Thành lập công ty xuất nhập khẩu là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp tham gia hoạt động giao thương quốc tế một cách hợp pháp. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả, cá nhân và tổ chức cần nắm rõ các quy định về điều kiện thành lập, ngành nghề, mặt hàng xuất nhập khẩu cũng như hồ sơ, thủ tục pháp lý liên quan. Bài viết dưới đây của Phần mềm kế toán MISA SME sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình cần thiết khi thành lập công ty xuất nhập khẩu.
1. Công ty xuất nhập khẩu là gì?
Công ty xuất nhập khẩu là doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, chuyên thực hiện các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp có tên riêng, tài sản độc lập, trụ sở giao dịch rõ ràng và thường được tổ chức dưới các loại hình như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần,…
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, công ty xuất nhập khẩu giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối thị trường trong nước với thị trường toàn cầu, thúc đẩy lưu thông hàng hóa, mở rộng cơ hội kinh doanh và đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia.
Theo Điều 3 Nghị định 187/2013/NĐ-CP, quyền kinh doanh xuất nhập khẩu được quy định cụ thể như sau:
- Đối với thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài
- Được quyền xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đã đăng ký kinh doanh,
- Trừ trường hợp hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
- Chi nhánh của thương nhân được thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu theo ủy quyền hợp pháp của thương nhân.
- Đối với thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài và chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam: Khi thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, ngoài việc tuân thủ các quy định pháp luật trong nước, còn phải:
- Phù hợp với các cam kết quốc tế mà Việt Nam là thành viên,
- Tuân theo lộ trình mở cửa thị trường do Bộ Công Thương công bố,
- Chấp hành các quy định pháp luật có liên quan khác.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện: Thương nhân ngoài việc tuân thủ quy định chung về xuất nhập khẩu, còn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện riêng đối với từng loại hàng hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
2. Điều kiện thành lập công ty xuất nhập khẩu
Điều kiện đăng ký ngành nghề xuất nhập khẩu là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với cá nhân, tổ chức trước khi tham gia hoạt động giao thương quốc tế. Các nội dung liên quan đến chủ thể kinh doanh, ngành nghề, mặt hàng xuất nhập khẩu, vốn điều lệ, trụ sở và giấy phép chuyên ngành đều phải tuân thủ quy định pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo việc thành lập công ty xuất nhập khẩu diễn ra hợp pháp và hiệu quả.
2.1 Điều kiện về chủ thể thành lập công ty
Cá nhân, hộ kinh doanh, hợp tác xã khi có nhu cầu thành lập công ty xuất nhập khẩu phải đã đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, khi thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu cần:
- Tuân thủ các cam kết quốc tế mà Việt Nam là thành viên
- Căn cứ vào danh mục hàng hóa và lộ trình mở cửa thị trường do Bộ Công Thương công bố
- Chấp hành đầy đủ các quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP và các văn bản pháp luật có liên quan
2.2. Điều kiện về mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu
Doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh các loại hàng hóa không thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng xuất nhập khẩu, hoặc các mặt hàng bị hạn chế theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.
Đối với những mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện (được quy định tại Phụ lục III Nghị định 69/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp phải xin giấy phép chuyên ngành từ cơ quan có thẩm quyền trước khi tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu.
Ngoài ra, các loại hàng hóa thuộc diện kiểm dịch, áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, hoặc yêu cầu về an toàn thực phẩm phải được cơ quan chức năng kiểm tra, xác nhận đủ điều kiện trước khi thông quan.
2.3 Điều kiện về vốn điều lệ
Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với công ty xuất nhập khẩu. Do đó, doanh nghiệp có thể chủ động xác định mức vốn điều lệ phù hợp với năng lực tài chính và quy mô hoạt động.
Tuy nhiên, đối với các ngành nghề kinh doanh đặc thù như bảo hiểm, dịch vụ bảo vệ, sản xuất phim,…, pháp luật có quy định riêng về vốn pháp định hoặc vốn ký quỹ. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp phải đảm bảo vốn điều lệ không thấp hơn mức tối thiểu theo quy định.
2.4 Các điều kiện khác
Điều kiện về tên doanh nghiệp
Tên công ty xuất nhập khẩu phải tuân thủ quy định tại Điều 37 đến Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:
- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc
- Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục, truyền thống văn hóa, đạo đức xã hội
- Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội nếu không được phép.
Điều kiện về trụ sở doanh nghiệp
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, trụ sở chính của công ty xuất nhập khẩu phải:
- Đặt trên lãnh thổ Việt Nam
- Có địa chỉ xác định rõ ràng (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố)
- Là địa điểm liên lạc chính thức của doanh nghiệp, có thông tin liên hệ cụ thể như số điện thoại, email (nếu có).
Doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể chỉ dùng cho mục đích cư trú.
3. Hồ sơ và thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu
Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và chính thức hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cá nhân, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ pháp lý theo quy định. Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị như sau:
3.1 Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cá nhân/tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH từ hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần)
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu và các thành viên/cổ đông góp vốn
- Trường hợp thành viên/chủ sở hữu là tổ chức: bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập
- Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật), kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
3.2 Thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu
Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, tuy nhiên doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động khi được thành lập hợp pháp và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy trình thành lập sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.
Bước 1: Chuẩn bị thông tin đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các nội dung sau:
- Tên công ty (không trùng, không gây nhầm lẫn)
- Loại hình doanh nghiệp phù hợp
- Vốn điều lệ theo quy mô hoạt động
- Ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu
- Địa chỉ trụ sở hợp pháp
- Người đại diện theo pháp luật.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập
Hồ sơ đăng ký thành lập công ty xuất nhập khẩu bao gồm:
- Đơn đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty
- Danh sách thành viên/cổ đông
- Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của cá nhân liên quan
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức góp vốn (nếu có)
- Văn bản ủy quyền và giấy tờ kèm theo (nếu nộp hồ sơ thay)
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ thành lập, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức nộp như sau:
- Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư
- Cách 2: Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Nếu hồ sơ hợp lý, thời gian xử lý trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp. Hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ được yêu cầu sửa đổi và bổ sung.
Bước 4: Công bố thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận để tránh bị xử phạt hành chính.
Bước 5: Xin giấy phép xuất nhập khẩu (nếu có)
Tùy theo mặt hàng kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành theo quy định.
Trường hợp hàng hóa không thuộc diện cấp phép, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu tại cơ quan hải quan theo quy định.
Bước 6: Khắc con dấu doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty tiến hành khắc dấu pháp nhân và tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định hiện hành.
Bước 7: Hoàn tất thủ tục sau thành lập
Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:
- Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
- Đăng ký chữ ký số điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Kê khai và nộp thuế môn bài
- Góp đủ vốn điều lệ trong vòng 90 ngày
- Xin chứng chỉ, giấy phép hoạt động (nếu ngành nghề yêu cầu).
4. Lưu ý khi thành lập công ty xuất nhập khẩu
Xuất nhập khẩu là lĩnh vực tiềm năng nhưng cũng chịu sự quản lý chặt chẽ của pháp luật. Vì vậy, khi thành lập công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề quan trọng để đảm bảo hoạt động đúng quy định, hạn chế rủi ro và vận hành hiệu quả. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhanh chóng tiếp cận thị trường quốc tế.
4.1 Lưu ý về mã ngành đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần đăng ký đúng và đầy đủ các ngành nghề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu cũng như các loại hàng hóa dự kiến kinh doanh. Mỗi nhóm hàng hóa như nông sản, thủy sản, điện tử, dược phẩm… có thể đi kèm những điều kiện riêng như giấy phép chuyên ngành, chứng chỉ đủ điều kiện hoặc yêu cầu về vốn.
Do đó, doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ quy định đối với từng loại hàng hóa, đồng thời cân nhắc tập trung vào một số mặt hàng chủ lực để giảm bớt thủ tục hành chính và tối ưu chi phí vận hành trong giai đoạn đầu.
Mặc dù hoạt động xuất nhập khẩu không bị giới hạn bởi mã ngành cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo một số mã ngành liên quan phổ biến sau:
| STT | Ngành nghề | Mã ngành |
| 1 | Kho bãi và lưu giữ hàng hóa | 5210 |
| 2 | Bốc xếp hàng hóa | 5224 |
| 3 | Dịch vụ hỗ trợ vận tải, giao nhận, làm thủ tục hải quan | 5229 |
| 4 | Dịch vụ đóng gói | 8292 |
| 5 | Dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác | 8299 |
4.2 Lưu ý về vốn góp kinh doanh
Trước khi đăng ký vốn điều lệ, doanh nghiệp cần xác định rõ ngành nghề xuất nhập khẩu có yêu cầu vốn pháp định hay không.
- Trường hợp ngành nghề có quy định về vốn pháp định, vốn điều lệ đăng ký không được thấp hơn mức tối thiểu theo quy định.
- Nếu không có yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với năng lực tài chính và quy mô hoạt động.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục thành lập và góp vốn đúng thời hạn theo quy định pháp luật để đảm bảo tư cách pháp lý trong quá trình hoạt động.
5. Mã ngành nghề hoạt động xuất nhập khẩu và lưu ý
Trong hệ thống ngành nghề kinh doanh tại Việt Nam, xuất nhập khẩu không có mã ngành riêng biệt. Doanh nghiệp khi thành lập có thể đăng ký các mã ngành liên quan để phục vụ hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau:
| STT | Tên ngành nghề | Mã ngành |
| 1 | Kho bãi và lưu giữ hàng hóa | 5210 |
| 2 | Bốc xếp hàng hóa | 5224 |
| 3 | Dịch vụ hỗ trợ vận tải, giao nhận, đại lý hải quan, môi giới thuê tàu/máy bay, bao gói – dỡ hàng | 5229 |
| 4 | Dịch vụ đóng gói hàng hóa | 8292 |
| 5 | Dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác | 8299 |
Một số lưu ý khi đăng ký mã ngành:
- Doanh nghiệp cần kết hợp đăng ký mã ngành phù hợp với từng loại hàng hóa dự kiến xuất nhập khẩu.
- Việc đăng ký thiếu mã ngành có thể phát sinh thủ tục bổ sung, gây chậm trễ trong quá trình xin giấy phép và triển khai hoạt động kinh doanh.
6. Kinh nghiệm khi thành lập công ty xuất nhập khẩu
- Kinh nghiệm về hàng hóa: Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ quy định đối với từng loại hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành. Có thể tham khảo chi tiết tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Ngoài ra, hoạt động xuất nhập khẩu thường yêu cầu nguồn vốn lớn, do đó cần chuẩn bị tài chính phù hợp với quy mô kinh doanh.
- Kinh nghiệm lập kế hoạch kinh doanh: Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch kinh doanh rõ ràng, bao gồm: đánh giá sản phẩm, nghiên cứu thị trường, xác định khách hàng mục tiêu, chiến lược marketing, kế hoạch tài chính và dự toán chi phí theo từng giai đoạn.
- Kinh nghiệm đặt tên doanh nghiệp: Tên công ty phải không trùng, không gây nhầm lẫn, đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp có thể bổ sung cụm từ “Xuất Nhập Khẩu”, sử dụng tên tiếng Anh hoặc tên viết tắt để thuận tiện trong giao dịch quốc tế.
- Kinh nghiệm lựa chọn trụ sở: Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng văn phòng ảo hoặc địa chỉ hợp pháp tiết kiệm chi phí, miễn đáp ứng điều kiện về địa chỉ rõ ràng và đúng quy định.
- Kinh nghiệm về vốn điều lệ và góp vốn:
-
-
- Vốn điều lệ được xác định theo ngành nghề và quy mô hoạt động
- Việc góp vốn phải hoàn tất trong 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Vốn góp có thể bằng tiền mặt, ngoại tệ hoặc tài sản hợp pháp
-
- Kinh nghiệm chọn người đại diện theo pháp luật: Người đại diện theo pháp luật cần có năng lực quản lý và hiểu biết pháp lý, đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và chịu trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến 1 số vấn đề khác như:
- Đăng ký đầy đủ ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu có)
- Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, thực hiện nghĩa vụ thuế
- Xây dựng thương hiệu và cập nhật kiến thức pháp luật, thị trường
- Chủ động phương án huy động vốn khi mở rộng hoạt động
7. Giải đáp 1 số thắc mắc
Câu hỏi: Mở công ty xuất nhập khẩu cần bao nhiêu vốn?
Trả lời: Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu. Doanh nghiệp có thể đăng ký mức vốn phù hợp với nhu cầu; trên thực tế, nhiều công ty chỉ đăng ký từ 5.000.000 đồng.
Câu hỏi: Hàng hóa cấm xuất nhập khẩu gồm những gì?
Trả lời: Bao gồm các mặt hàng liên quan đến quốc phòng – an ninh, sức khỏe cộng đồng, môi trường, đạo đức xã hội, quyền sở hữu trí tuệ hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (theo Luật Quản lý ngoại thương 2017).
Câu hỏi: Giấy phép xuất nhập khẩu là gì?
Trả lời: Là văn bản xác nhận tính hợp pháp của hoạt động xuất hoặc nhập khẩu đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Nhìn chung, thành lập công ty xuất nhập khẩu sẽ trở nên đơn giản hơn nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ, đăng ký ngành nghề phù hợp và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển ổn định trên thị trường quốc tế.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
