Cách hữu hiệu để xử lý các khoản nợ quá hạn

Khi các hóa đơn không được thanh toán, có thể bạn phải thuê một đại lý thu nợ. Sau đây là các lời khuyên để tìm kiếm một giải pháp đúng.

Các hóa đơn chưa được thanh toán làm giảm dòng tiền của các doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi các hóa đơn này là một việc tốn nhiều chi phí và công sức.

Để thu lại tiền, nhiều công ty cầu viện đến các đại lý thu nợ. Các tổ chức này chuyên môn hóa trong việc thu các khoản nợ quá hạn. 

Hầu hết các doanh nghiệp mang đến các đại lý thu nợ các khoản nợ quá hạn khoảng 8 tháng. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp thì đó là các khoản nợ quá 3 tháng.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thực tế cần thiết để bạn thuê đại lý thu nợ cho việc kinh doanh của bạn. Các đề mục được liệt kê dưới đây có ích cho bạn và bạn có thể đọc chúng từ đầu đến cuối hay chuyển nhanh đến mục nào mà bạn quan tâm.

Các đại lý thu nợ sẽ cố gắng thu nợ theo hai cách sau:

Bằng thư và điện thoại

Đối với các khoản nợ lớn, họ thường gửi thư và gọi điện đến các tài khoản nợ.

Chỉ dùng thư

Các khoản nợ nhỏ hơn sẽ không tương xứng với chi phí điện thoại, vì thế các đại lý thu nợ thường chỉ gửi các lá thư cảnh cáo.

Lựa chọn dịch vụ

Lựa chọn một dịch vụ thu nợ là việc khó khăn vì rất khó tiên đoán trước được khả năng thu nợ thành công. Có một vài lĩnh vực cần được xem xét quyết định khi chọn lựa dịch vụ thu nợ.

Phương thức thu hồi

Bạn cần xem xét các lá thư xem chúng được sử dụng ra sao và có hiệu quả với khách hàng của bạn không. Cũng nên hỏi về các nhân viên gọi điện thu nợ để đảm bảo rằng họ hiểu Đạo luật thực hành thu nợ công bằng.

Đạo luật ban hành năm 1977 này yêu cầu các nhân viên thu nợ phải đối xử với các con nợ một cách công bằng, chính đáng thông qua việc ngăn cấm một số hình thức thu nợ.

Hãy tìm hiểu:

• Các thông tin về tài khoản không trả đúng hạn sẽ được chuyển tới đại lý thu nợ như thế nào?

• Khi nào thì số tiền thu được sẽ được chuyển về cho bạn?

• Các báo cáo nào cung cấp thông tin về quá trình thu nợ và tỷ lệ thành công ?

• Làm thế nào bạn ngưng sử dụng dịch vụ thu nợ nếu như bạn nhận được thanh toán?

Họ xử lý các trường hợp mất liên lạc với con nợ ra sao

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng khi thu nợ từ cá nhận. Khi các con nợ biến mất và không thể liên lạc trực tiếp được thì các đại lý thu nợ sẽ phải sử dụng khả năng tìm kiếm trực tuyến, danh bạ điện thoại để tìm ra con nợ.

Danh tiếng của đại lý

Hãy tham khảo các ý kiến từ các khách hàng có tình huống tương tụ và tìm hiểu xem liệu đại lý thu nợ có tuân thủ giấy phép và luật hợp đồng hay không.

Trước khi thuê một đại lý

Có nhiều hành động để bạn giảm bớt chi phí trước khi thuê một đại lý thu nợ.

Hãy cẩn thận khi cung cấp tín dụng

Hãy kiểm tra cẩn thận các khoản cho vay mới và đừng mở rộng tín dụng hơn khả năng kiểm soát của công ty.

Hãy giải thích các điều khoản giao dịch một cách rõ ràng

Khi mở rộng các khoản cho vay mới, hãy đảm bảo rằng bạn cho khách hàng biết bạn muốn nhận thanh toán vào lúc nào và làm rõ các chế tài phạt, thưởng cho việc trả muộn hay sớm.

Hãy theo sát các con nợ

Đừng mong chờ khách hàng sẽ tự báo cảnh sát thay vì đó hãy thường xuyên gửi các nhắc nhở và cảnh báo về ngày đến hạn.

Hãy xây dựng chuỗi các thông cáo quá hạn

Bạn nên thường xuyên nhắc nhở thông qua thư hoặc lời nói thậm chí ngay cả khi bạn cân nhắc sử dụng dịch vụ thu nợ. Điều này không tiết kiệm chi phí nhưng để tránh việc nản lòng khi sử dụng bên thứ ba để thu nợ.

Hãy đặt một thời hạn chính xác và bám chắc vào đó

Như là bước cuối cùng, hãy xác định một thời hạn chót. Đừng thay đổi thời hạn chót này và cảnh báo con nợ về ngày này.

Giá cả

Các đại lý thu nợ thường hoạt động trên cơ sở các sự kiện có khả năng xảy ra với xác xuất (thu được nợ hoặc không). Điều này có nghĩa là họ sẽ thu một phần trăm nhất định của giá trị thu nợ. Tùy theo giá trị khoản nợ, phần hoa hồng này sẽ từ 10% đến 50%. Một số đại lý khác có thể sẽ yêu cầu các khoản trả trước và tất nhiên họ sẽ giảm tỷ lệ phần trăm mà họ nhận trong trong khoản nợ thu hồi sau đó.

Một lợi ích của việc thanh toán theo cơ sở các khoản nợ thu hồi được đảm bảo rằng bạn sẽ không phải trả chi phí dịch vụ cho các khoản nợ không thu hồi được Tuy nhiên, đối với các khoản nợ nhỏ, có một số đại lý thu nợ không cung cấp dịch vụ theo hình thức trên. Trong trường hợp này bạn sẽ phải trả một khoản phí dịch vụ cố định cho thư tín và điện thoại.

Hãy cần thận và tỉ mỉ

Khi ủy quyền cho một bên thứ ba thu nợ cho bạn, hãy cung cấp cho họ mọi thông tin bạn có về con nợ, bao gồm các khoản mục và các thông tin liên lạc (địa chỉ liên lạc cho công việc và địa chỉ cá nhân) giữa bạn và con nợ.

Hãy đảm bảo rằng đại lý bạn thuê đã được cấp giấy phép hoạt động

Một số bang yêu cầu các đại lý thu nợ phải được cấp phép trước khi họ tiếp cận với con nợ. Hãy liên lạc với Hiệp Hội Thu Hồi nợ của Mỹ (Contact the American Collectors Association 612/926-6547) hoặc đại diện quản lý thu nợ của

Bang để biết thêm về các yêu cầu này.

Hãy yêu cầu thông tin nhiều hơn là việc chỉ biết hộp thư của khách hàng

Để gia tăng khả năng kiểm soát một cá nhân hoặc một doanh nghiệp, hãy luôn hỏi khách hàng của bạn một địa chỉ cụ thể (thậm chí ngay cả khi bạn gửi tài liệu, hàng hóa thông qua hộp thư). Hãy hỏi số điện thoại, mã số an toàn xã hội. Cũng nên làm việc với các cơ quan báo cáo độ tín nhiệm. Mọi thông tin này sẽ rất có ích trong việc xác định và tìm kiếm một cá nhân khi họ thay đổi hộp thư, địa chỉ hoặc số điện thoại.1