Nghệ thuật tồn tại của hệ thống kế toán

Một khảo sát về doanh nghiệp nhỏ và vừa toàn cầu của HSBC cho biết, niềm
tin của doanh nghiệp Việt Nam đã tăng và đạt mức cao nhất trong số các
khu vực ở châu Á. Nhưng có một câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp nhỏ cần
làm gì để bảo đảm an toàn tài chính?

Bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là bảo đảm sắp xếp hợp lý các tài khoản. Các doanh nghiệp nhỏ cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ kế toán của mọi giao dịch. Chứng từ chính xác sẽ cho biết doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả không và là cơ sở để tính toán lợi nhuận đóng thuế. Lưu giữ chính xác chứng từ không chỉ là một phương án tốt và một kinh nghiệm tối ưu, mà còn là một công cụ để kiểm soát doanh nghiệp, cho phép tiết kiệm chi phí, tránh trường hợp bị phạt do thanh toán chậm hay nảy sinh xung đột.

Khi mới mở doanh nghiệp hay doanh nghiệp đang hoạt động, chủ doanh nghiệp cần có những kiến thức cơ bản về thuế. Chuyên gia về thuế sẽ hỗ trợ vấn đề này. Nếu gặp khó khăn về khai báo lợi tức đóng thuế hay các vấn đề thuế thì nên gặp kiểm toán công chứng. Doanh nghiệp cần đóng thuế đúng hạn và phải dành riêng một tỷ lệ quy định để trang trải nợ thuế doanh nghiệp. Nếu có khó khăn trong đóng thuế, hãy liên lạc với chi cục thuế địa phương. Một nguyên tắc vàng là thông báo thường xuyên cho cơ quan thuế về những vấn đề gặp phải.

Doanh nghiệp nhỏ lên ngân sách và có dự báo đúng thì có thể lường được hầu hết những vấn đề về tài chính và khắc phục kịp thời. Một nỗi lo thường trực của doanh nghiệp nhỏ là thanh khoản sẽ cạn dần và các ngân hàng sẽ phong tỏa tín dụng. Vì vậy, mối quan hệ giữa chủ doanh nghiệp nhỏ và ngân hàng là rất quan trọng. Nếu gặp rắc rối trong thanh toán, hãy giải thích vì sao và cho ngân hàng biết khi nào sẽ thanh toán. Đừng tìm cách phớt lờ các khoản nợ, vì như vậy nợ nần sẽ tăng dần và làm tổn hại quan hệ với ngân hàng.

Duy trì kiểm soát tín dụng là vấn đề rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ, nhất là những doanh nghiệp có tiềm lực tài chính hạn chế. Vì không thể thanh toán số tiền khách hàng còn nợ mà nhiều doanh nghiệp nhỏ có lãi đã buộc phải ngừng giao dịch. Có nhiều cách để tránh tình trạng này. Nếu khách hàng sắp giải thể hay tìm cách trì hoãn thanh toán thì cần cân nhắc kỹ xem có nên gia hạn tín dụng cho họ không. Nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra lại thông tin tham khảo và hạng mức tín dụng.

Đánh giá từng khách hàng một cũng là một cách làm hiệu quả. Hãy quyết định giới hạn tín dụng trên đối với các khách hàng vì đây là khoản tiền có thể chấp nhận rủi ro và lấy đó làm căn cứ. Khi đã quyết định hạn mức và đã cấp hàng, cần bàn giao hàng và kiểm tra hàng hóa, sau đó gửi hóa đơn ngay.

Chỉ cần duy trì được chứng từ rõ ràng, gọn gàng theo thứ tự ngày, tháng cũng đã mang lại hiệu quả trông thấy. Dù công việc này có nhàm chán đến mức nào đi nữa thì chủ doanh nghiệp nhỏ cũng phải dành thời gian hằng tuần để sắp xếp lại chứng từ và theo dõi những hóa đơn còn tồn đọng. Hãy bắt đầu từ những khoản nợ lớn và muộn nhất. Những khoản nợ lớn rất quan trọng vì việc thanh toán những khoản này sẽ luôn có tác động tích cực đối với luân chuyển tiền. Cũng phải luôn theo sát những khoản thanh toán chậm, cho dù khoản nợ đó có nhỏ đến mức nào.

Nếu đã quá hạn mà vẫn chưa được thanh toán thì phải có lý do. Lý do đó có thể chỉ đơn giản là thất lạc hóa đơn hay doanh nghiệp không có khả năng trả nợ và tìm cách tránh thanh toán. Rõ ràng chỉ những ai theo sát tình hình mới nhận được tiền.

Theo sát khoản nợ bằng cách gửi thư nhắc hay tốt nhất là gọi cho họ để xác nhận sẽ được thanh toán đúng hạn. Trong trường hợp khách hàng thanh toán trên tài khoản thì cần lập tức hoãn cấp tín dụng cho đến khi khoản nợ được thanh toán đầy đủ. Sau đó cần xác nhận đã nhận được tiền và yêu cầu thanh toán tiếp khoản còn lại. Tùy vào tình hình, bạn có thể thương lượng một phương án thanh toán riêng.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ rất ngại khi nghe những từ như “bền vững” hay “xanh” do liên tưởng đến những chi phí phát sinh. Điều mà nhiều người trong số này còn chưa biết là khi được coi là một doanh nghiệp “xanh” thì sẽ có một tác động tài chính tích cực. Nhiều người hiện nay chỉ chấp nhận quan hệ với những doanh nghiệp bền vững và minh bạch. Cái lợi lớn nhất là không cần tốn nhiều chi phí để doanh nghiệp của bạn thu được lợi nhuận.