Hạch toán chuyên sâu tài khoản 138 – Phải thu khác

TÀI KHOẢN 138 PHẢI THU KHÁC

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các Tài khoản phải thu (131, 133, 136) và tình hình thanh toán về các khoản phải thu này.

Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau:

1. Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;

2. Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá, tiền vốn,. . . đã được xử lý bắt bồi thường;

3. Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi;

4. Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;

5. Các khoản đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác,. . .

6. Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hoá công ty nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tào lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,. . .

7. Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;.

8. Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.

KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 138 – PHẢI THU KHÁC

Bên Nợ:

– Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;

– Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;

– Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hoá công ty nhà nước;

– Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;

– Các khoản nợ phải thu khác.

Bên Có:

– Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;

– Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hoá công ty nhà nước;

– Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác.

Số dư bên Nợ:

Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (Trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.

Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể.

Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý.

Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

– Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hoá: Phản ánh số phải thu về cổ phần hoá mà doanh nghiệp đã chi ra, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,. . .

– Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 136 và TK 1381, 1385, như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản;. . .

PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU

1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của TSCĐ)

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)

Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá).

Đồng thời ghi giảm TSCĐ hữu hình trên sổ kế toán chi tiết TSCĐ.

2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)

Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)

Nợ TK 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)

Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).

Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án).

3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hoá,. . . phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 155 – Thành phẩm

Có TK 156 – Hàng hóa.

4. Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (Phần bắt bồi thường)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Nợ các TK liên quan (theo quyết định xử lý)

Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).

5. Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (Số phải bồi thường);

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 155 – Thành phẩm

Có TK 156 – Hàng hoá

Có TK 111 – Tiền mặt.

6. Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

7. Khi đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Có các TK 111, 112. . .

8. Định kỳ khi xác định tiền lãi phải thu và số cổ tức, lợi nhuận được chia, ghi:

Nợ các TK 111, 112. . . (Số đã thu được tiền)

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

9. Khi được đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

10. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

11. Đối với DNNN, khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (Số tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu được hạch toán vào chi phí kinh doanh)

Có TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác).

Đồng thời ghi đơn vào Bên Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý – Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán.

12. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . . (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với sồ tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã đuợc bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi theo chính sách tài chính hiện hành)

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

13. Khi phát sinh chi phí cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:

Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hoá (Chi tiết chi phí cổ phần hoá)

Có các TK 111, 112, 152, 331,. . .

14. Khi thanh toán trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc do chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần, ghi:

Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hoá

Có các TK 111, 112,. . .

15. Khi chi trả các khoản về hỗ trợ đào tạo lại người lao động trong doanh nghiệp nhà nước cổ phần hoá để bố trí việc làm mới trong công ty cổ phần, ghi:

Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hoá

Có các TK 111, 112,. . .

16. Khi kết thúc quá trình cổ phần hoá, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hoá với cơ quan quyết định cổ phần hoá. Tổng số chi phí cổ phần hoá, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,. . . được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:

Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hoá (Chi tiết phần tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước)

Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hoá.

17. Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác

Có các TK 161, 241, 641, 642,. . .