Tổng hợp kinh nghiệm hay để kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán

Đối chiếu báo cáo tồn kho và chi tiết tài khoản kho; đối chiếu tờ khai và chứng từ bán hàng, mua hàng; đối chiếu sổ chi tiết công nợ và chi tiết tài khoản công nợ,…với nhiều loại báo cáo khác nhau khiến kế toán gặp khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng excel hoặc phần mềm đơn giản không thể tự động đối chiếu sổ sách với chứng từ dẫn đến không phát hiện được sai sót và chệnh lệch để xử lý hoặc có phát hiện được nhưng cũng mất thời gian để đối chiếu và điều chỉnh.

 

I. Quy trình kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết được thực hiện và phân loại theo mục đích làm sổ sách kế toán như sau:
1. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).
2. Rà soát lại toàn bộ nghiệp vụ phát sinh dựa trên định khoản hóa đơn đầu vào – đầu ra của số sách kế toán.
3. Đối chiếu công nợ khách hàng theo từng tháng, quý, năm
4. Rà soát toàn bộ các khoản phí phải trả
5. Hoàn thiện và kiểm tra dữ liệu nhập khai báo thuế hải quan trên hóa đơn đầu vào, đầu ra, kê khai thuế.
6. Kiểm tra xem đầu vào và đầu ra hóa đơn có cân đối không
7. Các mục định khoản và khoản phải thu, phí phải trả có hợp lý không
8. Rà soát lại các bảng lương xem có đầy đủ số liệu với số cái TK334 và trên bảng lương có khớp không.
9. Rà soát lại các khoản phải thu và phải trả xem đã đúng chưa.

2. Kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán trên bảng cân đối tài khoản
Hạch toán kiểm tra tổng dư nợ đầu kỳ = Tổng số dư có ở đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển

Nguyên tắc kiểm tra: Tổng phát sinh bên nợ = Tổng phát sinh bên có

Kiểm tra chi tiết tài khoản 142, 242, 214.

Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
1. Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với định khoản hạch toán hóa đơn: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
2. Hướng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán
3. Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế.
4. Kiểm tra đầu vào cân đối tài khoản
5. Định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản tài khỏan có đúng không. Kiểm tra lại số liệu TK334 được tính trên bảng lương xem có khớp không, có hồ sơ đầy đủ không.

Cách kiểm tra, đối chiếu số sách kế toán chi tiết
Áp dụng với hình thức sổ Nhật ký chung:
1. a) Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa.
2. b) Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở nhật ký chung = Tổng phát sinh ở bảng cân đối tài khoản.

Hướng dẫn thanh lý và tính cân đối tài khoản
1. a) Tổng số dư nợ đầu kỳ = Tổng số dư có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang.
2. b) Tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng phát sinh có trong kỳ = Tổng phát sinh ở nhật ký chung trong kỳ.
3. c) Tổng số dư nợ cuối kỳ = Tổng số dư có cuối kỳ.
Tính dựa trên nguyên tắc như sau: Tổng phát sinh bên nợ = Tổng phát sinh bên có
Áp dụng với nhóm TK 1111 tài khoản tính tiền mặt :
1. a) Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ đầu kỳ sổ quỹ tiền mặt.
2. b) Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh nợ có sổ quỹ tiền mặt.
3. c) Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư nợ đầu kỳ sổ quỹ tiền mặt.

Hướng dẫn kiểm tra tài khoản với số chi tiết tiền gửi ngân hàng TK112 tiền gửi ngân hàng
1. a) Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê.
2. b) Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
3. c) Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.

1. a) Số Cái TK 131 – Nhận ký bán hàng – Bảng tổng hợp nợ phải tthu – Chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng – Số liệu trong cột mã số 130, 310 của bảng cân đối kế toán.

Cách kiểm tra tài khoản tính theo TK142, TK242, TK 214
214. C) Hướng dẫn kiểm tra số tiền phân bổ hàng than theo bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xem có khớp không với số tiền trên bảng TK142, TK 242, TK 214.

 

Mẹo kiểm tra số sách với TK331
1. e) Áp dụng đối với sổ cái thuộc nhóm tài khoản theo loại TK 331 – Hướng dẫn nhận ký gửi và mua hàng– Bảng tổng hợp nợ phải trả – Áp dụng với bảng chi tiết tiền nợ phải trả cho từng đối tượng – Số liệu được tính trong cột TK130 và TK310 của bảng cân đối kế toán.

Hướng dẫn hạch toán tính theo TK334:
1. g) Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
2. h) Tổng phát sinh có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca).
3. i) Tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng.
4. j) Tổng số dư có cuối kỳ = Tổng số dư có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.