Nghệ thuật khi phải đòi nợ

Những khoản nợ khó đòi thường đưa vốn lưu động của doanh nghiệp vào tình thế bế tắc và rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp nào cũng muốn kiểm soát và hạn chế tối đa tình trạng bị nợ. Tuy nhiên, đòi được nợ mà vẫn không ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn với khách hàng là cả một nghệ thuật.

Theo thống kê của tạp chí kinh foanh Secret Firmy (Nga), chỉ có khoảng 50% khách hàng trả nợ đúng hạn, trong khi các khoản nợ lại chiếm tới 20-30% tổng tài sản của doanh nghiệp. 

Những khoản nợ khó đòi thường đưa vốn lưu động của doanh nghiệp vào tình thế bế tắc và rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp nào cũng muốn kiểm soát và hạn chế tối đa tình trạng bị nợ. Tuy nhiên, đòi được nợ mà vẫn không ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn với khách hàng là cả một nghệ thuật.

Phần lớn các khoản nợ khó đòi đều phát sinh từ chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh hiện tại, đưa ra những điều kiện cho nợ, nhất là cho kéo dài thời gian thanh toán, có vẻ còn hấp dẫn hơn là chào hàng giá rẽ. Từ đó, rủi ro nợ quá hạn, nợ khôgn thanh toán gia tăng.

Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ lá doanh nghiệp vận bán chịu nhưng cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khaỏn cũng như thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách hàng trong quá khứ…Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính xem nên bán chịu ở mức nào, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa giữ chân khách hàng, vừa hạn chế rủi ro trong việc khôgn thu hồi được nợ.

Một giải pháp khác, được 54,6% doanh nghiệp lựa chọn (theo số liệu của Hiệp hội Quản lý Mỹ), là thắt chặt mối quan hệ với bộ phận bán hàng. Thường bộ phận bán hàng vì mục tiêu doanh thu nên ít quan tâm đến rủi ro thanh toán. Thông qua quản lý hóa đơn bán hàng, bộ phận công nợ sẽ biết được đơn hàng bán chịu cho khách có vi phạm hạn mức tín dụng hay không, giúp doanh nghiệp nắm được tình hình tín dụng và thanh toán của khách.

Đôi khi việc thanh toán của khách hàng gặp vướng mắc trong quy trình trả nợ (như địa điểm không thuận tiện). Do đó, để thuận lợi cho khách hàng và đảm bảo thanh toán diễn ra dễ dàng, một số doanh nghiệp nhờ đến công nghệ (phần mềm) hoặc ngân hàng (thông qua dịch vụ thu hộ).

Để tạo động lực cho khách hàng thanh toán sớm, nhiều công ty còn thực hiện chính sách chiết khầu. 58% doanh nghiệp trong hóa chất, thực phẩm, tiêu dùng tại Mỹ đều áp dụng biện pháp này nhằm rút ngắn thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng.

Tuy nhiên, khách hàng thường có xu hướng so sánh giữa lợi ích chiết khấu với việc có thể tận dụng vốn tối đa trong thời gian trả chậm. Vì thế, chính sách chiết khấu phải thật hấp dẫn mới thu hút được khách hàng.

Thực tế, dù doanh nghiệp đã cẩn thận khi đưa ra chính sách bàn chịu và tìm mọi cách đảm bảo thu nợ đúng hạn thì tình hình nợ quá hạn, nợ khó đòi vẫn diễn ra. Lùc này, tùy từng đối tượng khách hàng, tùy mức độ nợ mà doanh nghiệp sẽ có những cách xử lý khác nhau. Khi đòi nợ, doanh nghiệp phải nắm vững một số nguyên tắc.

– Thăm hỏi: Khi đến hạn thanh toán mà khách hàng vẫn “im hơi lặng tiếng” doanh nghiệp có thể gọi điện, gửi mail hoặc thư, đánh tiếng rằng công ty có chính sách tài chính chặt chẽ và khách hàng cần tôn trọng. Việc thăm hỏi này được thực hiện trên tinh thần nhắc nhở nhẹ nhàng và thông cảm với sự chậm trễ của khách hàng, đồng thời gia hạn một thời điểm thanh toán cụ thể (thường trong 1 tuần).

– Nhắc nhở: Sau khi đã gia hạn thêm, nhưng khách hàng vẫn chưa chịu thanh toán, doanh nghiệp có thể nhắc nhở ở mức độ mạnh hơn. Nhưng doanh nghiệp vẫn nên tỏ ra thiện chí, tin tưởng vào khách hàng.

– Cảnh cáo: Nếu khách hàng vẫn tiếp tục thất hẹn, doanh nghiệp cần nghiêm khắc hơn, có thể cho ra những hậu quả nếu khách hàng không thanh toán. Lần này, doanh nghiệp nên đề nghị khách hàng cam kết thanh toán bằng văn bản. Bước thực hiện này đòi hỏi doanh nghiệp phải thất bại khéo léo và khôn ngoan.

Nếu khoản nợ quá lớn, giải pháp viết thư, gọi điện có thể không hiệu quả. Vì thế, đại diện doanh nghiệp nên gặp riêng khách hàng. Đây cũng là doanh nghiệp tìm hiểu nguyên nhân, năng lực tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng. Một số doanh nghiệp, sau khi nắm rõ tình hình của khách hàng, đã cùng tham gia, hỗ trợ khách hàng trong việc xử lý hàng tồn kho. Nhờ đó, doanh nghiệp thu được nợ.

Nếu khách hàng vẫn chây lì, đã đến lúc doanh nghiệp phải tỏ thái độ dứt khoát. Kèm theo đó là những thông báo về khả năng đưa vụ việc ra tòa.

Một khi đã nhắc nhở mà không có tác dụng, doanh nghiệp phải triển khai những gì mình đã cảnh cáo trong thư. Nhưng nếu không thể gây được áp lực, doanh nghiệp có thể nhờ đến dịch vụ. Hiện nay, tại TP.HCM có hàng trăm đơn vị cung cấp dịch vụ đòi nợ thuê. Tuy nhiên, do chi phí cao (thường khoảng 25-35% giá trị hợp đồng), cộng với hoạt động đòi nợ thuê nhiều khi không đúng luật (như đe dọa bằng vũ lực, xâm phạm đời tư, bắt ngừơi trái phép…) nên doanh nghiệp phải cân nhắc trước khi quyết định sử dụng dịch vụ đòi nợ thuê.

Kiện cáo là giải pháp đã được các doanh nghiệp tính tới, nhất là khi doanh nghiệp “đụng” phải khách hàng cố tình lẫn tránh, thiếu trách nhiệm hoặc thanh toán chậm, nhỏ giọt. Tuy nhiên, đây được xem là giải pháp cuối cùng, khi tất cả những cách thức đòi nợ khác đều vô hiệu, vì giải pháp này rất mất thời gian (có khi cả năm), lại tốn kém (chi phí thuê luật sư, chuẩn bị đơn kiện). Ngoài ra, kiện cáo chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp có đề cập rõ ràng trong hợp đồng rằng nếu khách hàng vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý (như truy thu tài sản).

****

– Thư viết cho chính khách hàng, tránh cho khách hàng cảm giác thư được viết theo một công thức có sẵn.

– Viết ngắn gọn.

– Không viết thư bằng giấy màu nhằm tạo tình chất nghiêm túc cho bức thư.

– Viết thư bằng giấy dày, trơn.

– Trành phân đoạn văn bản bằng chữ in đậm.

– Đừng mắc lỗi khi viết tên khách hàng