Quy trình quản lý công nợ phải thu hiệu quả trong doanh nghiệp

Để đảm bảo sự lành mạnh về tài chính của Doanh nghiệp, tránh các rủi ro trong hoạt động kinh doanh thì việc xây dựng quy trình quản lý công nợ phải thu là điều rất cần thiết và cần được triển khai áp dụng tại các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, quy trình có thể phù hợp với doanh nghiệp này nhưng chưa chắc sẽ phù hợp với doanh nghiệp khác nên cần có sự điều chỉnh linh hoạt trong quá trình thực hiện. 

Dưới đây là một quy trình quản lý công nợ phải thu cơ bản cho doanh nghiệp:

– Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt trong trường hợp khách hàng phải chịu nếu vi phạm quy định thanh toán.

– Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi công nợ.

– Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/9”.

– Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể thoái thác.

Trong quá trình thực hiện quy trình quản lý công nợ, mọi vấn đề cần được làm việc với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vấn đề công nợ, các chứng từ tài liệu phải được lưu trữ cẩn thận và có sự bám sát theo dõi chi trả cũng như khất nợ của khách hàng thường xuyên.

>> Tổng hợp kinh nghiệm hay để kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán

>> Thế nào là công nợ khách hàng và làm thế nào để quản lý công nợ khách hàng hiệu quả

>> Quản lý công nợ khách hàng thế nào cho hiệu quả?

>> Quy trình thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay

>> Kế toán bán hàng và công nợ phải thu trong MISA SME.NET