Hạch toán chuyên sâu tài khoản 331- Phải trả cho người bán

Tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế ký kết.

I. Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

II. Một số quy định khi hạch toán tài khoản 331

1. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

2. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng).

3. Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

4. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng.

III. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Bên Nợ:

– Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;

– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;

– Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

Bên Có:

– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;

– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Số dư bên Có:

Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

III. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1. Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

1.1. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

– Nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

2. Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

2.1. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

– Nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

3. Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, căn cứ hoá đơn của người bán, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

– Nếu TSCĐ mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

4. Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây, lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:

– Nếu đầu tư XDCB hình thành TSCĐ sử dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

14. Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng:

– Khi nhận hàng bán đại lý, ghi đơn bên Nợ TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán) (Theo giá giao bán đại lý số hàng đã nhận).

– Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:

– Đồng thời ghi đơn bên Có TK 003 – Hàng hoá nhận hộ, nhận ký gửi, ký cược (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán) (Theo giá giao bán đại lý số hàng đã xuất bán).

– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:

15. Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị uỷ thác nhập khẩu:

15.1. Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC. . . căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

a) Trường hợp hàng hóa nhập khẩu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được khấu trừ và hạch toán như sau:- Nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế (Thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt) vào NSNN, ghi:

15.6. Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu chuyển trả hàng uỷ thác nhập khẩu chưa nộp thuế GTGT:

a) Khi nhận hàng, căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu ủy thác theo giá đã có thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi:

b) Khi nhận hóa đơn GTGT hàng uỷ thác nhập khẩu của đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

– Trường hợp hàng hóa uỷ thác nhập khẩu còn tồn kho, ghi:

16. Kế toán các khoản phải trả cho người bán tại đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu:

16.1. Khi nhận hàng của đơn vị uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi bên Nợ TK 003 – Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược.

16.2. Khi đã xuất khẩu hàng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:

a) Số tiền hàng uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu, ghi:

Đồng thới ghi đơn trị giá hàng đã xuất khẩu vào bên Có TK 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược (Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán).

b) Thuế xuất khẩu phải nộp hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu, ghi:

17. Cuối niên độ kế toán, số dư các khoản ph3i trả cho người bán có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính và hạch toán như sau:

– Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên htị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cộng bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 331 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi: