Hướng dẫn quy trình hạch toán công ty sản xuất theo Thông tư 200

Khác với các công ty về thương mại dịch vụ chỉ bao gồm hoạt động mua bán hàng hóa thì các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp sản xuất thường đa dạng hơn. Trong bài viết dưới đây, MISA SME sẽ tổng hợp và gửi tới các bạn những thông tin chính xác nhất liên quan đến hạch toán công ty sản xuất theo Thông tư 200.

1. Tổng quan về hạch toán công ty sản xuất

Hạch toán công ty sản xuất là quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản lý. Nhìn chung, nhiệm vụ này đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý các hoạt động sản xuất, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, quản lý nguyên vật liệu và tối ưu hóa quy trình vận hành.

Đặc điểm hạch toán trong ngành sản xuất:

• Liên quan đến nhiều yếu tố như nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung.
• Quy trình hạch toán phức tạp hơn so với các ngành khác, đòi hỏi theo dõi từng giai đoạn sản xuất.
• Thường xuyên sử dụng các phương pháp phân bổ chi phí và tính giá thành đặc thù.

2. Quy trình hạch toán trong công ty sản xuất

Kế toán sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch liên quan đến sản xuất. Quy trình này thường được thực hiện qua ba bước chính: tập hợp chứng từ, ghi vào sổ kế toán, và tập hợp chi phí.

Bước 1: Tập hợp chứng từ

Kế toán viên thu thập và xác minh các chứng từ phản ánh giao dịch sản xuất, đảm bảo đầy đủ và chính xác theo trình tự:

• Chứng từ hóa đơn: Phải hợp pháp, hợp lệ và hợp lý, bao gồm thông tin giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ.
• Chứng từ ngân hàng: Bao gồm giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, và séc, ghi nhận giao dịch tiền tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng.

Bước 2: Nhập chứng từ vào sổ

Sau khi tập hợp chứng từ, kế toán viên ghi nhận vào sổ kế toán một cách chính xác và tuân thủ nguyên tắc kế toán:

• Định khoản chứng từ: Xác định tài khoản nợ, có theo nghiệp vụ.
• Ghi vào sổ kế toán: Bao gồm sổ cái và sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian.
• Kiểm tra và đối chiếu: Đảm bảo tính chính xác giữa các sổ ghi chép.

Bước 3: Tập hợp chi phí

Kế toán viên tổng hợp, phân loại và phân bổ chi phí để tính giá thành sản phẩm theo trình tự:

• Phân loại chi phí: Bao gồm nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao và sản xuất chung.
• Tính giá thành: Kết hợp chi phí trực tiếp và gián tiếp để xác định giá thành sản phẩm.
• Kết chuyển chi phí: Ghi nhận kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán.

3. Hướng dẫn nghiệp vụ hạch toán công ty sản xuất theo TT200 phổ biến

Các nghiệp vụ hạch toán trong công ty sản xuất theo Thông tư 200 yêu cầu sự chính xác và chi tiết trong việc ghi nhận và phân bổ các chi phí sản xuất. Việc áp dụng đúng quy định này giúp công ty tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quá trình kế toán, từ đó đưa ra các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.

– Khi cung cấp nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, và nhiên liệu cho phân xưởng sản xuất để sản xuất sản phẩm:

Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

– Khi xuất vật liệu cho phân xưởng sản xuất hoặc quản lý phân xưởng:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

– Khi tính tiền lương cho công nhân sản xuất, phục vụ và nhân viên quản lý phân xưởng:

Nợ tài khoản 622 – Chi phí lao động trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 334 – Phải trả CNV

– Khi trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 338 – Các khoản phải trả, phải nộp khác

– Khi trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phần được trừ vào tiền lương phải trả của cán bộ công nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả CNV

Có TK 338 – Các khoản phải trả, phải nộp khác

– Khi xuất công cụ, dụng cụ cho việc sản xuất:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

TK 153 – Dụng cụ, công cụ

– Khi xuất công cụ dụng cụ có giá trị lớn vào chi phí sản xuất kinh doanh qua nhiều kỳ khác nhau:

Nợ tài khoản 142 / 242 – Chi phí trả trước

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (toàn bộ giá trị).

– Khi phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất chung, ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6273)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

– Khấu hao TSCĐ tại phân xưởng sản xuất:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

– Đối với các chi phí khác liên quan gián tiếp đến hoạt động sản xuất như chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định, chi phí điện nước, tiếp khách:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 111, 112, 331

– Khi trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất và nhân viên quản lý phân xưởng trong kỳ kế toán:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 – Chi phí SX chung

Có TK 335 – Các khoản phải trả

– Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn cho tài sản cố định đang sử dụng tại phân xưởng sản xuất:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 335 – Các khoản phải chi trả

Các bút toán cuối kỳ:

– Hạch toán hàng tồn kho thường xuyên:

Cuối kỳ, kế toán chuyển chi phí nguyên vật liệu, vật liệu trực tiếp và ghi nhận theo từng đối tượng:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất chưa hoàn thành

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi phí NVL trên mức bình thường)

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Cuối kỳ, kế toán chuyển chi phí nhân công trực tiếp theo từng đối tượng và ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất chưa phân bổ

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi phí lao động vượt mức bình thường)

Có TK 622 – Chi phí lao động trực tiếp

– Trường hợp sản lượng thực tế sản xuất đạt hoặc vượt quá công suất bình thường, cuối kỳ kế toán tính toán, phân bổ và chuyển toàn bộ chi phí sản xuất chung (bao gồm chi phí sản xuất chung biến động và cố định) cho từng đối tượng và ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất chưa hoàn thành

Có TK 627 – Chi phí sản xuất tổng hợp

– Trường hợp sản lượng thực tế sản xuất ít hơn công suất bình thường, kế toán phải tính và phân bổ chi phí sản xuất chung cố định vào chi phí chế biến cho từng đơn vị sản phẩm theo công suất bình thường. Khoản chi phí sản xuất chung cố định không được phân bổ vào giá thành sản phẩm (số chênh lệch giữa tổng chi phí sản xuất chung cố định thực tế và chi phí sản xuất chung cố định được tính vào giá thành sản phẩm) được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ và ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất chưa hoàn thành

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá thành sản phẩm)

Có TK 627 – Chi phí sản xuất tổng hợp

– Giá trị nguyên vật liệu, vật liệu xuất cho thuê ngoài gia công nhập lại kho, ghi:

Nợ tài khoản 152 – Nguyên vật liệu, vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

– Trị giá sản phẩm hỏng phải bồi thường do không thể sửa chữa, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Nợ TK 334 – Nghĩa vụ thanh toán đối với người lao động

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

– Doanh nghiệp với chu kỳ sản xuất và kinh doanh dài hạn, đã kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung vào TK 154 trong kỳ kế toán. Khi xác định chi phí nguyên liệu, vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp vượt quá mức bình thường cùng chi phí sản xuất chung cố định không tính vào giá thành sản phẩm, kế toán phản ánh vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

– Chi phí thực tế của sản phẩm nhập kho trong kỳ, ghi:

Nợ TK 155 – Thành phẩm

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

– Sản phẩm sản xuất được sử dụng nội bộ hoặc xuất dùng cho hoạt động XDCB mà không cần nhập kho, ghi:

Nợ các TK 641, 642, 241

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

– Sau khi xuất kho nguyên vật liệu vào sản xuất, nếu nhận được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán (bao gồm cả tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế làm giảm giá trị mà bên mua phải thanh toán), kế toán ghi giảm chi phí sản xuất dở dang đối với phần chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng tương ứng với lượng nguyên vật liệu đã xuất dùng để sản xuất sản phẩm dở dang:

Nợ các TK 111, 112, 331,…

Có TK 154 – Chi phí sản xuất chưa hoàn thành (bao gồm chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán)

Có TK 133 – Thuế GTGT khấu trừ (1331) (nếu có)

– Kế toán sản phẩm sản xuất thử:

+ Khi thu hồi (bán, thanh lý) sản phẩm sản xuất thử, ghi nhận:

Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

+ Kết chuyển phần chênh lệch giữa chi phí sản xuất thử và số thu hồi từ việc bán, thanh lý sản phẩm sản xuất thử:

Nếu chi phí sản xuất thử cao hơn số thu từ việc bán, thanh lý sản phẩm, kế toán ghi tăng giá trị tài sản đầu tư xây dựng:

Nợ TK 241 – XDCB dở dang

Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

Nếu chi phí sản xuất thử nhỏ hơn số thu từ việc bán và thanh lý sản phẩm thử, kế toán ghi giảm giá trị tài sản đầu tư xây dựng:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất chưa hoàn thành

Có TK 241 – XDCB dở dang.

+ Trường hợp sản phẩm sản xuất xong, không nhập kho mà chuyển giao thẳng cho người mua hàng (sản phẩm điện, nước…), ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Hạch toán kiểm kê định kỳ của hàng tồn kho

– Cuối kỳ kế toán, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế, xác định trị giá thực tế chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang và thực hiện việc kết chuyển, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 631 – Chi phí sản xuất

– Đầu kỳ kế toán, kết chuyển chi phí sản xuất dở dang thực tế, ghi:

Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

4. Khó khăn trong hạch toán công ty sản xuất

Trong công việc hàng ngày, nhân viên kế toán của các sản xuất đối mặt với nhiều thách thức từ việc quản lý chi phí, chứng từ đến kiểm soát hàng tồn kho. Những vấn đề này đòi hỏi kế toán phải có kỹ năng chuyên môn cao và các công cụ quản lý hiện đại.

• Xác định và phân bổ chi phí: Việc phân loại chi phí trực tiếp và gián tiếp để tính giá thành đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Nếu phân bổ sai, giá thành sản phẩm sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính và các quyết định kinh doanh.
• Quản lý chứng từ: Quy trình sản xuất phát sinh rất nhiều giao dịch như mua nguyên vật liệu, xuất kho, thanh toán lương,… khiến việc tập hợp và xử lý chứng từ trở nên phức tạp. Sự thiếu nhất quán hoặc nhầm lẫn trong chứng từ có thể gây khó khăn cho việc hạch toán.
• Biến động giá nguyên vật liệu: Giá nguyên vật liệu thường xuyên thay đổi do thị trường, làm kế toán khó dự đoán chi phí ổn định. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định giá thành và lợi nhuận sản phẩm.
• Phân tích chi phí theo thời gian thực: Kế toán cần theo dõi và phân tích chi phí liên tục trong quá trình sản xuất để kịp thời điều chỉnh các yếu tố bất hợp lý. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi hệ thống quản lý hiện đại, tích hợp dữ liệu nhanh và chính xác.
• Quản lý hàng tồn kho: Việc kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang đòi hỏi sự chặt chẽ để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt nguyên liệu trong sản xuất. Tồn kho không phù hợp có thể dẫn đến tăng chi phí lưu kho hoặc làm gián đoạn quá trình sản xuất.
• Kiểm soát chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như năng suất lao động, hiệu suất máy móc và định mức nguyên vật liệu. Việc kiểm soát các yếu tố này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và khả năng dự đoán chi phí tốt.

5. Giải pháp tối ưu quy trình hạch toán cho công ty sản xuất 

Quy trình hạch toán trong các doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi tính chính xác và hiệu quả cao để quản lý chi phí và tối ưu hóa hoạt động. Doanh nghiệp sản xuất có thể tham khảo một số gợi ý giới pháp dưới đây để tối ưu hiệu quả công việc:

• Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng: Sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình hạch toán, quản lý tồn kho và lập báo cáo giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.
• Chuẩn hóa quy trình: Thiết lập quy trình rõ ràng, thống nhất cách phân loại và ghi nhận chi phí.
• Quản lý chứng từ số hóa: Số hóa và lưu trữ tập trung chứng từ để dễ dàng tra cứu, tránh thất lạc.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi tồn kho thời gian thực và kiểm kê định kỳ để hạn chế thất thoát.
• Đào tạo nhân sự: Tăng cường kỹ năng sử dụng phần mềm và kiến thức về đặc thù ngành sản xuất cho đội ngũ kế toán.
• Phối hợp liên phòng ban: Tích hợp thông tin giữa kế toán, sản xuất, và quản lý kho qua hệ thống ERP.
• Phân tích chi phí theo thời gian thực: Sử dụng dữ liệu để đánh giá chi phí và kịp thời đưa ra quyết định.
• Cải tiến liên tục: Rà soát định kỳ và áp dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại như ABC để nâng cao hiệu quả.

Thấu hiểu những vấn đề mà các công ty sản xuất đang gặp phải, phần mềm MISA SME ra đời với nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ hiệu quả công tác kế toán của nhiều loại hình công ty và giúp chủ doanh nghiệp quản lý công ty hiệu quả. Cụ thể:

• Xem báo cáo điều hành mọi lúc, mọi nơi: Giám đốc và kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên thiết bị di động, hỗ trợ ra quyết định điều hành nhanh chóng và kịp thời.
• Kết nối ngân hàng điện tử: Cho phép chuyển tiền, đối chiếu sổ phụ, và theo dõi số dư thời gian thực, giúp tối ưu hóa thời gian và giảm công sức quản lý tài chính.
• Kết nối với cơ quan thuế: Hỗ trợ kê khai và nộp thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Tự động hóa nhập liệu: Tự động ghi nhận hóa đơn mua, bán hàng và nhập dữ liệu từ Excel, rút ngắn thời gian xử lý và giảm nguy cơ sai sót.
• Đa dạng báo cáo quản trị: Cung cấp hàng trăm mẫu báo cáo quản trị sẵn có hoặc tùy chỉnh, đáp ứng nhu cầu phân tích tài chính của doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực.
• Tự động lập báo cáo: Tự động tổng hợp và lập báo cáo thuế, tài chính và sổ sách, đảm bảo tính chính xác và nộp báo cáo đúng thời hạn.
• Kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin khách hàng/nhà cung cấp dựa trên mã số thuế, cảnh báo nhà cung cấp ngừng hoạt động để giảm thiểu rủi ro về hóa đơn.
• Giám sát tồn kho hiệu quả: Quản lý tồn kho chi tiết theo các tiêu chí như số lô, hạn sử dụng, màu sắc, chủng loại, giúp doanh nghiệp tránh lãng phí và thất thoát hàng hóa.