Tránh thất thoát bởi những nhân viên không thật thà

Thực hiện 9 bước sau đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên không thật thà

Bạn đã từng đọc những câu chuyện về sự thất thoát và tự nói với mình rằng, “ Họ thật ngớ ngẩn! Làm sao mà họ lại không biết nhân viên của họ đang rút tiền từ công ty của họ cơ chứ!” Thật không may, những trường hợp như thế lại xảy ra rất thường xuyên, và hầu hết những người rút tiền của bạn là những người mà bạn không bao giờ nghi ngờ. Trong khi tất cả chúng ta đều nghĩ nhân viên của chúng ta là tốt nhất, chứng tỏ rằng bạn rất hiểu về cách bạn quản lý tiền bạc và đừng vô trách nhiệm một cách không cần thiết như thế. Nếu bạn không có những hành động đúng nơi đúng chỗ, bạn chỉ mời những rắc rối đến mà thôi.

Vậy bạn đã làm gì để chắc chắn rằng bạn đang hành động đúng để giảm thiểu sự thất thoát ở công ty của bạn. Sau đây là một số cách:

1. Đừng để tiền mặt ở chỗ không an toàn. Nó có thể dễ dàng biến mất, và bạn không muốn mời gọi họ lấy số tiền đó chỉ vì bạn bất cẩn.

2. Đừng sử dụng con dấu của bạn để kí những tấm séc. Bạn hãy tự kí séc bằng một cây bút.

3. Giảm tối thiểu những người có chữ kí uỷ quyền của bạn trong tài khoản ngân hàng. Nhiều người quá sẽ dẫn đến rắc rối.

4. Hãy để tiền gửi tại ngân hàng, như vậy thì tiền lời sẽ không nằm ở trụ sở công ty.

5. Hãy thực hiện “huấn luyện-chéo” để mọi người có thể biết nhiều công việc khác nhau. Nghĩa là mọi người có thể kiểm tra lẫn nhau để chắc chắn rằng quy trình được tuân theo. Nó cũng giảm thiểu cơ hội cho những “kẻ trộm”. Thỉnh thoảng bạn cũng có thể kiểm tra thư kí của bạn một cách bất ngờ.

6. Nếu bạn chọn cách sử dụng thẻ séc thì hãy dùng những thẻ riêng cho từng người. Bạn muốn biết chính xác họ đang sử dụng tiền vào việc gì. Hãy nhớ rằng sự rút tỉa tiền không dừng lại ở tiền mặt. Nhân viên có thể sử dụng những thẻ này để mua sắm cho cá nhân họ.

7. Hãy lập giao kèo với những nhân viên chi ngân quĩ. Tạo mối quan hệ tốt với những ông chủ cũng là một cách để bảo vệ công ty của bạn vì nó có thể ngăn sự thất thoát của công ty – họ sẽ không muốn làm ảnh hưởng đến những người mà họ quan tâm.

8. Hãy kiểm tra lý lịch của những ứng viên xem là họ có vấn đề về tài chính trong quá khứ hay không. Đó có thể là một dấu hiệu cho thấy họ đang gặp khó khăn về tài chính và rất có thể họ sẽ rút tiền của công ty để giải quyết khó khăn đó.

9. Thiết lập sự quan sát những chức năng làm việc. Những chức năng sau đây nên giao cho nhiều người để tạo ra những chức năng cân bằng tại công ty của bạn:

9 biện pháp trên đây có thể giúp giảm thiểu nguy cơ trở thành nạn nhân của việc thất thoát. Nên nhớ rằng không có biện pháp nào giúp doanh nghiệp của bạn thoát khỏi việc thất thoát 100%, nhưng bạn có thể đơn giản hoá qui trình để giảm sự ảnh hưởng của nó. Và đừng nghĩ rằng công ty của bạn quá nhỏ hoặc quá lớn, bởi vì nó xảy ra ở mọi công ty. Chìa khoá ở đây là “phòng cháy hơn chữa cháy”.

Nếu lời khuyên của tôi “quá ít” hoặc “quá trễ” và bạn tin rằng bạn đang là nạn nhân của sự thất thoát ngân quĩ, hãy liên lạc với thư kí, luật sư của bạn và chính quyền địa phương để có những lời khuyên về những bước bạn cần làm để giải quyết. Đó có thể là một tình huống rất khó khăn, và bạn cần phải chắc chắn rằng bạn phải bảo vệ mình và giảm thiểu hậu quả càng nhanh càng tốt.

Pam Newman là người đảm nhiệm mục “Quản lí tài chính” trên trang Entrepreneur.com và là giám đốc của RPPC, một công ty giúp những doanh nghiệp thành công thông qua những buổi tập huấn nhỏ và những dịch vụ tư vấn trong lĩnh vực kế toán và quản lý. Bà cũng là tác giả của cuốn “ Thoát khỏi sự thiếu hụt về tài chính”, một cẩm nang dành cho những chủ doanh nghiệp nhỏ.1