Xây dựng & Mẫu Quy chế quản lý tài chính cho công ty cổ phần

Loại hình công ty cổ phần có sự tách biệt giữa quyền sở hữu và quyền điều hành nên Quy chế quản lý tài chính là văn bản quan trọng để tối ưu hóa dòng tiền, mà còn là công cụ để Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, giám sát tính minh bạch đội ngũ điều hành.

1. Mẫu quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần

Quy chế quản lý tài chính cho công ty cổ phần là văn bản gồm hệ thống các quy định nội bộ chi tiết về nguyên tắc, thủ tục quản lý, sử dụng vốn, tài sản, thu chi, lương thưởng và kiểm toán, chế độ kế toán,… nhằm đảm bảo hiệu quả, tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

[Tải ngay File Word – Mẫu quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần]

Một bản quy chế quản lý tài chính chuẩn thường có cấu trúc khung như sau:

• Chương I – Quy định chung: Giới thiệu về đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh, nguyên tắc cốt lõi và giải thích các thuật ngữ sử dụng.
• Chương II – Quản lý và sử dụng vốn, tài sản: Quy định chi tiết về hoạt động huy động vốn, đầu tư dự án và khấu hao tài sản cố định.
• Chương III – Quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận: Quy định cụ thể về quy trình phê duyệt chi tiêu và nguyên tắc lập, trích các quỹ.
• Chương IV – Quản lý tiền mặt và dòng tiền: Quy định về quỹ định mức, tạm ứng và thanh toán.
• Chương V – Chế độ kiểm toán, kế toán và báo cáo: Thời hạn lập báo cáo và trách nhiệm kiểm soát nội bộ.
• Chương VI – Điều khoản thi hành: Quy định cụ thể về hiệu lực và trách nhiệm tổ chức thực hiện.

2. Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính cho công ty cổ phần

Để quy chế quản lý tài chính đi vào vận hành của công ty cổ phần chứ không phải văn bản “vô nghĩa” thì ta tiến hành xây dựng quy chế tài chính theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý tài chính:
• Bước 2: Nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành (gồm Luật doanh nghiệp, Luật về kế toán, Kiểm toán, Các quy định / Thông tư về thuế,…).
• Bước 3: Đánh giá thực trạng và đặc điểm đặc thù của ngành.
• Bước 4: Tiến hành xây dựng dàn ý và tài liệu về Quy chế quản lý tài chính.
• Bước 5: Tạo khảo sát, thu thập ý kiến đóng góp.
• Bước 6: Hiệu chỉnh và hoàn thành quy chế quản lý tài chính cho công ty cổ phần.

3. Các nội dung cần có trong quy chế quản lý tài chính cho công ty cổ phần

Vì đặc thù về cơ chế cơ cấu tổ chức và quản trị của công ty cổ phần, nên Quy chế quản lý tài chính cho công ty cổ phần cần có các nội dung sau:

• Quản lý vốn và cổ phần:
  • Quy định cụ thể về phương thức huy động vốn thông qua phát hành thêm cổ phần hoặc trái phiếu.
  • Cơ chế quản lý cổ phiếu quỹ và chi trả cổ tức cho cổ đông.
• Hệ thống định mức và phê duyệt:
  • Xây dựng bảng hạn mức phê duyệt chi tiêu theo từng cấp bậc quản lý (Tổng giám đốc, Trưởng phòng, Quản đốc).
  • Quy trình tạm ứng và hoàn ứng để kiểm soát chặt chẽ tiền mặt.
• Phân phối lợi nhuận sau thuế:
  • Tỷ lệ trích lập các quỹ bắt buộc như: Quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng, phúc lợi.
  • Điều kiện để được chia cổ tức theo quy định của Luật Doanh nghiệp (sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các khoản nợ đến hạn).
• Cơ chế giám sát tài chính:
  • Quyền hạn của Ban Kiểm soát trong việc tiếp cận sổ sách kế toán.
  • Quy định về việc thuê đơn vị kiểm toán độc lập định kỳ hàng năm.