Các bước để tiết kiệm thời gian, sức lực và tiền bạc…nhờ uỷ nhiệm

Khi bạn uỷ nhiệm thất bại thì 2 vấn đề cơ bản sẽ nảy sinh. Thứ nhất, bạn phải làm những công việc mà người khác có thể làm hiệu quả hơn và với chi phí thấp hơn. Thứ hai, bạn phung phí thời gian và nguồn lực của dự án mà kết cục chỉ có bạn là người chuẩn bị kỹ nhất. Trong thực tế, bạn đã tiêu phí những nguồn lực có giá trị: thời gian, tiền bạc và nhuệ khí của cả tập thể.

Các bước dưới đây sẽ giúp bạn uỷ nhiệm tốt hơn:

Nếu bạn không tin một hay nhiều hơn trong số những nhân viên của bạn, hãy thử suy nghĩ xem tại sao. Họ không đáng tin cậy? Họ không có khả năng giải quyết công việc mà bạn muốn giao cho? Sau đó hãy tự hỏi mình liệu có phải chính những hành động của bạn là nguyên nhân gây ra sự thiếu niềm tin: bạn đã từng có phản hồi thoả đáng (tích cực/tiêu cực) về việc thực hiện công việc hay chưa? Bạn có uỷ quyền tốt như trao trách nhiệm chưa? Bạn có hỗ trợ và tích cực xây dựng niềm tin đối với những người khác không? Bạn có khuyến khích nhân viên đưa ra những thắc mắc không?

2. Tránh tìm kiếm sự hoàn hảo

Thay vì cố gắng đạt tới sự hoàn hảo, hãy xây dựng một tiêu chuẩn chất lượng và đưa ra thời hạn để có thể đạt được nó. Sau đó hãy để cho nhân viên của bạn lựa chọn bất cứ một cách thức hợp lý nào để đạt được mục tiêu.

Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Xây dựng một hệ thống kiểm soát để có thể nhận được phản hồi đều đặn. Và chắc chắn rằng nhân viên của bạn hiểu và chấp nhận công việc trước khi bạn uỷ quyền nó.

Đôi khi các nhà quản lý tin rằng chỉ có họ mới có thể làm được. Niềm tin này thường lớn dần lên bởi nhân viên giải quyết công việc khác với các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên thực hiện một dự án theo cách khác biệt không có nghĩa là nó được làm tốt hơn hay xấu hơn. Nếu bạn và nhân viên của bạn xác định mục tiêu cần đạt, tiêu chuẩn cần tuân thủ, sau đó là phương pháp thì không có lý do gì dự án lại thất bại.

Uỷ nhiệm rất khó đối với những ai thích tự mình thực hiện công việc hơn là quản lý nó. Mỉa mai thay, những người được thăng chức quản lý thường do khả năng về kỹ thuật của họ nhiều hơn là khả năng lãnh đạo. Nếu bạn thích tự mình làm việc hơn là hoạch định, tổ chức và uỷ nhiệm thì bạn cần phải biết điều đó. Bạn không muốn tự thấy mình trong một hoàn cảnh mà bạn đang điều hành công việc của những người khác.

Những nhân viên tỏ ra miễn cưỡng nhận nhiệm vụ khi sai lầm thường bị phạt hơn là được chấp nhận như một phần của việc học hỏi.

Sự sẵn lòng chấp nhận sai lầm của bạn sẽ khuyến khích nhân viên nhận nhiệm vụ mới. Rủi ro thất bại được tối thiểu hoá nếu bạn uỷ nhiệm một cách thực tế, cung cấp nguồn lực thích đáng và giải thích nhiệm vụ một cách thông suốt.