, nước, điện thoại,…).

Chi phí lao động trực tiếp tăng hoặc giảm theo tỷ lệ của hoạt động sản xuất được gọi là chi phí biến đổi (hay biến phí).

Chi phí lao động gián tiếp phát sinh dù không phụ thuộc vào mức độ hoạt động gọi là chi phí cố định (hay định phí).

3.2.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp

Tương tự như chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu có thể phân chia thành:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là các chi phí của nguyên vật liệu được sử dụng để cấu thành nên sản phẩm và có thể nhận diện tách biệt cho từng loại sản phẩm. Do vậy, chi phí này có thể được phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.

Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: là chi phí của các loại nguyên liệu, vật liệu cần thiết để chế tạo sản phẩm nhưng không thể nhận diện và tách biệt cho từng sản phẩm. Vì vậy, chi phí này không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.

3.2.2. Chi phí tồn trữ

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp thường mua dự trữ một số loại nguyên vật liệu quan trọng. Các chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ này gọi là chi phí tồn trữ. Đó là một số chi phí như:

– Tiền lãi mà lẽ ra doanh nghiệp được hưởng nếu đem vốn đi gửi tiết kiệm thay vì tồn trữ nguyên vật liệu. Đây có thể được xem là “chi phí cơ hội”.

– Tiền lãi phải trả nếu như khoản tiền để mua nguyên vật liệu tồn trữ là khoản vốn đi vay.

– Chi phí bảo quản nguyên vật liệu.

– Chi phí thuê mặt bằng kho.

Chi phí đặt mua hàng hóa dự trữ có thể phát sinh từ một loạt các hoạt động, bao gồm:

– Lập phiếu yêu cầu mua hàng;

– Liên hệ các nhà cung cấp yêu cầu cung cấp bảng báo giá;

– Ký hợp đồng mua hàng hóa với các nhà cung cấp;

– Tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị báo cáo cho các bộ phận quản lý liên quan;

– Tiếp nhận phiếu thanh toán từ các nhà cung cấp;

– Thanh toán bằng tiền hoặc bằng phương tiện thanh toán khác;…

Thực tế có rất nhiều bộ phận liên quan tham gia đến quá trình mua nguyên vật liệu, nên chi phí đặt mua các mặt hàng tồn trữ thường sẽ đáng kể. Nếu nguyên vật liệu tồn trữ không được đặt mua đúng thời hạn, thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Quản trị hàng tồn kho là một vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm, vì nếu tồn trữ quá nhiều nguyên vật liệu cũng có thể phát sinh thêm chi phí, nhưng tồn trữ quá ít cũng gây ra chi phí. Đó là các tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ và các tổn thất này phát sinh khi nguyên vật liệu tồn trữ thay thế chưa được chuyển đến kịp thời. Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ có thể xảy ra khi:

– Mức nguyên vật liệu đã giảm xuống quá thấp trước khi đặt mua hàng;

– Các nhà cung cấp chuyển hàng chậm;

– Các sai sót về thủ tục giấy tờ xảy ra ở lần đặt hàng tiếp theo;

– Các sự kiện xảy ra ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp,chẳng hạn như biến động mạnh về giá, nhà cung cấp phá sản,….

Đó là những chi phí phát sinh những không thể gắn chúng với một hoạt động hay một sản phẩm cụ thể nào đó. Chi phí chung bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Chi phí sản xuất chung: đây là một loại chi phí gián tiếp với từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ; gồm nhiều loại chi phí có tính chất khác nhau và do nhiều bộ phận quản lý khác nhau, do vậy chi phí sản xuất chung là loại chi phí phức tạp và rất khó kiểm soát.

– Chi phí bán hàng: Chi phí này bao gồm các chi phí chung như chi phí điện nước cho các cửa hàng, hoa hồng hàng bán, chi phí vận chuyển, quảng cáo, các khoản chi phí của nhân viên bán hàng,…

– Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí này bao gồm chi phí lương bộ phận quản lý, khấu hao máy tính và thiết bị văn phòng, chi phí điện nước, điện thoại.

Tóm lại, quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí khác nhau, việc nhận diện chúng là bước khá quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí của nhà quản lý.