Kế toán doanh nghiệp ô tô, xe máy và bài toán tiết giảm thời gian, công sức theo dõi doanh số

Với đặc thù là doanh nghiệp có nghiệp vụ riêng biệt, kế toán doanh nghiệp ô tô, xe máy thường mất nhiều thời gian, công sức theo dõi doanh số theo từng nhân viên, cửa hàng, đại lý để tính lương, thưởng. Chính vì vậy, kế toán doanh nghiệp thương mại chuyên về lĩnh vực ô tô, xe máy cần tìm ra lời giải cho bài toán theo dõi và kiểm tra doanh số.

I. Mô tả nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp ô tô, xe máy

Với đặc điểm là doanh nghiệp về xe ô tô, xe máy, kế toán doanh nghiệp này cần đáp ứng đầy đủ những nghiệp vụ như:

• Mua hàng:
  – Có hoạt động nhập khẩu linh kiện, xe nên cần theo dõi ngoại tệ, thuế nhập khẩu, thuế TTĐB
  – Mua hàng hóa từ các nhà cung cấp trong nước
  – Mua ô tô, xe máy cũ
  – Mua phụ tùng và linh kiện xe của các hãng
  – Phát sinh nhiều chi phí mua hàng nhập khẩu nên cần phân bổ các chi phí vận chuyển, phí hải quan, …
• Bán hàng:
  – Bán cho các đại lý chính hãng, cửa hàng, công ty, người tiêu dùng,…
  – Quản lý doanh số của đại lý, nhân viên bán hàng, theo khu vực, hãng xe,
  – Quản lý doanh thu dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng
  – Quản lý thu hộ, chi hộ lệ phí trước bạ, phí đăng kiểm, …
  – Xây dựng chính sách giá cho từng nhóm đối tượng khách hàng , sản phẩm
• Quản lý kho:
  – Quản lý theo nhiều quy cách : số khung , số máy , hãng sản xuất, màu sắc , dòng xe, năm sản xuất
  – Số lượng sản phẩm nhiều: Có thể >1.000
  – Quản lý hàng khuyến mại, tặng kèm

| Đọc thêm: Công việc của kế toán bán hàng tại doanh nghiệp kinh doanh xe máy

II. Vấn đề doanh nghiệp kế toán gặp phải trong quá trình quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp

Theo khảo sát, kế toán các doanh nghiệp thương mại ô tô thường gặp khó khăn trong quá trình quản lý tài chính kế toán:

Đầu tiên, mất thời gian, công sức theo dõi doanh số theo từng nhân viên, cửa hàng, đại lý để tính lương, thưởng gây chậm trễ trong việc tăng cường động lực cho nhân viên kinh doanh.

Thứ hai, mất thời gian, công sức thống kê doanh thu bán hàng theo từng hãng, mặt hàng, thị trường để biết mặt hàng nào, thị trường nào kinh doanh tốt hoặc không. Từ đó tham mưu cho Giám đốc.

Thứ ba, mất thời gian trong việc kiểm tra đối chiếu các khoản thu hộ, chi hộ của khách hàng (Phí trước bạ, bảo hiểm, biển số xe).

Thứ tư, khó khăn trong việc quản lý tồn kho theo số khung, số máy, dòng xe, hãng xe, màu sắc dẫn đến mất thời gian, dễ xảy ra sai sót khi kiểm kê báo cáo hàng tồn kho, tính gia vốn xuất kho

Thứ năm, khó khăn trong việc quản lý theo dõi hàng khuyến mãi cho khách hàng dẫn đến mất thời gian, dễ bị thất thoát

Thứ sáu, khó khăn trong việc quản lý tiền ứng trước (tiền đặt cọc) của khách hàng dẫn đến mất thời gian trong quá trình kiếm tra công nợ theo từng khách hàng.

| Đọc thêm: Hướng dẫn cách hạch toán và trích khấu hao khi mua xe trên 1,6 tỷ
Chứng từ, nghiệp vụ kế toán khi mua ô tô bằng nguồn tiền của công ty

III. Giải pháp cho kế toán doanh nghiệp lĩnh vực ô tô, xe máy trong quản lý tài chính kế toán.

Hiện nay các doanh nghiệp ô tô, xe máy với đặc thù quản lý khác so với các doanh nghiệp lĩnh vực cơ bản. Các doanh nghiệp thường có 3 cách quản lý là quản lý bằng quy trình ngoài, quản lý bằng phần mềm viết riêng, quản lý bằng phần mềm kế toán.

#Quản lý bằng quy trình ngoài

Hầu hết kế toán doanh nghiệp đã và đang thực hiện theo phương pháp quản lý bằng quy trình ngoài với các doanh nghiệp lĩnh vực doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng ô tô, xe máy là các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ và siêu nhỏ, ít phát sinh nghiệp vụ. Việc quản lý bằng quy trình ngoài tốn nhiều thời gian và công sức của kế toán trong việc kiểm soát tình hình tài chính – kế toán và khiến chủ doanh nghiệp khó kiểm soát tình hình sức khỏe doanh nghiệp.

#Quản lý bằng phần mềm viết riêng

Do tính chất đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh ô tô, xe máy nên nhiều doanh nghiệp kinh doanh ô tô – xe máy lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán viết riêng đặc thù cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý bằng phần riêng cũng khiến kế toán gặp không ít khó khăn do phần mềm không ổn định, trong quá trình sửa lỗi thường mất một khoảng thời gian khiến công việc của kế toán bị ngưng trệ.

#Quản lý bằng phần mềm kế toán 

Sử dụng phần mềm kế toán đóng gói có lợi thế hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Hiện nay các phần mềm kế toán MISA – hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của kế toán doanh nghiệp kinh doanh ô tô, xe máy.

• Phần mềm cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo mặt hàng, nhóm hàng hóa, từng thị trường
• Phần mềm cho theo dõi, báo cáo doanh thu theo cả nhân viên bán hàng, cửa hàng, đại lý
• Cho phép xem báo cáo doanh thu từng mặt hàng, nhóm hàng hóa theo từng thị trường.

Với việc đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp, phần mềm kế toán hiện là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp kinh doanh ô tô, xe máy.

| Đọc thêm: Lĩnh vực kinh doanh ô tô, xe máy – một số phương pháp quản lý tốt hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp