Kiểm soát chu trình tiền lương

Mục tiêu của quy trình

– Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.
– Tiền lương của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời.

+ Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời
+ Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty.
+ Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công.

– Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời.
– Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định.

Chứng từ

– Bảng theo dõi lao động
– Bảng chấm công
– Bảng lương
– Phiếu lương từng người (Payroll Slip)
– Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng

Rủi ro của quy trình

1. Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất

2. Nhóm rủi ro về tính lương :

+ Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :
+ rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời
+ Rủi ro tính lương: Tính không đủ; Tính không đúng; Tính không kịp thời

3. Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự :

+ Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương
+ Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,…
+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)

Cơ chế kiểm soát rủi ro

– Phê duyệt
– Sử dụng mục tiêu
– Bất kiêm nhiệm
– Bảo vệ tài sản
– Đối chiếu
– Báo cáo bất thường
– Kiểm tra & theo dõi
– Định dạng trước

4. Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng

– Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực
Kiểm soát:

+ Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
+ Người chấm công # Người tính lương và Người tính lương # Người chi trả lương
+ Phê duyệt các thay đổi bảng lương
+ Thẻ bấm giờ…

– Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty
Kiểm soát:
phần mềm tính lương hrpro 7

Phần mềm tính lương giúp hạn chế các rủi ro trong qui trình tính lương

+ Chính sách lương rỏ ràng
+ Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự
+ Phê duyệt các thay đổi trong phần mềm tính lương
+ Phê duyệt bảng lương

– Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên
Kiểm soát:

+ Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân
+ Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân

– Chi lương không đúng theo bảng lương

Kiểm soát:

+ Phê duyệt trước khi chi lương
+ Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương
+ Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng

– Ghi chép/báo cáo chính xác đầy đủ chi phí lương
Kiểm soát:

+ Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép
+ Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch

Các cơ chế kiểm soát mang tính phát hiện rủi ro

– Các báo cáo về các biến động bất thường : tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận.
– Phân tích tỷ suất biến động nhân viên
– So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch
– Phân tích biến động tiền lương bình quân