Thúc đẩy việc thanh toán của khách hàng

Để nhận được tiền thanh toán hóa đơn đúng hạn, bạn cần tránh lối tư duy duy lý, logic và cả cách tư duy cảm tính nữa. (Điều này có vẻ như ngược lại với những điều mà bạn thường nghe phải không?).

Con người thường làm những việc không thể giải thích nổi và thanh toán hóa đơn là một trong những việc kiểu như thế. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc thanh toán hóa đơn là: số lượng tiền, tình trạng tài chính của khách hàng, hình thức của hóa đơn, và quan hệ giữa bạn với khách hàng.

Khách hàng thường trả tiền nhanh hơn nếu họ biết bạn và thích bạn. Vì thế việc duy trì và cải thiện quan hệ với khách hàng là rất có ích. Ngoài ra, có một nhân tố mà bạn thường xem nhẹ là hình thức của hóa đơn. Bạn thường chỉ gửi cho khách hàng những gì mà phần mềm kế toán in ra. Tuy nhiên, cần cẩn thận trong việc này vì nếu bạn tạo điều kiện dễ dàng hơn cho khách hàng thì bạn sẽ nhận được tiền sớm hơn.

Tôi quản lý một doanh nghiệp xây dựng và tôi nhận thấy một số điểm sau đây trong việc trả hóa đơn. Nếu như số tiền là nhỏ, hóa đơn đó sẽ có xu hướng được trả sớm hơn. Ví dụ, chi phí lớn nhất của chúng tôi là gỗ. Các hóa đơn từ các công ty cung cấp gỗ có đủ loại, từ những hóa đơn vài đô la đến những hóa đơn có giá trị trên 20,000Đô. Nhiều khi, tôi không có đủ tiền để trả tất cả hóa đơn trong một lần vì thế tôi thường trả nhiều hóa đơn nhỏ trước và để hóa đơn có giá trị lớn sau cùng. Điều này có vẻ không hợp lý nhưng đó là điều tôi làm.

Một trong những nhân tố chủ yếu quyết định đến việc thanh toán hóa đơn đúng hạn là liệu những hóa đơn của bạn có rõ ràng và dễ hiểu hay không. Có một số nhà cung cấp gửi cho tôi những hóa đơn rất khó đọc, không có mẫu thống nhất, không có số hiệu công việc và chưa kể một số điều khoản không rõ ràng. Hóa đơn càng khó hiểu, tôi càng trì hoãn việc thanh toán nó. Nếu tôi nhận được một hóa đơn và phải gọi lại để hỏi về những chi tiết trong hóa đơn đó thì tôi sẽ có xu hướng đặt nó xuống và lấy một hóa đơn khác rõ ràng hơn, dễ dàng hơn để đưa vào hệ thống thanh toán. Có thể bạn cho rằng điều này là không hợp lý nhưng đó là những điều đã diễn ra. Bạn không thể thay đổi được chúng nhưng bạn có thể lợi dụng chúng để mang lợi ích cho bạn.

Vì thế, điều quan trọng là hãy trình bày các điều khoản trong hóa đơn một cách rõ ràng, dễ hiểu. Hãy nêu cụ thể ngày đến hạn phải thanh toán.

– Đừng ghi như sau: “Trả trước ngày 10”; Hãy ghi rõ như sau: “Trả trước ngày 10 tháng 7 năm 2005.”

– Đừng ghi “2% 10, net 20”; Hãy ghi như sau: “Giảm 25 Đô nếu trả trước ngày 10, tháng 7, năm 2005.”

Tôi có một hóa đơn 110 Đô la. Hóa đơn đó có in đậm một dòng chữ đỏ như sau: “Giảm 20 Đôla nếu thanh toán trước ngày 3, tháng 3 năm 2005”. Tôi có thể trả hóa đơn này chậm vài tuần tuy nhiên, 20 Đôla đã khiến tôi trả nó sớm.

Có nhiều yếu tố tác động đến việc thanh toán hóa đơn. Hãy sử dụng mọi yếu tố này để làm tối đa tỷ lệ thanh toán và gia tăng tốc độ thanh toán. Hãy tìm hiểu xem khách hàng muốn nhận được những hình thức hóa đơn như thế nào và những thông tin cụ thể gì. Nếu hóa đơn của bạn phù hợp với hệ thống kế toán của khách hàng thì nó sẽ được trả nhanh hơn và thường xuyên hơn.