Tuyệt chiêu quản lý công nợ hiệu quả đối với cửa hàng bán lẻ

Quản lý công nợ thế nào cho tốt luôn là vấn đề hết sức phức tạp và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp. Để có thể quản lý công nợ hiệu quả, chúng ta cần phải biết cách quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả khách hàng. Nếu thực hiện các nghiệp vụ về quản lý công nợ chặt chẽ và khoa học sẽ giúp tình hình tài chính của Doanh nghiệp tốt và dễ dàng kiểm soát hơn nhiều.

• 12 bí quyết thu hồi công nợ hiệu quả

• Thế nào là công nợ khách hàng và làm thế nào để quản lý công nợ khách hàng hiệu quả?

Khi làm việc với nhà cung cấp về chuyện nhập hàng, ngoài vấn đề số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa bạn cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán. Hãy làm rõ ràng thời điểm từ khi ký nhận hàng đến khi trả tiền là bao lâu và trả bao nhiêu phần trăm. Khoảng thời gian này càng dài thì bạn càng có lợi, vì vậy cần cố gắng đàm phán thật tốt.

Khi gần đến hạn thanh toán bạn nên thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email cho phía nhà cung cấp để họ xác nhận lại một lần cuối, tránh các tranh chấp sau này và chủ động hơn về thời gian.

Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không? Nếu có thì khách phải đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì để được ký nợ? Số nợ này cần được thanh toán trong thời hạn bao lâu? Giả sử trễ hạn thì phương án xử lý thế nào?

Đó là những câu hỏi cơ bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được. Những điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ, đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Bản chính sách nên được treo tại vị trí dễ thấy để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.

Thực tế không phải khách hàng cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần chủ cửa hàng phải chủ động đề cập với họ mới mong thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn phải có một quy trình cụ thể để kiểm soát hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.

Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng, ai là người đi đòi nợ, trước khi đi cần nhắc nhở khách bằng phương thức nào, sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi, khi đòi được tiền cần đưa lại cho ai, nếu chưa đòi được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng. Khi mọi bước trong quy trình được viết ra chi tiết, rõ ràng bạn sẽ dễ kiểm soát hơn, khi xảy ra vấn đề cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để giải quyết hơn.

Trong quá trình thu nợ sẽ gặp rất nhiều khó khăn, chủ yếu vì khách hàng chưa chịu trả, khách viện cớ để hoãn nợ. Như vậy bạn cần phải chuẩn bị sẵn một số cách đòi nợ dự phòng với các trường hợp khách quá “lầy”, dưới đây là một số phương án bạn có thể tham khảo:

– “Khủng bố” khách hàng bằng tin nhắn, điện thoại, email: Cứ cách một quãng thời gian bạn lại “nhắc nhở” về món nợ một lần, nếu khách không muốn bị làm phiền thì buộc phải thanh toan sớm.

– Đòi nợ từ người thân của khách: Có thể khách hàng không cảm thấy ngại khi “lầy” tiền nợ nhưng chưa chắc người thân của họ cũng vậy. Bạn có thể đến gặp, làm thân và thủ thỉ tâm sự về món nợ mà con hoặc anh chị em của họ đang thiếu bạn. Mặc dù chưa chắc những người đó sẽ trả nợ thay nhưng cũng góp một phần tác động đến các vị khách kia.

– Thuê dịch vụ đòi nợ: Đối với các món nợ giá trị lớn, trễ hẹn quá lâu bạn nên thuê dịch vụ đòi nợ bên ngoài, họ có những cách rất khéo để khách hàng trả tiền cho bạn.

– Công khai nợ xấu lên Facebook: Cách này chỉ nên áp dụng khi khách quá “lầy” và bạn không muốn tiếp tục bán hàng cho họ nữa, vì việc công khai các thông tin nhạy cảm như thế này sẽ làm xấu mối quan hệ giữa hai bên.
Chọn người đòi nợ có kỹ năng thuyết phục

Chuyện đòi nợ vốn dĩ đã là một vấn đề nhạy cảm, vì vậy nếu muốn lấy được tiền thì người đi đòi nợ phải thật khéo léo. Bạn không nên chọn những người nóng tính, bộp chộp, kỹ năng xử lý tình huống kém, mà hãy chọn người kiên nhẫn, có lập trường và dứt khoát.

Tỷ lệ khách khất nợ càng cao khi số tiền càng lớn, thậm chí lên tới hơn 80%, điều này thực ra rất bình thường nên bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Cách tốt nhất là thuyết phục khách trả một phần tiền hàng và cho phép họ trả theo từng đợt, như vậy khách sẽ đỡ cảm thấy choáng ngợp hơn.

Trên đây là một số kinh nghiệm quản lý công nợ mà các cửa hàng bán lẻ cần nhớ. Tuy nhiên, nếu muốn đạt hiệu quả cao nhất thì bạn phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…) và các khoản nợ của họ theo thời gian. Để dễ dàng lưu trữ và thống kê công nợ bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý công nợ hiệu quả.

Với phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 quản lý công nợ được giải quyết một cách dễ dàng, hiệu quả. Không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả mà còn có khả năng phân tích, đánh giá chất lượng từng khách hàng, từng nhà cung cấp trợ giúp ban quản trị trong việc tối ưu chiến lược kinh doanh.

Phần mềm Kế toán MISA SME.NET 2017 luôn có sẵn các báo cáo về công nợ, tuổi nợ quá hạn, theo nhiều tiêu chí khác nhau để doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình công nợ nói riêng và tình hình tài chính doanh nghiệp mình nối chung.