Chính sách thanh toán thông minh cho công ty bạn

Bạn có thể kiểm soát dòng tiền và tránh tình trạng khan hiếm bằng cách theo dõi chặt chẽ quá trình bạn nhận tiền thanh toán.

Bạn có thể khơi nguồn dòng tiền lợi nhuận cho công ty bạn nếu bạn thực hiện các đơn đặt hàng đúng cách. Hãy thực hiện một kế hoạch gồm 3 bước thanh toán. Hãy đàm phán các điều kiện và yêu cầu thanh toán vào thời gian mà bạn cần. Dòng tiền mang lại lợi nhuận sẽ chảy khi bạn xây dựng và gắn kết khái niệm dòng tiền theo thời gian vào mọi đơn đặt hàng.

Có nhiều doanh nghiệp bỏ qua những yếu tố quan trọng sau:

1. Ít quan tâm tới việc lập hóa đơn thay vào đó họ lại tập trung vào việc giao hàng.

2. Không xác định thời hạn thanh toán.

3. Không qui định khoản tiền phạt nếu thanh toán chậm

Kết quả là bán được nhiều hàng nhưng không thu được tiền.

Hãy chuẩn bị và cân nhắc 3 bước sau đây trước khi nhận một đơn đặt hàng. Bạn cần đàm phán một kế hoạch thanh toán. Nó cần được chuẩn bị và thực thi với sự cẩn thận không kém gì việc quản lý quá trình sản xuất. Thời gian bạn dành ra để dùng cho việc xây dựng các điều khoản về dòng tiền là có ích và chúng đóng góp cho việc gia tăng lợi nhuận kinh doanh. Đừng bao giờ quên rằng dòng tiền thực tế sẽ không bao giờ tốt hơn là những gì bạn định nghĩa và mong muốn về chúng trong quá trình đàm phán. Hãy theo các bước sau đây để có được một kế hoạch thanh toán tốt nhất có thể.

1. Cách thứ nhất là lập hóa đơn theo từng hạng mục (hoặc theo sự kiện). Cách thức này khá phổ biến khi quá trình sản xuất đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn. Vì thế, việc lập hóa đơn sau khi hoàn thành một hạng mục quan trọng của công việc (chẳng hạn như hoàn thành một hợp đồng con, nhận được một khối lượng lớn vật liệu..) là phù hợp. Như vậy, hóa đơn sẽ được lập ra trước khi hoàn thành sản phẩm cuối cùng.

2. Cách thứ hai là lập hóa đơn theo tiến trình thời gian. Cách thức này phổ biến trong ngành công nghiệp quốc phòng và hàng không. Hóa đơn theo tiến trình thời gian cho phép bạn tính toán chi phí phát sinh theo tháng. Như vậy, khách hàng của bạn sẽ chịu chi phí sản xuất. Kết quả là bạn sẽ thu hồi được chi phí trước khi bạn giao hàng.

3. Cách thứ ba là lập hóa đơn theo hạng mục con chính. Các này khá phổ biến ở ngành xây dựng. Hóa đơn sẽ được lập khi một bộ phận quan trọng của sản phẩm cuối cùng hòan thành.Ví dụ, trong xây nhà thì có các hạng mục con chính sau: móng, khung gỗ và mái của nhà. Lợi ích của việc sử dụng cách lập hóa đơn này là gia tăng tốc độ chảy của dòng tiền mỗi khi hoàn thành một hạng mục quan trọng của sản phẩm.

Việc này là quan trọng vì nó xác định khi nào bạn được trả tiền. Không nên nhận một đơn đặt hàng nếu như bạn không chắc về khả năng thanh toán của nó. Và nên nhớ rằng, gia hạn nợ cho khách hàng có chi phí của nó. Vì thế, bạn cần phải tính đến các chi phí này trong hợp đồng và giá cả. Đối với các trường hợp có rủi ro nợ thanh toán cao thì bạn nên sử dụng phương thức thanh toán c.o.d (thanh toán khi giao hàng). Giảm giá có thể được chấp nhận tuy nhiên cần đi kèm với các điều kiện về ngày giao hàng, ngày khách hàng chấp nhận sản phẩm, ngày lập hóa đơn. Điểm quan trọng là khi ngày thanh toán được xác định trong hợp đồng (hợp đồng mua hàng..) thì bạn có văn bản pháp lý để bảo vệ chúng.

Việc này sẽ giúp bạn nhận được các thanh toán đúng thời gian hơn. Nếu như khách hàng của bạn trả chậm 30 ngày thì bạn sẽ phản ứng ra sao? Bạn có thu lãi suất không? Hay là bạn vui mừng vì cuối cùng đã nhận được tiền? Nếu hợp đồng của bạn có bao gồm điều khoản về thanh toán chậm thì khả năng thanh toán đúng hạn sẽ tăng lên. Và hơn nữa, bạn có cơ sở pháp lý để thu lãi suất từ các tài khoản nợ.

Bạn có thể đàm phán về dòng tiền lợi nhuận và nhờ đó tiết kiệm chi phí và công sức thu hồi tiền. Bạn nên dành thêm quan tâm tới điều khoản thanh toán nếu như bạn muốn lợi nhuận thực sự nằm trong ví của bạn.