Thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH mới nhất theo quy định hiện hành

Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, nhiều cá nhân, hộ kinh doanh lựa chọn chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH để nâng cao uy tín, tối ưu quản lý và giảm rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, để thực hiện đúng quy định, chủ kinh doanh cần nắm rõ hồ sơ, thủ tục cũng như các lợi ích khi chuyển đổi mô hình. Bài viết của phần mềm quản lý kế toán MISA SME sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình và những vấn đề quan trọng cần lưu ý khi chuyển đổi.

1. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH 

Theo quy định hiện hành, khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị những giấy tờ dưới đây. 

1.1 Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH một thành viên 

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp 
• Điều lệ công ty 
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật 
• Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu công ty (đổi với chủ sở hữu là cá nhân)
• Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức (đối với chủ sở hữu là tổ chức, trừ trường hợp chủ sở hữu là Nhà nước)
• Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo pháp luật (nếu có)

Lưu ý: 

• Nếu chủ sở hữu là tổ chức nước ngoài, giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cần có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định pháp luật hiện hành.

1.2 Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH hai thành viên 

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp 
• Điều lệ công ty 
• Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, cổ đông sáng lập hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với cá nhân);
• Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với trường hợp thành viên, cổ đông là tổ chức;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền (nếu có).

Lưu ý: 

• Nếu thành viên hoặc cổ đông là tổ chức nước ngoài, giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự
• Trường hợp doanh nghiệp có yếu tố vốn đầu tư nước ngoài, cần bổ sung Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư.

2. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tương ứng với loại hình công ty TNHH dự kiến thành lập theo quy định pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính 
• Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Sau khi nhận thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nộp lại hồ sơ giấy bản gốc tại bộ phận 1 cửa theo quy định 

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định và trả kết quả 

• Thời gian xử lý: Khoảng 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
• Nếu hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại hồ sơ.

Bước 4: Chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh 

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thủ tục phối hợp để chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh theo quy định.

Bước 5: Thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải đăng bố cáo thông tin thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

3. Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên công ty trách nhiệm hữu hạn 

Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang mô hình doanh nghiệp, chủ kinh doanh có thể nhận được nhiều lợi thế quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển lâu dài, cụ thể như sau:

Lợi ích về pháp lý và hoạt động kinh doanh

• Doanh nghiệp được hoạt động dưới tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thuận lợi hơn khi ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch dân sự và vay vốn ngân hàng
• Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi phần vốn góp hoặc vốn điều lệ
• Doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các chương trình hỗ trợ từ hiệp hội ngành nghề và chính sách ưu đãi đầu tư của Nhà nước
• Có thể huy động thêm vốn từ tổ chức, cá nhân khác
• Thuận lợi hơn trong việc tiếp cận nguồn vốn vay ngân hàng, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và nâng cao uy tín trên thị trường

Chính sách hỗ trợ của Nhà nước khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu và miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu
• Miễn lệ phí môn bài trong vòng 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu
• Miễn phí thẩm định và lệ phí cấp giấy phép kinh doanh lần đầu đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện
• Được tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ miễn phí trong việc soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp
• Được tư vấn, hỗ trợ miễn phí về thủ tục thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 03 năm kể từ ngày thành lập doanh nghiệp
• Có thể được miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định pháp luật về thuế

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH không chỉ giúp nâng cao vị thế pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp mở rộng quy mô, tiếp cận nguồn vốn và hưởng các chính sách hỗ trợ từ Nhà nước. Để quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, đúng quy định, chủ kinh doanh nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành.