Chi phí tiền lương hợp lý bao gồm những giấy tờ nào?

1. Hồ sơ chung

• Quy chế tài chính
• Thỏa ước lao động tập thể
• Quy chế lương
• Quy chế thưởng
• Hợp đồng lao động
• Đơn xin nghỉ việc, đơn xin nghỉ việc không lương
• Quyết định tăng lương
• Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động
• Đề nghị tăng ca
• Cam kết bảo mật tiền lương
• Lập hợp đồng lao động cho nhân viên. Trong hợp đồng lao động ghi rõ các khoản lương, thưởng, và phần tăng lương nhưng phải đảm bảo khớp với thỏa ước lao động tập thể và quy chế nội bộ của công ty đề ra.

2. Hồ sơ chi tiết khi chi trả tiền lương cho người lao động

• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng lương: Bảng lương tùy tình hình thực tế của DN để các bạn lập sao cho phù hợp với thực trạng DN. Trong bảng lương các nhân viên, công nhân phải ký xác nhận đầy đủ. Chữ ký trong các hồ sơ liên quan với nhau của từng nhân viên phải khớp với nhau.
• Phiếu chi thanh toán tiền lương (Phải có chữ ký người lao động trên bảng thanh toán lương)
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (UNC và danh sách nhận lương).

3. Các hồ sơ đi kèm về chi phí tiền lương

• Hồ sơ của người lao động. Đối với các lao động ký hợp đồng dài hạn thì cần phải có hồ sơ đầy đủ ( bản sao công chứng) . Trong đó cần nhất là sơ yếu lý lịch và một số hồ sơ đi kèm.
• Chứng minh thư phô tô công chứng – nếu là nhân công dưới công trình.
• Mẫu cam kết làm việc duy nhất 1 nơi: Mẫu 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015.
• Mẫu giấy ủy quyền.
• Quyết toán thuế TNCN cuối năm

• Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân
• Danh sách nhân viên: Ghi rõ các thông tin: Họ và tên, Ngày sinh, Ngày cấp , nơi cấp, số điện thoại, Mã số thuế cá nhân.
• Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có
• Tờ khai TNCN theo tháng, quý – nếu có.

4. Hồ sơ đối với hợp đồng thử việc

• Quyết định Giám đốc cho từng nhân viên vào thử việc
• Hợp đồng thử việc
• Bảng tính lương
• Chứng từ thanh toán lương (Phiếu chi, chứng từ ngân hàng…)
• Bảng tự đánh giá quá trình thử việc (Nếu có).

5. Hồ sơ đối với lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán hay cộng tác viên

• Quyết định tuyển dụng đối với lao động thời vụ hay hợp đồng giao khoán hoặc cộng tác viên
• Hợp đồng thời vụ, hợp đồng giao khoán và hợp đồng cộng tác viên
• Bảng tính lương thời vụ, giao khoán hoặc lương cộng tác viên
• Chứng từ thanh toán lương (Phiếu chi lương hoặc chứng từ ngân hàng…)
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nếu có).

6. Đối với hợp đồng giao khoán nhân công cần các nội dung

• Hợp đồng giao khoán
• Biên bản nghiệm thu – Thanh lý và thanh toán hợp đồng
• Biên bản bàn giao
• Hóa đơn của những cá nhân nhận giao khoán.

7. Lưu ý

• Khấu trừ thuế TNCN 10%.
• Nếu cá nhân làm bản cam kết 02/CK-TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC chỉ có thu nhập duy nhất tại công ty mà tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì công ty tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân đó.