Kỹ năng truyền thông kinh doanh

Những quan hệ tốt giữa nhân viên của một công ty tạo ra giá trị gia tăng có tầm quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Những kỹ năng truyền thông tốt là những nhân tố quan trọng cho sự phát triển những mối quan hệ xã hội. Truyền thông kém làm thui chột một mối quan hệ, trong khi truyền thông tốt nuôi dưỡng mối quan hệ đó. Điều này là chân lý, kể cả khi bạn thuộc đội ngũ sáng lập một doanh nghiệp tạo ra giá trị gia tăng, hay là một người vận hành doanh nghiệp đó. Do đó việc cải thiện kỹ năng truyền thông rất quan trọng để đạt tới thành công.

Đừng cho phép những điều kỳ quặc hoặc lên lớp xảy ra trong những cuộc thảo luận kinh doanh. Hãy giữ thái độ khuyến khích lắng nghe, thấu hiểu, tìm kiếm giải pháp, cam kết hành động và sẵn sàng hỗ trợ người khác. Hãy lắng nghe không chỉ điều người ta nói mà cả điều người ta cảm nhận. Điều quan trọng là luôn tôn trọng ý kiến của tất cả các thành viên trong nhóm.

Khi chúng ta chịu sức ép, chúng ta thường trở nên nản lòng và có thể công kích công khai hành vi của một đồng nghiệp nào đó. Người kia sẽ tổn thương sâu sắc bởi những điều chúng ta nói và sẽ phản công lại. Chuỗi công kích và phản công này tiếp tục cho tới khi một trong hai người bỏ cuộc tranh luận.

Cũng có thể thay vì phản công, người bị công kích sẽ âm thầm giữ kín cảm xúc của họ và việc tranh luận sẽ không leo thang. Tuy nhiên, người này sẽ luôn nuôi ấm ức trong lòng, rồi sẽ bùng nổ sau đó.

Thay vì công kích và phán xét hành vi của người khác, chúng ta có thể chia sẻ cảm xúc về những điều khiến ta nản lòng. Việc này sẽ có xu hướng gắn kết nhóm làm việc.

Đánh giá và cảm xúc là hai khái niệm khác nhau. Những câu nhận xét là “Tôi đúng, anh sai.” Những câu khẳng định mang tính cảm xúc là “Tôi tức giận, tôi sợ hãi và tôi lo lắng”. Những nhận xét thường là kết quả những cảm xúc của chúng ta. Chúng thường bộc lộ cảm xúc con người.

Những câu đánh giá thường dễ được xem là mang tính chỉ trích hơn so với những câu biểu lộ cảm xúc. Nếu tôi nói “Anh sai rồi”, thì bạn sẽ có cảm giác bị phê bình và công kích. Chừng nào chúng ta còn cảm thấy bị công kích, thì rất khó để tiếp thu những điều khác. Tâm trí của chúng ta bị cuốn vào lời chỉ trích đó.

Tuy nhiên, nếu tôi nói, “Tôi đang giận”, bạn có thể cảm thấy ít bị công kích hơn. Đó là do sự thể hiện cảm xúc (điều chúng ta cảm thấy) là những câu khẳng định. Nếu tôi nói rằng “Anh sai rồi”, bạn sẽ có thể không đồng ý. Nhưng nếu tôi nói “Tôi đang giận”, thì không ai có thể phản đối.

Mặc dù việc bày tỏ cảm xúc dường như làm cho hình ảnh của chúng ta trở nên yếu đuối hơn, nhưng thực tế đây lại là một biện pháp an toàn. Nếu chúng ta phán xét và công kích người khác, thì chúng ta đã cô lập họ và tạo điều kiện để họ phản công lại. Tuy nhiên, nếu chúng ta bày tỏ cảm xúc, thì chúng ta đã chia sẻ suy nghĩ của mình với mọi người. Điều này sẽ làm cho mọi người phản ứng lại một cách nhẹ nhàng hơn, và sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

Việc truyền đạt ý tưởng giúp tư tưởng chúng ta xích lại gần nhau hơn. Tuy nhiên việc truyền đạt cảm xúc lại giúp gắn kết từng cá nhân với nhau. Phần lớn cho rằng chúng ta nên chia sẻ ý tưởng nhưng nên giữ cảm xúc cho riêng mình. Đây là một phần trong văn hóa của các cộng đồng nông thôn. Tuy nhiên, cảm xúc có sức mạnh khá lớn và không thể bị bỏ qua. Cảm xúc còn quan trọng hơn ý tưởng, về mặt gây ảnh hưởng lên những hành vi và quyết định của chúng ta.

Dưới đây là những yếu tố then chốt giúp truyền thông hiệu quả. Tuy nhiên nếu chỉ đọc những điều này mà không thực hành thì kỹ năng truyền thông của bạn sẽ không được cải thiện nhiều. Bạn cần thực hành chúng cho tới khi trở thành thói quen.

+ Luôn chú ý. Khi ai đó bắt đầu nói với bạn, hãy dừng việc bạn đang làm hay đang nghĩ. Hãy quay về phía người đó và chăm chú lắng nghe điều họ nói, và cách họ nói.

+ Lắng nghe. Một trong những bí quyết truyền thông tốt là sự sẵn sàng lắng nghe không chỉ những từ ngữ người khác nói ra. Hãy chú ý tới những biểu hiện trên khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể.

+ Đừng để tâm trí của bạn suy nghĩ vẩn vơ. Khi người khác đang nói, đừng nghĩ về câu trả lời của bạn hoặc phản ứng của bạn sau đó. Hãy lắng nghe cho tới khi người đó nói hết, rồi hãy quyết định bạn định nói gì.

+ Kiểm tra tính chính xác. Khi một người đã nói xong, hãy diễn giải lại ý của người đó theo cách hiểu của bạn. Sau khi chắc chắn bạn hiểu đúng, bạn hãy trả lời lại.

+ Chú ý tới nhu cầu của người khác. Bạn cần biết nhu cầu của những người cùng cộng tác với mình. Mỗi người có một nhu cầu riêng, cần được xem xét và tôn trọng. Mặc dù mỗi người chúng ta có những nhu cầu khác nhau, song hầu hết đều cần sự tin tưởng, trách nhiệm, tôn trọng, an toàn, gắn kết và công nhận.

+ Thể hiện tính công bằng. Hãy hỏi ý kiến, đừng áp đặt suy nghĩ của mình. Điều này cho đồng nghiệp của bạn thấy cô ấy/anh ấy được tôn trọng như những người bằng vai phải lứa. Chỉ bảo thường ngầm ám chỉ mối quan hệ cấp trên/cấp dưới, như ông chủ và người làm thuê.

+ Giữ tư tưởng mở. Đừng chỉ trích, đưa ra nhận xét, hay thuyết giáo. Rất cần thiết học cách đưa ra các nhận xét khách quan về ý tưởng, con người hay tình huống. Bạn có thể đưa ra được những nhận xét có giá trị nếu bạn gắn liền giá trị, niềm tin, hay nhu cầu của bạn vào ý kiến đánh giá.

+ Xây dựng niềm tin. Niềm tin là sản phẩm của truyền thông cởi mở và trung thực. Do đó, điều quan trọng là tồn tại những kênh truyền thông tốt. Niềm tin cũng là một yếu tố quan trọng của làm việc theo nhóm. Nếu niềm tin tồn tại giữa các đối tác kinh doanh, làm việc nhóm và hợp tác sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Những người xây dựng niềm tin 

Giữ lời hứa 

Rõ ràng, trong sáng

Chấp nhận sai lầm, xin lỗi và khắc phục

Cung cấp những lời khuyên và thông tin thích hợp, có giá trị

Nói sự thật

Những người phá hoại niềm tin

Truyền thông mập mờ

Mang phong cách quan liêu

Tiếp xúc đại trà, gửi thư có chữ ký in sẵn hoặc không có chữ ký

Chỉ liên hệ khi có việc cần hoặc đòi tiền

Viết văn bản bằng tay

Đưa những thông tin sai lệch

Phát triển các mối quan hệ tốt. Căng thẳng và stress là tình trạng không hiếm trong mọi mối quan hệ. Tuy nhiên, mức độ căng thẳng và stress có thể được xoa dịu trong những tổ chức chú trọng phát triển làm việc theo nhóm và niềm tin bằng truyền thông mở và trung thực.

Động viên người khác. Có một vài cách thức động viên ngườI khác. Kể cả những biện pháp tích cực và tiêu cực đều có hiệu quả. Nhưng về dài hạn, biện pháp tiêu cực như chỉ trích hoặc trừng phạt thường tạo ra ước muốn trả thù. Chúng ta thường nghĩ các biện pháp tích cực là tăng thu nhập, nhưng cũng có một vài biện pháp khác đơn giản hơn như đánh giá cao, tin tưởng và công nhận.

Giữ khiếu hài hước. Hãy cười trước những việc tốt đang xảy ra. Cười trước những khó khăn phiền muộn nhỏ. Cười trước mỗi cơ hội. Giữ được khiếu hài hước trong những tình huống khó khăn, bạn sẽ cảm thấy bớt căng thẳng.