Làm thế nào để khách hàng trả lời Email của bạn?

Nếu bạn làm một phép toán trên số lượng email bạn nhận được nhân với thời gian để đọc và đáp ứng tất cả những mong đợi phản hồi, bạn sẽ kinh ngạc đấy. Nó chỉ đơn giản là không thể quản lý nổi.

Tuy nhiên, một số kỹ thuật đơn giản có thể giúp cải thiện đáng kể khả năng của bạn để nhận được phản hồi cần thiết đối với những email quan trọng của bạn. Hơn nữa, người nhận sẽ đánh giá rất cao điều đó.

Nhiều người ngập chìm trong email . Một trong những vấn đề quan trọng nhất của tôi là phải dành nhiều thời gian để tìm ra những thông tin quan trọng sẽ được đưa vào email. Đối với email thì số thông tin càng ít càng mang lại hiệu quả. Khi bạn không chắc chắn một số thông tin nào có thật sự cần thiết không, hãy loại chúng ra.

Nhiều người viết email mà không có một “kêu gọi hành động” hay lý do họ viết email. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đưa những điều đó vào và nếu không có hành động cần thiết sau đó thì hãy chú thích là ” email này chỉ dành để thông báo thông tin – bạn không cần hành động gì thêm”

Thường email rất phức tạp và yêu cầu bạn phải liệt kê rất nhiều thông tin làm nền. Nếu bắt buộc phải như vậy thì email đó vẫn có thể chấp nhận được, nhưng hãy liệt kê những phản hồi mong muốn ngay gần đầu của email.

Đối với các email rất quan trọng hoặc những giới hạn thời gian để thực hiện công việc mọi người cần phải làm, tôi thường tô đậm và đặt màu đỏ cho những thông tin này. Ví dụ : khi tôi gửi một gửi email nhắc lịch, tôi thường đưa thông tin về vị trí và thời gian ở gần đầu mail trong màu đỏ.

Khi email bắt buộc phải viết dài một chút do có nhiều thông tin nền, tôi thường chia nó ra thành phần (vd như chính bài viết này). Điều này sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi thông tin hơn và họ có thể xem lướt qua để tìm kiếm những thông tin cần thiết. Nếu họ nhận được email của bạn và thấy một bức tường lớn với dày dặc chữ, thường mọi người nhún vai và chuyển sang các email tiếp theo (xem điểm 2 một lần nữa – nếu bạn đưa ra thông tin hành động mong muốn lên phía trước và tô đậm họ sẽ lưu tâm hơn và ít nhất là biết những gì bạn mong đợi ).

Điều này là rất quan trọng và là lý do tôi viết bài này. Tôi thường thấy mọi người viết thư cho nhiều người cùng một lúc yêu cầu giúp đỡ như khi viết mail cho hội đồng quản trị với email đề: “Mọi người có thể giúp tôi với phần thông tin giới thiệu cho đối tác” hoặc “Bạn có thể xin vui lòng xem danh sách các nhà đầu tư tiềm năng ở vòng tiếp theo và cho tôi thông tin phản hồi của bạn?”

Ngay cả khi mọi người cũng có lý do để hành động thì vẫn ít có khả năng bạn nhận được đáp ứng với một email nhóm. Bất kỳ nhà xã hội học có thể giải thích cho bạn điều này.

Hãy suy nghĩ về nó: Nếu bạn nhận được một email nói rằng , “Này, Sarah , tôi muốn hỏi một chút giúp đỡ nhỏ… ” hoặc thậm chí ” Sarah , tôi đang tổ chức một sự kiện vào ngày 17 tháng 2 và tôi muốn hỏi liệu bạn có thể hỗ trợ”. Nếu bạn là người nhận thư như vậy liệu bạn có thấy thư này thật sự hấp dẫn hơn khi nó đã được gửi cá nhân hoá. Nếu bạn không trả lời bạn sẽ cảm thấy không thoải mái khi dường như yêu cầu đó chỉ dành cho cá nhân bạn, cá nhân và duy nhất.

Giây phút bạn gửi một email đến một nhóm và nói , ” Tôi đã tự hỏi nếu ai có thể giúp đỡ … ” Mỗi người đều nghĩ rằng người khác sẽ giúp . Sự thật là một số người sẽ làm điều gì đó nhưng ít hơn nhiều so với nếu bạn gửi cho từng thành viên riêng rẽ.

Cách tốt nhất để làm điều này là để thiết lập phần lớn các tin nhắn email của bạn như một thông điệp chung. Sau đó bạn tạo ra nhiều phiên bản của nó, bạn có thể thêm tên người nhận lên đầu. Tôi thường thêm một ít tin nhắn cá nhân trong mỗi email ở trên cùng và / hoặc thay đổi bất kỳ email nào cho phù hợp với người nhận cụ thể.

Chắc chắn , điều này mất nhiều thời gian hơn khi bạn gửi một email nhóm. Vì vậy, cho các email không quan trọng tôi vẫn gửi cho nhóm người, nhưng khi nó thực sự quan trọng tôi sẽ dành một chút thời gian để viết riêng.

Hãy viết dòng tiêu đề như khi bạn gửi Tweets lên Twitter hay đăng Status lên Facebook. Chúng ta là một thế hệ máy quét email. Chúng ta thường xem lướt các tiêu đề email và lựa chọn xem nên mở cái nào. Sau một vài ngày, nếu bạn bỏ lỡ email nào đó mà không được nhắc lại thì bạn sẽ bỏ quên chúng đi.

Vì vậy, hãy viết tiêu đề một cách tốt nhất để tăng khả năng chúng được mở.

Tôi thường viết tiêu đề với những tiêu chí như:

Siêu ngắn , thời gian yêu cầu nhạy cảm

Phần giới thiệu quan trọng : công ty a / công ty b

Câu hỏi nhanh – bạn có thể giúp đỡ?

Hoặc tương tự. Một lần nữa, tôi thường không quan tâm nếu tôi có một tiêu đề hoàn hảo – tôi chỉ cần nhấn gửi . Nhưng khi đó là một email quan trọng – dòng chủ đề sẽ quyết định sự thành công của email đó.

Không gửi email quan trọng vào buổi chiều thứ sáu trừ khi nó đòi hỏi phải hành động ngay lập tức. Thường thì tôi sẽ viết email vào cuối tuần và sau đó gửi vào sáng thứ Hai. Tôi muốn email của mình hiện lên trên đầu tiên của danh sách mail của họ. Hầu hết mọi người đều bắt đầu một ngày làm việc bằng xử lý thư điện tử (mặc dù các chuyên gia năng suất nói không nên làm như vậy! ) .

Thực tế, tôi thường viết bài đăng trên blog vào ngày chủ nhật, sau đó Tweet lại sáng thứ Hai chính là vì lý do này.

Khi tôi còn trẻ, tôi quan tâm tại sao người khác không trả lời các email của tôi. Tôi không nhận được nhiều sự phản hồi như tôi đã dành cho họ.

Trong những năm qua tôi đã học được rằng một số người có quá nhiều và không thể xử lý 100% email họ nhận được. Càng là người có vị trí cao trong tổ chức thì họ càng bận rộn hơn, có nhiều mối quan tâm hơn, vv. Một số người lớn tuổi lại thấy rằng họ đang dần không phải gánh nhiều trách nhiệm nữa nên đôi khi bạn cần phải đợi tới tận 2 giờ sáng để nhận thư phản hồi của họ.

Vì vậy, đơn giản là hãy gửi email của bạn lại một lần nữa. Tôi hay ấn vào nút “Trả lời tất cả” để cho họ thấy rằng email này đã được tôi gửi từ trước rồi. Mục tiêu của tôi không phải là để làm cho họ họ cảm thấy tội lỗi. Điều đó thật ngớ ngẩn. Nếu việc tạo sự tội lỗi đó quan trọng đó thì nó cũng là điều cuối cùng tôi muốn làm.

Tôi chỉ đơn giản là nói một cái gì đó như: “Tôi biết bạn đang bận rộn như thế nào. Tôi hy vọng bạn không cảm thấy khó chịu nhưng tôi cần gửi lại thư này và đặt ở trên cùng của hộp thư đến của bạn” và sau đó tôi lặp lại lời kêu gọi hành động cần thiết.

Trong lần thứ ba gửi lại ( tất nhiên sau khi chờ một khoảng thời gian vừa đủ để tôi không có vẻ như một kẻ quấy nhiễu) tôi có thể nói , “Tôi ghét phải tiếp tục gửi và tôi thực sự ghét là một spamer. Tôi hy vọng bạn chỉ cần dành 2 phút trong thứ tư tới để… “