Một số lưu ý dành cho kế toán khi thực hiện quyết toán thuế

• Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyền hoặc kẹp vào chứng từ là do mỗi kế toán tự lựa chọn.
• Tiền gửi ngân hàng: Sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ, báo có theo ngày tháng (Đóng thành 1 file).
• Hóa đơn mua vào và bán ra sắp xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: kế toán có thể sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
• Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng, biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
• Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng.
• Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1 file.
• Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), bảng chấm công, bảng lương, tạm ứng lương, quyết định tăng lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; chữ kí và đóng dấu đầy đủ và chữ kí của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan.
• Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Tất cả những giấy tờ, sổ sách liên quan thì kế toán nên xếp chung một file.
• Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, bảo hiểm,… đóng thành một file.
• Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào đóng vào một tệp.
• Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file. Dự thầu cũng làm thành 1 file. Kế toán nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
• Hồ sơ khác: file này các kế toán nên lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
• Bộ báo cáo tài chính đầy đủ.

1.2. Chuẩn bị chi tiết

Trong phần chi tiết này các kế toán cần đi sâu vào vấn đề sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Thứ nhất: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý cần thiết của các chứng từ xem bản thân đã hạch toán đúng chưa?
Thứ hai khi in các sổ sách, kế toán cần lưu ý in đầy đủ:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật kí bán hàng mua hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng
+ Sổ chi tiết các tài khoản
+ Sổ cái các tài khoản
+ Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định.
+ Giá thành công trình: Phần này các kế toán nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành,…
=> Tất cả chứng từ sổ sách, giấy tờ đều có bìa ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và được kí, đóng dấu đầy đủ.

PHẦN 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LƯU Ý KHI QUYẾT TOÁN THUẾ CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN

2.2. Mua hàng và bán hàng

• Vật tư có vượt dự toán, giống trong dự toán không? Thành phẩm có được thiết kế theo bản vẽ kĩ thuật không? Cán bộ thuế có thể soi cả bản vẽ. Vì vậy, kế toán cần sự hỗ trợ của kĩ sư điện trực tiếp chỉ huy thi công. Trước khi đưa vật tư thi công thì kĩ thuật đã bóc tách vật tư đưa cho kế toán làm căn cứ hạch toán.
• Phần xuất hàng thi công theo hợp đồng cán bộ thuế xem rất chi tiết phần xuất vật tư có khớp với hợp đồng không? Hàng hóa trên hóa đơn đầu vào có khớp với hóa đơn đầu ra không?
• Tỷ suất lợi nhuận ra sao, các công trình nào lỗ thì đương nhiên bị soi rất kĩ….