Cách khuyến khích nhân viên kì lạ của “bà trùm truyền thông” Arianna Huffington: Xóa mọi email gửi đến khi nhân viên đi nghỉ lễ

Email thường là vấn đề phiền toái khi bạn đang trong kỳ nghỉ lễ. Thậm chí nếu bạn tắt thông báo và từ chối kiểm tra inbox, bạn cũng rất dễ dàng bị lãng phí khoảng thời gian nghỉ ngơi quý báu vì lo sợ những tin nhắn tràn ngập đang chờ bạn trả lời ngay sau khi quay trở lại công việc.

Arianna Huffington – nhà sáng lập kiêm CEO startup truyền thông Thrive Global – đã có một “đơn thuốc” đơn giản cho tình huống “tiến thoái lưỡng nan” này. Khi một nhân viên đi nghỉ, tất cả các email họ nhận được trong thời gian đó sẽ… tự động bị xóa hết.

Bà giải thích trên tờ Harvard Business Review như sau:

“Cách thức hoạt động của hệ thống này rất đơn giản: Trong khi bạn nghỉ, những người thường gửi email cho bạn sẽ nhận được một tin nhắn cho biết thời gian bạn quay trở lại công việc. Và khi đó, phần quan trọng nhất là hệ thống sẽ tự động xóa mọi email. Nếu email quan trọng, người gửi có thể gửi nó lại nhiều lần. Ngược lại, nó không đáng để chờ đợi cho đến khi bạn quay trở lại công việc, thậm chí tồi tệ hơn, nó bắt bạn phải cố gắng đọc trong khi bạn đang đi vắng.

Vì vậy, chìa khóa ở đây không chỉ là một công cụ tự động tạo ra bức tường ngăn cách bạn và những email, mà nó còn giải phóng bạn khỏi lo lắng khi có một đống email đang chờ bạn quay trở lại công việc – những áp lực này sẽ làm giảm bớt sự hứng khởi của bạn ngay từ khi bắt đầu kỳ nghỉ.

Để kiểm tra hoạt động của hệ thống này, tôi đã thử gửi email cho một nhân viên Thrive đang trong kỳ nghỉ. Ngay lập tức, tôi nhận được một email báo xóa tự động với nội dung như sau: “Cảm ơn đã gửi email. Tôi đang không có ở văn phòng cho đến ngày 27/08. Nếu có bất cứ vấn đề gì cấp bách, hãy gửi lại vào email (tên email của nhân viên đó). Nếu không, hãy gửi email cho tôi khi tôi quay trở lại bởi vì email này sẽ bị xóa”.

Công cụ này, được đặt tên “Thrive Away”, là cách nhanh nhất để giảm tải áp lực cho các nhân viên phải đối phó với đống email họ nhận được dù không có mặt ở văn phòng. Vì lý do tương hỗ, nhiều người cảm thấy bắt buộc phải trả lời email của người khác một cách tích cực.

Thậm chí mãi mãi không thể thoát ra khỏi vòng luẩn quẩn đó, chúng ta cũng luôn cảm thấy bản thân nợ người khác (những người gửi email) một lời hồi đáp.

Giống như một khoản tiền thưởng, tự động xóa email có thể khuyến khích nhân viên dành thời gian nghỉ ngơi thực sự. Huffington từng giải thích trên HBR rằng, một nghiên cứu gần đây của Hiệp hội Du Lịch Hoa Kỳ cho thấy năm 2016, 54% người Mỹ đã không sử dụng kỳ nghỉ của mình.

Lý do đầu tiên được đưa ra là gì? 43% số người được hỏi cho biết họ sợ phải quay trở lại với “một núi công việc”, tăng từ 37% so với năm trước đó.

“Không những thế, các nhà nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng những người được nghỉ thường xuyên chắc chắn sẽ được tăng lương hoặc thăng tiến. Vì vậy, hãy tận dụng thời gian nghỉ của bạn một cách hợp lý nhất có thể”, bà viết.

Công cụ xóa email của Huffington không thể giải quyết được tất cả các vấn đề sau kỳ nghỉ lễ và bà cũng không phải là người đầu tiên sử dụng công cụ này. Nhưng nó đã làm thay đổi “gánh nặng” email từ người nhận sang người gửi.

Hộp thư đến của bạn bỗng trở thành danh sách việc phải làm của một người khác. Điều này giúp ích khi bạn quay trở lại sau kỳ nghỉ và cho bạn biết rằng việc gì sẽ cần ưu tiên riêng.