Truyền thông gặp “lũ”

Bạn sẽ làm gì khi điều tồi tệ nhất xảy đến hoặc một tai nạn, một khủng hoảng xảy ra ở một trong những khu vực của bạn? Nếu không giải quyết được một cách hợp lý, danh tiếng của công ty bạn có thể thực sự bị đe doạ. Tuy nhiên, với một kế hoạch hợp lý và một cách chống đỡ phù hợp, một khủng hoảng không nhất thiết còn là một thảm hoạ trong việc bảo toàn chỗ đứng của công ty bạn trong cộng đồng và trong mắt khách hàng.

Điểm then chốt để giải quyết vấn đề này là phát triển một kế hoạch để đối mặt với khủng hoảng trước khi khủng hoảng xảy ra. Trong quá trình phát triển kế hoạch của bạn, hãy cố gắng suy xét đến nhiều cảnh huống mà khủng hoảng có thể xảy ra và đặt ra các kế hoạch để đối đầu với từng khủng hoảng một. Hãy xác định ai sẽ là người phát ngôn của bạn, công ty bạn sẽ nói gì và sẽ làm gì. Điều này sẽ cho phép bạn đáp ứng một cách nhanh chóng và phù hợp khi phải đối mặt với tình trạng mất cân bằng.

Hãy nhận thấy rằng trong quá trình khủng hoảng, giới truyền thông có thể vừa là bạn vừa là thù, điều này phần lớn phụ thuộc vào việc bạn phản ứng lại và xử lý khủng hoảng như thế nào. Hãy cố gắng xây dựng quan hệ với các nhà báo địa phương để họ biết bạn và công ty bạn một thời gian dài trước khi khủng hoảng có thể xảy ra. Bằng cách này, khi những điều không mong đợi xảy ra, các mối quan hệ cũng đã được thiết lập. Họ sẽ biết công ty bạn và những gì bạn làm và các bài báo của họ cũng sẽ phản ánh những gì họ đã biết.

Nếu khủng hoảng xảy ra:

• Chỉ định một cá nhân làm phát ngôn viên. Có một người phát ngôn sẽ tránh được những mâu thuẫn giữa các thông điệp trong quá trình trao đổi với giới truyền thông và tránh được sự nhầm lẫn trong việc xác định ai là người được phép phát ngôn thông tin nào.

• Trung thực và thẳng thắn với những gì bạn nói. Sẽ tốt hơn nếu bạn nhận ra rằng bạn đã phạm một sai lầm và bạn đang cố gắng để giải quyết nó hơn là cố gắng lấp liếm nó. Nếu bạn không chắc chắn về một điều gì đó hoặc không tìm được câu trả lời thì cũng hãy nói rằng bạn không biết.

• Không được nói “Miễn bình luận.” Điều này sẽ làm cho bạn có vẻ lẩn tránh và phòng thủ và sẽ làm dấy lên sự phản đối trong giới báo chí. Nếu bạn không thể bình luận về một vấn đề nào đó, bạn hãy giải thích tại sao bạn không thể.

• Hãy chắc chắn là tất cả những người cần phải liên lạc luôn luôn có thể liên lạc được qua điện thoại di động và hãy chỉ cho các phóng viên cách tiếp cận với người phát ngôn của bạn sau vài giờ xảy ra khủng hoảng.

Tư vấn truyền thông

Đàm thoại là gốc rễ của truyền thông bằng lời nói. Mục đích của mọi loại hình truyền thông là nhằm khắc ghi vào tâm trí tôi những gì có trong tâm trí bạn. Và cách tốt nhất để thực hiện điều này là khi bạn nói cho tôi nghe. Gánh nặng của việc này nằm trên vai các nhà truyền thông. Đừng bao giờ quên điều đó. Mấp máy miệng và nói ra vài lời bằng một thứ ngôn ngữ chung chưa đủ. Người xuất hiện trước công chúng trong phải hợp lý, có óc xét đoán, có gắng làm yên lòng công chúng luôn là người đạt được hiệu quả. Bạn hãy ở vào chính địa vị của người này.

Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là để được công chúng yêu thích. Bạn muốn hướng tới cả những đối tượng khác trong công chúng của bạn. Hãy nhớ tới Mike Wallace trong chương trình “60 Phút.”

Khi người phỏng vấn của ông ta trông có vẻ u ám, thoái thác, chẳng có gì dễ mến, bạn hãy nghĩ tới Wallace. Bạn muốn anh ta phải nổ tung như một quả bóng bay. Còn khi người phỏng vấn của ông ta trông lịch thiệp, dễ mến và có vẻ điều khiển được, bạn lại có vẻ nghi ngờ không hiểu ông ta kiếm được cái vẻ quá mức dễ chịu ấy từ đâu.

Hãy dùng những kỹ thuật của tôi để làm cho bản thân bạn trở nên dễ mến, trở thành người mà mọi người cổ vũ. Và, nhớ là, thực hành trước bao giờ cũng làm cho nó hoàn hảo hơn.

Hãy tập trước với đồng nghiệp, với gia đình, với hàng xóm và với người cũng làm với bạn. Quan sát xem mọi người phản ứng thân thiện như thế nào đối với nụ cười, khuôn mặt cởi mở, cử chỉ và ánh mắt của bạn. Dùng những kỹ năng này để áp dụng trong lần gặp mặt tới với một người lạ. Gương mặt cởi mở, nụ cười và nói (không phải la lớn) “Chào các bạn!” (“Good morning!”) Bạn có thể bắt đầu một ngày của một người lạ như thế. Bạn sẽ có thể cũng đón nhận sự chào đón một cách dễ chịu như vậy, và bạn cũng sẽ bắt đầu một ngày của chính bạn.

Khi bạn được mời đến để nói chuyện với báo chí hoặc trước công chúng, bạn hãy thể hiện những gì như bạn đã làm với hàng xóm và bạn bè của bạn. Đừng ngạc nhiên khi bạn được đón nhận cũng với một sự ấm áp và nhiệt tình như thế.

Một số điểm cần nhớ

* Biết trước chính xác những gì bạn có thể và không thể nói về tổ chức mà bạn đại diện.
* Có thái độ tích cực và xây dựng khuôn khổ giới hạn trong đầu bạn. Duy trì điều này cho dù có bất cứ chuyện gì xảy ra.
* Loại trừ những lời đồn tiêu cực.
* Ngừng một lát, không nói cho tới khi suy nghĩ của bạn thực sự hoạt động.
* Duy trì một thái độ xã giao hợp lý với những người bạn đang trao đổi.
* Hãy làm cho những điều bạn nói mang nhiều ý nghĩa.
* Thư giãn. Thở đều.
* Nói ngắn và đơn giản.

Khuôn mặt

* Đừng nhăn trán để trông có vẻ giáo sư. Thay vào đó hãy nở rộng trán để trông bạn có vẻ cởi mở.
* Cười bất cứ khi nào có cơ hội phù hợp.

Dáng người

* Đứng thoải mái, nhưng thẳng thớm.
* Nếu bạn ngồi, hãy giữ lưng thẳng và tựa lên đằng trước, không dựa vào lưng ghế.
* Bắt bản thân bạn phải dùng các cử chỉ nhưng chỉ dùng chúng khi bạn có thể làm thật tự nhiên.

Giọng nói

* Phải chắc chắn là giọng nói của bạn ấm áp cùng với nét mặt và cử chỉ cởi mở.
* Sử dụng cao độ và tốc độ của một cuộc đàm thoại.