11 lưu ý quan trọng cho kế toán viên sau khi quyết toán thuế

1. Kê khai thuế GTGT

2. Hàng hóa

• Hàng bảo hành: là phụ tùng xuất ra để kĩ thuật thay cho khách. Trường hợp này xếp vào loại xuất hóa đơn dùng nội bộ.
• Hàng tồn kho cần thanh lý, không đủ chất lượng để bán: Xuất hóa đơn giống như hàng bán bình thường nhưng ghi nhận hàng bán lỗ.
• Hàng đã xuất kho, chưa viết hóa đơn, xuất hóa đơn sau thời gian xuất kho (thời gian xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau): bạn cần rà soát lại, ghi chú, hóa đơn nào đi với PXK nào, có khớp hay không? Nếu không khớp thì cần tìm hiểu và xử lý.

3. Chi phí vay lãi

4. Sổ phụ ngân hàng

•  Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Tốt hơn nữa là bạn có cả sao kê cả năm.
• Không thể thiếu sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty chưa có bạn nên đăng ký để kiểm tra dễ hơn, không phải tìm kiếm mất thời gian trong sổ phụ. Bên cạnh đó cũng giúp cho bạn dễ làm việc hơn khi sau này cung cấp cho thanh tra thuế.
• Nếu thiếu chứng từ nào đó không mong muốn thì cuối năm bạn nên kiểm tra lại và xin bổ sung để tránh trường hợp mệt mỏi do không thể bổ sung kịp sau này.

5. Lưu trữ hóa đơn đầu ra

• Với hóa đơn hủy: nên phân loại bằng nhãn dán sau đó tạo file excel để thuận tiện trong việc quản lý. Sau đó lập biên bản hủy, nếu không có biên bản hủy bạn sẽ bị phạt.
•  Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về, bạn nên dán vào cuốn hóa đơn như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau. Khi thuế kiểm tra sẽ thuận tiện hơn cho người làm sau và dễ dàng cho việc kiểm tra hơn. Tránh trường hợp chứng từ nhiều, không nắm được hóa đơn đang để tại đâu.

6. Lưu trữ hóa đơn đầu vào

• Hóa đơn được phép đục lỗ để lưu trữ
• Những lỗi nhỏ trong hóa đơn có thể bỏ qua, hóa đơn không sai quá nghiêm trọng thiếu 1 dấu chấm, phẩy, sai một chữ cũng không thành vấn đề.

7. Hóa đơn trên 20 triệu

Khi thanh toán phần hóa đơn này bạn nên photo thêm UNC thanh toán và bấm chung vào hóa đơn than hoặc ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán vào ngày nào. Để khi thuế kiểm tra bạn có thể trình UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu. 

• UNC chuyển tiền từ tài khoản công ty mua sang công ty bán

• Có UNC thanh toán thì thuế VAT thanh tra thuế mới cho phép khấu trừ

• Hóa đơn trên 20 triệu nếu không thanh toán qua ngân hàng mà trừ công nợ với nhà cung cấp thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.

8. Hàng phi mậu dịch

• Hàng phi mậu dịch là hàng NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ cần nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.
• Thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh.
• Nhưng hàng phi mậu dịch không được bán, hay nói cách khác là vẫn được bán nhưng kèm thêm nhiều thủ tục khác.

9. Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn

10. Hạch toán phân loại chi phí

• Dùng tài khoản 6423 để hạch toán các chi phí không có hóa đơn hoặc hóa đơn không thể dùng, đây là phần chi phí chắc chắn bị loại. 
• Tài khoản 6428 dùng để hạch toán các chi phí nhạy cảm – chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện như tiền phòng công tác, tiếp khách,… các khoản này phải kèm theo như Giấy đi đường, quyết định công tác….
• Khoản chi không có hóa đơn nên ghi chú, hoặc có hóa đơn không hợp lệ cũng cần ghi chú lại để khi làm BCTC cũng có thể điều chỉnh.

11. Những vấn đề khác

• Chi phí tủ lạnh, máy lạnh, v.v.….cần nói rõ lý do để tránh bị loại.
• Bảng phân bố công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phải có rõ ràng để tránh bị loại chio phí bân bổ không hợp lý.