Kế toán chi phí và định mức trong doanh nghiệp vận tải

1. Kế toán chi phí

a. Các loại chi phí trong doanh nghiệp vận tải

• CP Nhiên liệu và tất cả các hóa đơn : xăng, dầu, dầu nhờn phục vụ vận chuyển bạn đưa vào TK 621
• Tiền lương của lái xe, phụ xe: tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác….Tiền lương, các khoản trợ cấp trả cho lái, phụ xe bạn đưa vào TK622

• Chi phí săm lốp
• Khấu hao TSCĐ
• Vật tư, phụ tùng thay thế
• Chi phí sửa chữa lớn, đại tu …
• Phí đăng kiểm, phí cầu đường …
• Chi phí sửa chữa phương tiện
• Tiền lương nhân viên bảo hành, sửa chữa phương tiện (nếu có)
• Chi phí vật liệu bảo dưỡng phương tiện (xăng, dầu, dầu nhờn, giẻ lau …)

b. Đối tượng tập hợp chi phí

• Vận chuyển hành khách
• Vận chuyển hàng hóa ký gửi

c. Phương pháp tập hợp chi phí giá thành

• Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
• Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
• Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường

• Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca
• Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được

– Chi Phí săm lốp xe:

• Gồm Chi Phí mua, sửa chữa săm lốp. Đây là 1 khoản Chi Phí phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ, vì thế khoản Chi Phí này sẽ tiến hành trích trước
• Theo dõi trên bảng phân bổ cuối kỳ tiến hành trích và phân bổ.

Hình dung chi tiết hơn về công việc kế toán doanh nghiệp vận tải và những sai sót có thể phát sinh tại bài viết 6 lưu ý kế toán doanh nghiệp vận tải cần đặc biệt quan tâm

2. Cách tính định mức trong doanh nghiệp vận tải

a. Lưu ý trước khi tính định mức

• Các doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu cho các hoạt động của doanh nghiệp và gửi cho cơ quan thuế, thuận lợi cho việc kiểm tra chi phí khi kiểm tra quyết toán sau này.
• Định mức là do doanh nghiệp tự xây dựng và tự lập. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để xây dựng định mức phù hợp.
• Căn cứ để xây dựng định mức là các thông số kỹ thuật của phương tiện vận tải mà doanh nghiệp đang sử dụng. việc xây dựng không xây dựng cao quá mức, vì bên thuế họ có kinh nghiệm, họ sẽ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành khi thanh kiểm tra sẽ bóc chi phí rất mạo hiểm.
• Kế toán căn cứ cung đường định chuyển và định mức đã lập để làm căn cứ phân bổ chi phí Nguyên Vật Liệu sử dụng cho phù hợp khi tính giá thành
• Xác định khoảng cách là bao nhiêu Km. khoảng cách này tính cả đường đi lẫn đường về cộng vào
• Xác định số lượng dầu dùng cho khoảng cách của cung đường này
• Xác định doanh thu chưa thuế trên hoá đơn
• Xác định giá vốn mỗi chuyến hàng , coi giá vốn bằng 80% đến 90% trên doanh thu
• Căn cứ vào hoá đơn mua đầu để biết được đơn giá dầu trung bình
• Tổng tiền dầu = Số lượng dầu mỗi chuyến * khoảng cách
• Tiền dầu thông thường được xác định = 40% đến 45% của tổng giá thành 1 chuyến hàng vận chuyển
• Có lần khi cơ quan thuế xuống thanh tra DN của tôi, thì chị ở cơ quan thuế có chia sẻ là đối với vận tải hành khách xăng dầu chỉ chiếm 40% doanh thu, còn vận tải hàng hóa thì từ 50 đến 55% doanh thu .
• Nếu công ty xe không đứng tên công ty thì phải có hợp đồng thuê mượn xe.Nếu giao khoán cho đơn vị thứ 3 vận chuyển công ty bạn chỉ là trung gian ăn hoa hồng thì không đưa thêm tài xế, xăng dầu vì đã giao khoán thì bên nhận giao khoán đã đầy đủ các thủ tục trên họ phải lo tất cả
• Có lương tài xế, nếu không có tài xế thì hợp đồng thuê xe phải thuê luôn tài xế.

b. Cách xây dựng định mức dầu DO cho mỗi chuyến hàng

• Nợ TK 621: TT 200
• Nợ TK 154: TT 133
• Có TK 152: 420 lít Dầu DO