Doanh nghiệp cần tìm hiểu trước khi đặt in hoá đơn

Hoá đơn là loại chứng từ rất quan trọng để người bán ghi nhận thông tin trong quá trình trao đổi, bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Trước nay, Bộ Tài chính uỷ quyền cho Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm in, phát hành để bán cho các tổ chức, cá nhân sử dụng một số loại hoá đơn gồm:

• Hóa đơn Giá trị gia tăng.
• Hóa đơn bán hàng thông thường.
• Hoá đơn cho thuê tài chính.
• Hoá đơn thu mua hàng.
• Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền).
• Các loại hoá đơn khác: tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và các loại khác như Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, Phiếu thu tiền dịch vụ hàng không, vận đơn vận chuyển hàng hoá…

Phần lớn các doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân vẫn sử dụng các loại hóa đơn của cơ quan thuế cấp, bán để kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp việc sử dụng hoá đơn do cơ quan thuế cấp, bán còn thiếu cả về chủng loại như chưa có hóa đơn xuất khẩu và hạn chế về số liên, chưa đáp ứng yêu cầu đặc thù kinh doanh trong quá trình luân chuyển chứng từ phục vụ công tác quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ sở. Chưa tạo chủ động cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trong hoạt động kinh doanh. Do chế độ quản lý hóa đơn chủ yếu thuộc chức năng của ngành thuế, doanh nghiệp không chủ động giám sát, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về các khoản chi mua hàng hóa. Thực tế, nhiều năm qua trên thị trường xuất hiện tình trạng mua, bán hóa đơn bất hợp pháp của một số đối tượng có nhu cầu sử dụng hoá đơn với mục đích chiếm đoạt tiền thuế (kê khai thuế GTGT đầu vào để hoàn thuế), hoặc để hợp pháp hóa các khoản chi phí không có hóa đơn, chứng từ để trốn thuế…

Để cải cách thủ tục hành chính về thuế theo Đề án 30 của Chính phủ nhằm giảm phiền hà cho các doanh nghiệp, ngày 14/5/2010 Chính phủ đã ban hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm giao quyền và trách nhiệm cho các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh trong việc tạo lập, quản lý và sử dụng hóa đơn phục vụ kinh doanh là xu hướng hoàn toàn đúng. Theo đó, việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn phải phù hợp các văn bản luật pháp khác, sự vận động của thực tiễn, mở rộng quyền tự chủ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ trong việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.

Đồng thời, từ năm 2011 trở đi, cơ quan thuế chỉ nhận đặt in hoá đơn để cấp, bán cho tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp, cơ quan thuế chỉ đóng vai trò hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra thực hiện việc tạo, in, phát hành hoá đơn theo mẫu quy định. Vì vậy, các doanh nghiệp phải chủ động trong việc tạo mẫu, đặt in hoá đơn để sử dụng và quản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh của mình và đảm bảo an toàn, không bị người khác lợi dụng làm giả hoá đơn.

Để đạt được mục đích đó, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trước và thận trọng trong việc tìm cho mình cơ sở in có đủ điều kiện, năng lực, chuyên môn cao, có tính bảo mật trong việc bảo quản các bản phim, bản kẽm và xử lý khuôn in, phôi in tốt. Doanh nghiệp cần phải quan tâm đặc biệt ngay từ khâu thiết kế mẫu hoá đơn (kể cả lô-gô quảng cáo của doanh nghiệp trên hoá đơn), chọn giấy in, mực in, ký hiệu nhận dạng hoá đơn để thuận tiện trong quá trình quản lý, sử dụng của doanh nghiệp và công tác thanh kiểm tra của ngành thuế sau này. Căn cứ nhu cầu của từng loại hoá đơn sử dụng trong năm để lập kế hoạch đặt in hoá đơn theo số lượng, chủng loại cho phù hợp. Đối với doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hoá đơn với số lượng ít có thể đặt in hoá đơn cho nhiều năm, tránh lãng phí.

Khi đã tìm hiểu và chuẩn bị tốt các vấn đề nêu trên, hy vọng rằng các doanh nghiệp thuộc diện đặt in hoá đơn ngay sau khi có Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính sẽ tìm được cho mình đối tác tin cậy. Từ đó, doanh nghiệp có đủ thời gian để chuẩn bị cho việc ký hợp đồng đặt in hoá đơn, kịp thời sử dụng vào đầu năm 2011 theo quy định.