Bạn có biết những nguyên tắc cơ bản của quản trị tài chính?

Trước khi bắt đầu kiếm tiền, bạn phải tính toán bạn sẽ chấp nhận thanh toán theo hình thức nào, soạn thảo các điều khoản thanh toán và tín dụng cũng như quản trị tài chính của bạn ra sao. Những gợi ý sau có thể giúp bạn.

Nhận thanh toán và quản trị tiền là một việc khá phức tạp bởi vì ngoài khách hàng, dòng tiền và quản trị các tài khoản một cách khoa học chính là cái giúp công ty của bạn tồn tại. Vì vậy, nhận thanh toán đầy đủ và đúng hạn cũng như am hiểu hoạt động quản trị tiền phải trở thành ưu tiên hàng đầu của bạn, ngay cả khi bạn đã thuê một kế toán viên quản trị sổ sách cho bạn. Bạn cũng cần phải quen với các nguyên tắc kế toán và quản trị tiền cơ bản, hiểu biết về tín dụng, biết cách đọc các giấy báo của ngân hàng và mẫu khai thuế cũng như hiểu thế nào là các khoản phải thu và khoản phải trả. Bạn phải lưu ý cẩn thận đến các phương pháp thanh toán hàng hoá mà bạn cung cấp cho khách hàng, như thanh toán bằng tiền mặt, séc, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hay thanh toán online; bạn cũng phải xác định các điều khoản thanh toán và thu nợ trong trường hợp khách hàng không thanh toán.

Một khi bạn đã chọn được tên công ty và đăng ký hoạt động, bạn cần phải mở một tài khoản ngân hàng cho công ty bạn. Mở một tài khoản ngân hàng cho công ty rất đơn giản. Bạn hãy bắt đầu bằng việc chọn lựa ngân hàng, hãy nghĩ đến các ngân hàng thân thiện với các doanh nghiệp nhỏ. Gọi điện và sắp xếp cuộc hẹn để mở tài khoản. Chỉ đơn giản như vậy. Tuy nhiên, khi đến ngân hàng, nhớ là bạn phải mang theo chứng minh thư cũng như các giấy tờ đăng ký và giấy phép kinh doanh, đây là những giấy tờ cần thiết để mở tài khoản công ty ở ngân hàng. Bước tiếp theo là gửi tiền vào tài khoản mới (US$100 cũng được). Nếu khả năng tín dụng của bạn tốt, bạn hãy yêu cầu ngân hàng gắn một hạn mức tín dụng vào tài khoản, điều này rất hữu ích khi bạn mua hàng cho công ty hay trang trải các chi phí quản lý trong mùa kinh doanh sa sút cho đến khi hoạt động tăng trở lại. Bạn cũng nhớ hỏi về tài khoản thẻ tín dụng công ty, thẻ ghi nợ, và các dịch vụ khác dành cho doanh nghiệp nhỏ.

Bạn có hai chọn lựa khi làm các sổ sách tài chính: tự làm hoặc thuê kế toán. Bạn có thể chọn cả hai với việc tự bút toán và thuê kế toán chuẩn bị các báo cáo tài chính cuối năm và khai mẫu thuế. Nếu bạn muốn tự bút toán, hãy mua một phần mềm kế toán như Quickbooks hoặc Quicken vì chúng rất dễ sử dụng và giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập bút toán. Hầu hết các phần mềm kế toán cho phép bạn lập hoá đơn, theo dõi số dư tài khoản ngân hàng và thông tin tài khoản giao dịch cũng như theo dõi các khoản phải thu, phải trả.

Nếu bạn vẫn không chắc chắn về khả năng kế toán của mình ngay cả khi có sự trợ giúp của các phần mềm kế toán, bạn có thể thuê một người ghi bút toán cho bạn hàng tháng và thuê một kế toán kiểm toán lại sổ sách hàng quý và chuẩn bị các báo cáo kinh doanh cuối năm và khai nộp thuế. Để tìm một kế toán trong khu vực của bạn, bạn có thể liên hệ với Hiệp hội các nhà kế toán làm thuê của Mỹ (US Association of Chartered Accountants), hay Tổ chức các nhà kế toán ghi sổ chuyên nghiệp (American Institute of Professional Bookeeper). Ở Canada, bạn có thể liên hệ với Tổ chức kế toán làm thuê của Canada (Chartered Accountants of Canada) hay Tổ chức các nhà kế toán ghi sổ của Canada (The Canadian Bookeepers Association).

Nếu bạn chỉ lau cửa sổ vào cuối tuần để kiếm thêm ít tiền, bạn không cần phải có một phần mềm kế toán hay thuê kế toán viên. Chỉ mua một quyển sổ cái và ghi lại tất cả mọi chi phí cũng như doanh thu. Vì bạn phải tự làm mọi việc, bạn phải có cách tiếp cận thống nhất khi tính toán đầu tư bao nhiêu để có được doanh thu và lợi nhuận dự tính. Cũng cần nhớ giữ những chứng từ về kinh doanh và thuế ở một nơi khô ráo và an toàn trong vòng 07 năm. Đây cũng là thời gian tối đa mà IRS và Cơ quan thuế của Canada có thể hỏi bạn về những thông tin liên quan doanh thu và chi phí kinh doanh.1