Kế toán văn phòng phẩm và những sai sót thường gặp nhất

Đối với hàng hóa là văn phòng phẩm thường sẽ có sự đa dạng về chủng loại, nguồn gốc xuất xứ và số lượng mặt hàng có thể từ 1000 mặt hàng trở lên như bút, vở, sách, giấy… Tuy nhiên, cũng chính sự đa dạng đó khiến doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn trong công tác quản lý hàng hóa theo danh mục, quản lý doanh thu theo các cửa hàng, đại lý cũng như xây dựng chính sách giá cho các mặt hàng.

I. Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm

• Hoạt động mua hàng: Doanh nghiệp thực hiện hoạt động mua hàng đối với các văn phòng phẩm: giấy, bút, sách…của các nhà sản xuất trong nước để bán lại cho các cơ quan, nhà phân phối hoặc bán lẻ
• Hoạt động bán hàng:

+ Thông thường, các doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm sẽ thực hiện việc bán hàng thông qua các cửa hàng, đại lý nên sẽ phát sinh nhiều đơn hàng khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải luôn theo dõi đơn hàng của khách hàng để tính toán được số lượng nhập hàng, giao hàng đúng hạn
+ Số lượng hàng hóa của doanh nghiệp lĩnh vực này là vô cùng đa dạng lại cung cấp cho nhiều cơ quan, tổ chức hay nhà phân phối khác nhau nên doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng được chính sách giá cho từng mặt hàng, sản phẩm tránh khỏi những nhầm lẫn trong quá trình kinh doanh
+ Doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm thường có tỷ suất lợi nhuận cao. Tuy nhiên việc này khiến doanh nghiệp phải tìm cách đưa các loại chi phí thực tế doanh nghiệp không chi ra (mua thêm đầu vào) để giảm mức thuế phải nộp. Đây là rủi ro lớn vì nếu vi phạm việc trốn thuế với số tiền từ 100 triệu đồng thì doanh nghiệp có thể bị phạt với số tiền từ 100 triệu – 500 triệu hoặc phạt tù từ 03 tháng – 02 năm.

• Quản lý kho:

+ Số lượng mặt hàng với hơn 1000 mặt hàng, đa dạng về chủng loại khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong quá trình quản lý, doanh nghiệp cần quản lý hàng hóa theo chủng loại, màu sắc, nhà cung cấp
+ Hằng ngày doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ nhập xuất hàng, với số lượng lớn và nhiều chủng loại, chính vì vậy doanh nghiệp cần quản lý hàng hóa theo mã vạch để tiết kiệm thời gian công sức nhập liệu và hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn

II. Những khó khăn kế toán doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm đang gặp phải

Trong quá trình làm việc, kế toán doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm thường mất rất nhiều thời gian công sức và xảy ra nhầm lẫn, sai sót ở các nghiệp vụ sau:

▪️ Quản lý tồn kho hàng hóa theo mã quy cách (màu sắc, kích cỡ, chủng loại) và mã vạch

Với nhiều nghiệp vụ nhập xuất hàng số lượng lớn và đa dạng, do đó việc quản lý hàng hóa theo mã quy cách và mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức nhập liệu, góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh

▪️ Khó khăn trong công tác xác định chi tiết doanh thu giá vốn

Cũng bởi vì nhiều mặt hàng và có nhiều hàng hóa chưa có nguồn gốc khiến doanh nghiệp phải cân đối kho hàng vào cuối kỳ báo cáo. Nhiều doanh nghiệp để xử lý báo cáo đúng hạn sẽ chấp nhận việc xuất kho một loạt tại thời điểm cuối kỳ, xuất kho chưa tính đến lãi lỗ từng hóa đơn. Do đó đến thời điểm Cơ quan Thuế yêu cầu chi tiết doanh thu giá vốn theo từng mặt hàng/hóa đơn thì doanh nghiệp không thể giải trình được.

▪️ Theo dõi và áp dụng chính sách giá, chính sách chiết khấu cho các nhóm khách hàng khác nhau

Số lượng mặt hàng nhiều, đa dạng lại cung cấp cho nhiều cơ quan, tổ chức, nhà phân phối khác nhau nên doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm cần xây dựng chính sách giá cho từng mặt hàng với từng nhóm khách hàng khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tránh khỏi những nhầm lầm và mất uy tín.

III. Giải pháp giúp doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm quản lý tài chính – kế toán doanh nghiệp hiệu quả hơn

• Quản lý bằng quy trình ngoài:

Hiện nay nhiều doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm đang sử dụng công cụ quản lý thủ công để theo dõi hàng hóa theo chủng loại, màu sắc. Phương pháp này yêu cầu người quản lý phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng. Với phương pháp này, kế toán thường phải tự lập các báo cáo, biểu mẫu (mẫu biểu phiếu nhập, xuất kho…) nên dễ gặp phải những sai sót trong quá trình kiểm kê, báo cáo, đồng thời sẽ tốn nhiều thời gian và công sức thực hiện

• Quản lý bằng phần mềm

Công cụ quản lý tự động sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm hoạt động hiệu quả hơn, dễ dàng quản lý doanh thu, hàng hóa theo mã quy cách hay mã vạch.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 là phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay với hơn 200.000 doanh nghiệp toàn quốc tin dùng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm. Các tính năng nổi bật của phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng các nghiệp vụ doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm cần:

• Cho phép quản lý và cung cấp báo cáo tồn kho VTHH chi tiết theo nhiều mã quy cách, nhóm VTHH khác nhau giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác
• Tự động thiết lập chính sách giá bán, chính sách chiết khấu theo từng khách hàng, từng mặt hàng và tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng

• Cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo nhân viên bán hàng và nhân viên giao hàng, mặt hàng, nhóm hàng

• Cho phép kết nối với máy đọc mã vạch hoặc tự tạo mã vạch khi khai báo VTHH giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả kinh doanh

Anh/chị kế toán quan tâm có thể tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý hàng hóa hiệu quả với phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 tại link dưới đây: