Mẫu sổ cổ đông công ty cổ phần mới nhất và hướng dẫn cách lập

Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu pháp lý “sống còn” để minh bạch hóa quản trị và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của nhà đầu tư. Tuy nhiên, trước những thay đổi quan trọng từ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), nhiều biểu mẫu nội bộ buộc phải được rà soát lại.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn mẫu sổ cổ đông công ty cổ phần chuẩn xác nhất, cùng hướng dẫn chi tiết cách lập và lưu trữ hồ sơ theo đúng luật hiện hành và các quy định mới.

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy hoặc tập hợp dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty.

Về mặt pháp lý, đây là tài liệu bắt buộc. Việc ghi nhận đầy đủ thông tin vào sổ cổ đông là cơ sở hợp pháp để một cá nhân hoặc tổ chức chính thức thực thi các quyền của cổ đông như: quyền biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông, quyền nhận cổ tức và quyền chuyển nhượng cổ phần.

2. Mẫu sổ cổ đông công ty cổ phần mới nhất

Để hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả, dưới đây là mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần được thiết kế bám sát các yêu cầu mới nhất.

[Tải miễn phí mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần]

Lưu ý về Giấy tờ pháp lý: Theo khoản 16 Điều 1 Luật sửa đổi 2025 (sửa đổi Điều 4 Luật 2020), giấy tờ pháp lý của cá nhân hiện nay bao gồm: thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, Hộ chiếu. Doanh nghiệp cần cập nhật từ “CMND” sang “Thẻ Căn cước” trong biểu mẫu.

Lưu ý về Chủ sở hữu hưởng lợi: Theo khoản 11 Điều 1 Luật sửa đổi 2025 (sửa đổi Điều 25 Luật 2020), danh sách thành viên/cổ đông phải bao gồm thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (người thực sự nắm quyền chi phối). Do đó, mẫu sổ nên có cột ghi chú để theo dõi đối tượng này.

3. Nội dung bắt buộc phải có trong sổ cổ đông công ty cổ phần

Để đảm bảo tính hợp lệ, mẫu sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần phải bao gồm đầy đủ các nội dung chủ yếu sau theo Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Thông tin công ty: Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty.
• Thông tin về cổ phần: Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
• Thông tin về vốn: Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
• Thông tin cổ đông:
  • Đối với cá nhân: Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý cá nhân (Thẻ Căn cước/Hộ chiếu).
  • Đối với tổ chức: Tên, mã số doanh nghiệp (hoặc số giấy tờ pháp lý), địa chỉ trụ sở chính.
• Chi tiết sở hữu: Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

4. Hướng dẫn cách lập và ghi sổ đăng ký cổ đông

Việc lập sổ cần tuân thủ quy trình chặt chẽ để tránh tranh chấp:

• Thu thập thông tin: Yêu cầu cổ đông cung cấp bản sao Thẻ Căn cước/Hộ chiếu/ĐKKD còn hiệu lực.
• Xác định ngày đăng ký: Ngày đăng ký cổ phần là ngày cổ đông thanh toán đầy đủ tiền mua cổ phần. Đây là thời điểm xác lập tư cách cổ đông.
• Ghi loại cổ phần: Phân biệt rõ cổ phần phổ thông và cổ phần ưu đãi (nếu có).
• Ký xác nhận: Sổ phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty để có giá trị pháp lý.

5. Quy định pháp luật quan trọng về sổ đăng ký cổ đông

5.1. Thời điểm lập sổ đăng ký cổ đông

Căn cứ khoản 1 điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông ngay khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi có cổ đông mới thanh toán đủ tiền mua cổ phần, thông tin phải được ghi vào sổ ngay lập tức.

5.2. Quy định về thay đổi thông tin cổ đông

• Trường hợp chuyển nhượng, thay đổi thông tin chung: Cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc phải thông báo kịp thời cho công ty để cập nhật vào sổ. Nếu không thông báo, công ty không chịu trách nhiệm về việc mất liên lạc.
• [MỚI] Quy định đối với cổ đông nước ngoài: Từ 01/07/2025, công ty cổ phần (trừ công ty niêm yết) phải thông báo cho Sở KH&ĐT chậm nhất là 03 ngày làm việc sau khi có thông tin hoặc có thay đổi thông tin về cổ đông là cá nhân/tổ chức nước ngoài.

5.3. Quy định về lưu trữ và quản lý

• Địa điểm lưu trữ: Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ (như Trung tâm lưu ký chứng khoán).
• [MỚI] Yêu cầu lưu giữ thông tin “Chủ sở hữu hưởng lợi”: Theo khoản 2 Điều 1 Luật sửa đổi 2025 (bổ sung khoản 5a Điều 8 Luật 2020), doanh nghiệp có nghĩa vụ thu thập, cập nhật và lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Thông tin này phải được lưu giữ ít nhất 05 năm kể từ ngày doanh nghiệp giải thể/phá sản.

6. Quy định xử phạt với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông

Việc không tuân thủ quy định về sổ cổ đông sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc.

Căn cứ theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư:

• Hành vi không lập sổ: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định.
• Hành vi không lưu trữ: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính (trong đó có sổ đăng ký cổ đông).

Đồng thời, doanh nghiệp buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là lập và lưu giữ sổ theo đúng quy định pháp luật. Do đó, ngay từ thời điểm thành lập, Ban giám đốc và Kế toán cần hoàn thiện ngay biểu mẫu này để phòng ngừa rủi ro pháp lý.