Tổng hợp 6 mẫu biên bản họp công ty cổ phần thông dụng

Quản trị và vận hành một công ty cổ phần đòi hỏi sự minh bạch và tuân thủ pháp lý khắt khe. Trong đó, biên bản họp công ty cổ phần là văn bản rất quan trọng, dùng để ghi nhận, thông qua và hợp pháp hóa mọi quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, phần mềm kế toán MISA SME sẽ tổng hợp trọn bộ các biểu mẫu file Word mới nhất 2026, đáp ứng đúng chuẩn Luật Doanh nghiệp hiện hành.

1. Tổng hợp 7 mẫu biên bản họp công ty cổ phần 2026

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định bất kỳ biểu mẫu bắt buộc nào đối với biên bản họp nội bộ. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự thiết kế hình thức văn bản phù hợp với nhu cầu quản trị, miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu (thời gian, địa điểm, thành phần, kết quả biểu quyết…) theo quy định tại Điều 150 và Điều 158. Dưới đây là một số biểu mẫu biên bản họp trong công ty cổ phần:

1.1. Biên bản họp hội đồng quản trị công ty cổ phần

Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty, thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc bất thường để quyết định các vấn đề về chiến lược, kinh doanh. Mẫu biên bản họp HĐQT công ty cổ phần dưới đây đã được thiết kế chuẩn chỉnh để ghi nhận đầy đủ ý kiến và tỷ lệ biểu quyết của các thành viên.

[Tải miễn phí Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị tại đây]

1.2. Biên bản họp cổ đông công ty cổ phần

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyết định cao nhất. Mẫu biên bản họp cổ đông công ty cổ phần này được sử dụng cho các kỳ họp thường niên (hoặc bất thường), giúp thư ký dễ dàng điền thông tin về túc số tham dự, báo cáo tài chính và các định hướng phát triển.

[Tải file word biên bản họp Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần tại đây]

1.3. Biên bản họp bầu giám đốc công ty cổ phần

Khi có sự thay đổi nhân sự cấp cao, đặc biệt là người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải lập biên bản họp bầu giám đốc công ty cổ phần (hoặc Tổng giám đốc/Miễn nhiệm). Đây là tài liệu không thể thiếu trong bộ hồ sơ nộp lên Sở Kế hoạch & Đầu tư.

[Tải miễn phí biên bản họp bầu giám đốc công ty cổ phần tại đây]

1.4. Biên bản họp chia cổ tức công ty cổ phần

Việc phân phối lợi nhuận luôn là vấn đề được các nhà đầu tư quan tâm nhất. Mẫu biên bản họp chia cổ tức công ty cổ phần sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ ràng mức chi trả, tỷ lệ phần trăm, hình thức (tiền mặt hay cổ phiếu) và thời gian thực hiện minh bạch.

[Tải miễn phí Biên bản họp chia cổ tức công ty cổ phần file word tại đây]

1.5. Biên bản họp thành lập công ty cổ phần

Dành cho các sáng lập viên (Founder) ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp. Biên bản họp thành lập công ty cổ phần ghi nhận sự đồng thuận về việc lập doanh nghiệp, thông qua dự thảo Điều lệ và bầu ra HĐQT nhiệm kỳ đầu tiên.

[Tải miễn phí mẫu biên bản họp thành lập công ty cổ phần file Word tại đây]

1.6. Biên bản họp góp vốn công ty cổ phần

Để minh bạch hóa quá trình huy động vốn, biên bản họp góp vốn công ty cổ phần được lập ra nhằm xác nhận cam kết của các cổ đông về số lượng cổ phần mua, loại tài sản góp vốn (tiền mặt, máy móc, quyền sở hữu trí tuệ…) và tiến độ thực hiện.

[Tải miễn phí mẫu biên bản họp góp vốn công ty cổ phần file Word tại đây]

1.7. Biên bản họp giải thể công ty cổ phần

Khi doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động, các cổ đông cần ngồi lại để thông qua nghị quyết giải thể. Mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần này đã bao gồm các nội dung bắt buộc về lý do giải thể và phương án thanh lý tài sản, thanh toán nợ nần.

[Tải miễn phí mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần file word tại đây]

2. Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản họp

Dù sử dụng loại biên bản họp công ty cổ phần nào, văn bản này bắt buộc phải đảm bảo các nội dung cốt lõi để có giá trị pháp lý. Căn cứ theo Điều 150 (đối với họp Đại hội đồng cổ đông) và Điều 158 (đối với họp Hội đồng quản trị) của Luật Doanh nghiệp 2020, một biên bản hợp lệ phải bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
• Thông tin cuộc họp: Thời gian, địa điểm, mục đích, chương trình họp.
• Thành phần tham dự:
  • Đối với ĐHĐCĐ: Ghi rõ tổng số cổ đông dự họp và tổng số phiếu biểu quyết của họ (kèm phụ lục danh sách đăng ký dự họp).
  • Đối với HĐQT: Ghi rõ họ tên các thành viên dự họp và người không dự họp (kèm lý do).
• Tiến trình thảo luận: Tóm tắt diễn biến cuộc họp và ý kiến phát biểu của từng người về từng vấn đề.
• Kết quả biểu quyết: Ghi rõ kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề (số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến).
• Chữ ký xác nhận: Họ tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký. (Lưu ý: Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký, biên bản vẫn có hiệu lực nếu được tất cả thành viên HĐQT khác dự họp ký xác nhận theo Khoản 2 Điều 158).

3. Một số sai lầm khiến biên bản họp bị vô hiệu

Trong quá trình hành nghề thực tế, rất nhiều doanh nghiệp bị cơ quan nhà nước từ chối hồ sơ chỉ vì những lỗi rất nhỏ trong biên bản. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến nhất:

• Không đủ điều kiện túc số tiến hành họp: Biên bản sẽ vô hiệu nếu cuộc họp được tiến hành khi không đủ số lượng đại diện theo luật định.
  • Căn cứ Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ nhất chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định).
  • Căn cứ Điều 157, cuộc họp HĐQT chỉ được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp.
• Ghi sai thể thức biểu quyết: Nhiều biên bản chỉ ghi chung chung “100% đồng ý” mà không ghi rõ số lượng cổ phần đại diện cho sự đồng ý đó, hoặc bỏ quên việc ghi nhận các ý kiến phản đối/bảo lưu.
• Không thông qua biên bản trước khi bế mạc: Theo nguyên tắc, biên bản họp phải được lập xong, đọc lại cho toàn thể người dự họp nghe và thông qua ngay trước khi bế mạc cuộc họp. Việc ký hồi tố (họp xong mấy ngày sau mới soạn và ký) rất dễ dẫn đến tranh chấp pháp lý nội bộ. (Căn cứ Điểm i Khoản 1 Điều 150 và Điểm h Khoản 1 Điều 158 Luật doanh nghiệp 2020, văn bản yêu cầu phải thông qua biên bản ngay trước khi bế mạc cuộc họp.)

4. Câu hỏi thường gặp khi lập biên bản họp của CTCP

Hỏi: Biên bản họp có cần công chứng không?

Trả lời: Luật Doanh nghiệp 2020 không có điều khoản nào bắt buộc các biên bản họp công ty cổ phần nội bộ phải công chứng hay chứng thực. Các văn bản này chỉ cần có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của công ty là đã phát sinh hiệu lực. Tuy nhiên, nếu nghị quyết trong cuộc họp liên quan đến giao dịch tài sản đặc thù (như chuyển nhượng quyền sử dụng đất), doanh nghiệp phải tuân thủ thêm quy định công chứng của Luật Đất đai và Luật Công chứng.

Hỏi: Mẫu biên bản họp HĐQT khác gì họp ĐHĐCĐ?

Trả lời: Sự khác biệt lớn nhất nằm ở thành phần và thẩm quyền.

Lời kết

Việc lập và lưu trữ biên bản họp công ty cổ phần đúng quy định của Luật Doanh nghiệp mới nhất là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và giá trị pháp lý cho các quyết nghị của doanh nghiệp.