Trong quá trình quyết toán thuế, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn lúng túng khi xác định điều kiện, hồ sơ và thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định mới. Việc nắm rõ quy trình không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi hoàn thuế mà còn hạn chế sai sót khi kê khai với cơ quan thuế.
Trong bài viết dưới đây, phần mềm kế toán SME sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm, điều kiện, hồ sơ đến cách tính và quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân online mới nhất, giúp người nộp thuế thực hiện đúng và đầy đủ theo quy định hiện hành.
1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì? Điều kiện hoàn thuế TNCN
1.1. Hoàn thuế TNCN là gì?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc cơ quan thuế hoàn trả lại cho người nộp thuế phần tiền thuế đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước, khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Hiểu một cách đơn giản, trong quá trình khấu trừ và tạm nộp thuế TNCN, nếu số thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp sau khi quyết toán, thì cá nhân sẽ được hoàn lại phần chênh lệch nộp thừa.
1.2. Điều kiện hoàn thuế TNCN
Để được hoàn thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế cần đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế. Cụ thể như sau:
- Có số thuế TNCN nộp thừa: Cá nhân phải có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp sau khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, bao gồm các trường hợp:
- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp
- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế.
- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế: Cá nhân phải có mã số thuế (MST) được cấp tại thời điểm đề nghị hoàn thuế. Trường hợp chưa có MST thì không đủ điều kiện hoàn thuế
- Có đề nghị hoàn thuế theo quy định
2. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm những gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 42 Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định như sau:
2.1. Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay cho cá nhân (có ủy quyền):
- Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Để tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong việc kê khai và nộp hồ sơ, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tuyến tại hệ thống các ứng dụng, dịch vụ sau:
- Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính Cục Thuế – Bộ Tài chính: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin.
- Thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ, giao dịch điện tử trong lĩnh vực Thuế (T-VAN)
- Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
2.2. Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Các trường hợp không cần cung cấp chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ:
Lưu ý:
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến cơ quan thuế người nộp thuế không cần nộp bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ.
- Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành Thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân.
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo quy định về đăng ký thuế (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
- Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
Hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi để người nộp thuế có thể chủ động thực hiện quyết toán thuế TNCN mọi lúc, mọi nơi, cơ quan thuế đã triển khai các ứng dụng và dịch vụ điện tử hỗ trợ kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến. Cá nhân có thể thực hiện quyết toán thông qua các hệ thống sau:
- Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính Cục Thuế – Bộ Tài chính: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin.
- Ứng dụng eTax Mobile.
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
3. Cách tính số tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân
Để xác định số tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cần căn cứ vào phần chênh lệch giữa số thuế đã tạm nộp và số thuế phải nộp sau khi quyết toán.
Căn cứ theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, số tiền hoàn thuế được xác định như sau:
Số tiền hoàn thuế = Số thuế TNCN đã nộp – Số thuế TNCN phải nộp
Trong đó:
- Số thuế TNCN đã nộp: Là số tiền đã nộp vào ngân sách nhà nước, được xác định dựa trên giấy nộp tiền hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Số thuế TNCN phải nộp được xác định theo công thức:
Số thuế TNCN phải nộp = [(Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ) / 12] × Thuế suất × 12
Theo đó:
- Nếu số thuế đã nộp > số thuế phải nộp → Cá nhân được hoàn thuế
- Nếu số thuế đã nộp ≤ số thuế phải nộp → Không phát sinh hoàn thuế
Lưu ý:
- Người lao động cần đối chiếu chính xác giữa thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế đã khấu trừ để xác định đúng số tiền hoàn thuế
- Trường hợp cá nhân tự quyết toán qua ứng dụng eTax Mobile, hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế được hoàn dựa trên dữ liệu kê khai
4. Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online chi tiết
Hiện nay, cá nhân có thể thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoàn toàn online thông qua 2 hình thức phổ biến dưới đây:
Cách 1: Hoàn thuế TNCN trên ứng dụng eTax Mobile
- Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile
Người nộp thuế có thể đăng nhập bằng tài khoản thuế hoặc thông qua tài khoản định danh điện tử (VNeID).
- Bước 2: Tại màn hình chính, chọn chức năng “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN”
- Bước 3: Chọn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”
- Bước 4: Chọn năm quyết toán => Nhấp chọn “Tra cứu”
- Bước 5: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai quyết toán thuế TNCN đã được cơ quan thuế tự động tổng hợp dựa trên dữ liệu từ các tổ chức chi trả thu nhập.
- Người nộp thuế cần kiểm tra, đối chiếu và rà soát thông tin, đồng thời điều chỉnh (nếu có) trước khi tiếp tục.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, thực hiện Chọn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”
- Bước 6: Nhấp “Tiếp tục” và kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên tờ khai
-
- Nhấn “Tiếp tục”, hệ thống hiển thị màn kê khai các chỉ tiêu [20] đến [48], cho phép sửa dữ liệu.
-
- Nếu thông tin trên tờ khai đã trùng khớp NTT chọn “Chấp nhận tờ khai”, trường hợp cần thay đổi thông tin NTT chọn “Thay đổi thông tin” để cập nhật lại dữ liệu tờ khai.
- Bước 7: Xác nhận là số tiền hoàn thuế và điền thông tin STK nhận tiền => nhấn “Tiếp tục”, hệ thống hiển thị màn hoàn thành tờ khai 02/QTT-TNCN.
- Bước 8: Chọn “Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN”, nhập người phụ thuộc (nếu có)
- Bước 9: Đính kèm phụ lục, chứng từ liên quan để nộp tờ khai
- Bước 10: Xác thực nộp tờ khai bằng mã OTP và nhận thông báo xác thực từ cơ quan thuế
Sau khi nộp tờ khai thành công, người nộp thuế sẽ nhận được thông báo xác nhận từ cơ quan thuế thông qua ứng dụng hoặc email đã đăng ký.
Cach 2: Hoàn thuế TNCN trên Cổng thông tin Thuế điện tử
- Bước 1: Truy cập website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
- Bước 2: Chọn mục “Cá nhân”
- Trường hợp chưa có tài khoản: cần đăng ký tài khoản để sử dụng
- Trường hợp đã có tài khoản: tiến hành đăng nhập hệ thống
- Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” → “Kê khai thuế trực tuyến”
- Bước 4: Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) → Nhập đầy đủ thông tin theo hướng dẫn trên hệ thống
- Bước 5: Hoàn tất kê khai
- Chọn “Hoàn thành kê khai” sau khi nhập xong
- Có thể chọn:
- “Nhập lại” nếu muốn xóa dữ liệu
- “Lưu bản nháp” để lưu tạm thông tin
- Bước 6: Kết xuất và nộp hồ sơ
- Chọn “Kết xuất XML” để tạo file hồ sơ hoàn thuế
-
- Thực hiện “Ký và nộp tờ khai”, nhập mã PIN để ký điện tử
Sau khi ký số thành công, hồ sơ hoàn thuế sẽ được gửi đến cơ quan thuế để xử lý.
3. Nguyên tắc xác định nơi nộp hồ sơ hoàn thuế online đối với cá nhân tự quyết toán thuế
Dưới đây là nguyên tắc xác định nơi nộp hồ sơ hoàn thuế đối với cá nhân tự quyết toán theo quy định hiện hành:
| Trường hợp | Nguyên tắc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán |
| Cá nhân có thu nhập tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm (đã kê khai, nộp tờ khai 02/KK-TNCN trong năm) | Nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân đã trực tiếp khai thuế, nộp tờ khai 02/KK-TNCN trong năm. |
| Cá nhân vừa có thu nhập trực tiếp kê khai, vừa có thu nhập đã khấu trừ tại nguồn | Nộp tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân được lựa chọn nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú. |
| Cá nhân có thu nhập thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn tại một nơi | Nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả. |
| Cá nhân có thu nhập thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên | Nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả có thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân được lựa chọn nộp tại một trong các cơ quan thuế quản lý các tổ chức chi trả có nguồn thu nhập lớn nhất đó. |
| Cá nhân có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo | Nộp tại cơ quan thuế nơi tiếp nhận hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. |
5. Những câu hỏi thường gặp về hoàn thuế thu nhập cá nhân
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc cơ quan thuế hoàn trả lại cho người nộp thuế phần tiền thuế đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước sau khi thực hiện quyết toán thuế. Trường hợp này thường xảy ra khi số thuế đã tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.
Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Để được hoàn thuế, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện như: có số thuế nộp thừa, có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn và đã thực hiện quyết toán thuế TNCN theo đúng quy định. Ngoài ra, người nộp thuế phải có đề nghị hoàn thuế thông qua hồ sơ hoặc trên tờ khai quyết toán.
Hoàn thuế thu nhập cá nhân bao lâu thì nhận được tiền?
Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết hoàn thuế TNCN như sau:
- Tối đa 6 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước – kiểm tra sau
- Tối đa 40 ngày: Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước – hoàn thuế sau
Sau khi có quyết định hoàn thuế, tiền hoàn sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng mà người nộp thuế đã đăng ký.
Có bắt buộc phải quyết toán thuế mới được hoàn thuế không?
Cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế TNCN thì cơ quan thuế mới có cơ sở xác định số thuế nộp thừa. Nếu không quyết toán thì sẽ không phát sinh hoàn thuế, kể cả khi đã bị khấu trừ trong năm.
Không có chứng từ khấu trừ thuế có được hoàn thuế không?
Vẫn có thể được hoàn thuế nếu cá nhân tự quyết toán và dữ liệu thu nhập đã được cơ quan thuế ghi nhận từ đơn vị chi trả. Tuy nhiên, việc có chứng từ khấu trừ thuế sẽ giúp đối chiếu thông tin dễ dàng hơn và hạn chế rủi ro khi giải trình.
Có thể tự hoàn thuế thu nhập cá nhân online không?
Cá nhân có thể tự thực hiện hoàn thuế TNCN online thông qua ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng thông tin Thuế điện tử. Hệ thống sẽ hỗ trợ lập tờ khai, tính toán số thuế và gửi hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế mà không cần nộp hồ sơ giấy.
Kết luận
Có thể thấy, việc thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân đòi hỏi người nộp thuế phải nắm rõ các quy định về điều kiện, hồ sơ, cách tính và quy trình kê khai. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế theo quy định.
Trong thực tế, để hạn chế sai sót và tối ưu quy trình kê khai – quyết toán – hoàn thuế, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm kế toán MISA SME. Phần mềm hỗ trợ tự động tổng hợp dữ liệu thu nhập, khấu trừ thuế, lập tờ khai quyết toán và đồng bộ với hệ thống thuế điện tử, từ đó giúp doanh nghiệp và cá nhân quản lý nghĩa vụ thuế một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
0904 885 833
https://sme.misa.vn/
