Phương pháp : YM! Công sở

Đối với nhiều người, chat vẫn bị coi là vô bổ, lãng phí thì giờ. Thế nên, tạo được hình ảnh chuyên nghiệp khi chat không đơn giản chút nào.

1. Lập nick:

Nick phải ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ; giúp khách hàng, đối tác biết rõ mình đang chat với ai. Ví dụ như “huong_design” ở phòng thiết kế hay “nam_sales” ở bộ phận bán hàng.

Không trẻ con theo kiểu “conangsieuquay”, “bupbethuytinh”… cũng đừng quá đà, thiếu nghiêm túc giống như “anhchangdatinh”, ‘nhoanhembuon”…
Tránh dùng nhiều dấu cách, chữ số không cần thiết, dễ gây rối mắt.

Lập một nick riêng cho công việc để tránh phân tâm.

2. Tạo nhóm chat (chat group):

Xin phép trước khi “add nick” người khác.

Ghi chú đầy đủ các thông tin cá nhân (số điện thoại, địa chỉ, nơi làm việc…) của các nick để tiện việc liên lạc sau này.

Tạo các nhóm chat dựa theo các đặc điểm (theo bộ phận, phòng ban, công ty…)

3. Tận dụng status:

Hầu hết chúng ta đều từng gặp trường hợp nhắn vào nick đang online mà mãi không được trả lời, cảm thấy tức giận trước thái độ bất lịch sự của người đó. Tiếc thay, lại có rất nhiều người hay mắc phải lỗi sơ đẳng nhưng rất nguy hiểm này. Vì thế, hãy thông báo tình trạng, lịch làm việc của mình lên status, bạn sẽ không bị làm phiền khi đang tập trung cũng như được hỗ trợ nếu gặp vấn đề gì khó khăn.

Sử dụng những status lạc quan, tích cực hay những lời chúc như “Chúc mọi người một ngày làm việc hiệu qủa”. Tránh các Status quá cá nhân như kiểu “Em mãi nhớ anh”.

4. Chú ý các tiện ích:

Các hình động hay theme chỉ làm rối mắt, cản trở công việc của bạn mà thôi.

Có thể dùng các emoticon (biểu tượng) để lời văn thêm sinh động. Cân nhắc kỹ nếu gặp phải người khó tính.

Chỉ “buzz” khi nào thật cần thiết. Tránh “buzz” liên tục khiến họ cảm thấy bị thúc ép, làm phiền.

Lấy ảnh của mình làm avatar (hình đại diện) sẽ cho người chat ấn tượng trực quan về bạn hơn.

5. Từ ngữ và cách diễn đạt:

Luôn luôn hiểu rằng: bạn đang trao đổi công việc với khách hàng, đồng nghiệp. Nên tránh viết tắt, dùng các tiếng lóng giống như “wa, zui, bi bi…” hay từ ngữ quá suồng sã. Khéo léo sử dụng những câu xã giao như chào hỏi, tạm biệt, cảm ơn, xin lỗi, nhờ giúp đỡ…

Tuân thủ những quy tắc ngữ pháp cơ bản: chấm phảy đúng chỗ, viết hoa đầu câu và các danh từ riêng. Tránh xuống dòng tùy tiện hay gửi các tin nhắn rời rạc, đứt quãng khiến người nhận khó theo dõi.

Do chat là đối thoại trực tuyến nên bạn rất dễ mắc phải những lỗi chính tả hay về ngữ nghĩa. Chúng ngắt ngang mạch đọc, mạch suy nghĩ khiến người nhận hết sức khó chịu. Kiểm tra kỹ tin nhắn trước khi gửi, nếu trót gửi đi rồi thì hãy nhắn lại tin nhắn đó kèm theo lời xin lỗi. Nó khiến người nhận thấy thiện cảm trước sự chu đáo của bạn.

Tốt nhất là gõ tiếng Việt có dấu để câu văn rõ ràng, dễ hiểu.

6. Và hãy lưu ý:

Đọc kỹ các tin nhắn offine (thường khá quan trọng) để kịp thời trả lời.

Hài hước cần đúng lúc, đúng chỗ. Với những người khó tính hay mới quen lần đầu, câu nói đùa của bạn rất có thể là một sự xúc phạm mà bạn không hề hay biết. Cẩn thận không bao giờ là thừa cả!

Bạn sẽ nghĩ gì khi chat với một người mà chỉ nhận được sự im lặng hay những tiếng ậm ừ qua loa. Cảm thấy tức giận trước thái độ bất lịch sự, bạn chỉ muốn kết thúc ngay lập tức cuộc trò chuyện và mong sẽ không bao giờ phải chat với một người như vậy.

Nếu lúc đó, họ chỉ cần nói “vâng, đúng vậy, tôi hiểu điều anh vừa nói, tôi đang nghe đây, anh cứ tiếp tục…” thì hẳn bạn sẽ rất vui khi có một người đang quan tâm lắng nghe câu chuyện của bạn.