Bộ chứng từ đầy đủ để hạch toán cho một tour du lịch

Mỗi 1 dịch vụ lữ hành đều phải trải qua nhiều công đoạn, bộ phận khác nhau từ tư vấn, tổ chức, bộ phận hướng dẫn viên tới phương tiện phục vụ khách di chuyển nên dẫn tới việc phải xuất nhiều hóa đơn chứng từ ở các giai đoạn. Vì vậy để một tour du lịch được hạch toán sao cho đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp thì kế toán phải lập bộ chứng từ đầy đủ, hợp pháp.

1. Đặc thù của ngành du lịch

Trong các ngành dịch vụ nói chung và ngành du lịch nói riêng, các hoạt động kinh doanh có sự biến đổi linh hoạt, tạo nên đặc trưng riêng của ngành. Điều này đòi hỏi công tác kế toán và tài chính của công ty du lịch cũng cần có sự linh hoạt.

– Chính sách giá cả linh hoạt:

• Các tour du lịch thường có mức giá linh hoạt tùy theo mùa, nhu cầu khách hàng, loại dịch vụ (khách sạn, vé máy bay, vận chuyển, ăn uống, hướng dẫn viên, v.v.).
• Các công ty du lịch thường xuyên phải điều chỉnh giá cả theo tình hình thị trường.

– Dịch vụ đa dạng và kết hợp:

• Ngành du lịch cung cấp nhiều loại dịch vụ kết hợp như vé máy bay, khách sạn, vận chuyển, tham quan, bảo hiểm, v.v.
• Việc quản lý, tính toán chi phí cho các dịch vụ này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận trong hạch toán.

– Chuyển giao dịch từ tiền mặt sang thanh toán điện tử:

• Ngành du lịch có xu hướng chuyển sang thanh toán qua thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng và các hệ thống thanh toán trực tuyến.
• Điều này yêu cầu các công ty du lịch phải đối phó với các phương thức thanh toán phức tạp hơn và cập nhật quy trình kế toán cho phù hợp.

– Hoạt động theo mùa vụ:

• Ngành du lịch có tính chất theo mùa, đặc biệt là các tour du lịch nội địa và quốc tế. Vào mùa cao điểm, lượng khách và doanh thu có thể tăng mạnh, nhưng vào mùa thấp điểm, việc duy trì hoạt động ổn định sẽ khó khăn hơn.
• Công ty cần có chiến lược tài chính để đảm bảo tính ổn định trong suốt năm.

– Quản lý hợp đồng và thanh toán từ khách hàng: Các hợp đồng và thỏa thuận với khách hàng thường phức tạp và có thể kéo dài trong nhiều tháng, vì vậy việc theo dõi và thanh toán đúng hạn rất quan trọng. Ngoài ra, bộ chứng từ, hạch toán cho một tour du lịch cũng cần phải được hạch toán chi tiết theo từng nghiệp vụ phát sinh cụ thể.

2. Quy trình tổ chức tour du lịch

Khi khách hàng có nhu cầu muốn đi du lịch, nghỉ mát và tìm kiếm về dịch vụ hướng dẫn tour du lịch sẽ liên hệ với công ty du lịch lữ hành. Sau khi liên hệ bộ phận tư vấn, kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin khách hàng và hướng dẫn chi tiết về tour du lịch cũng như báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý sẽ tiến hành giao dịch hợp đồng và nhận tạm ứng.

Bộ phận hướng dẫn du lịch và đội xe căn cứ vào yêu cầu/hợp đồng và bảng dự toán chi phí từ bộ phận kinh doanh để tiến hành thực hiện sắp xếp công việc triển khai tour du lịch. Cụ thể công việc như sau:

– Bộ phận hướng dẫn du lịch:

• Thu thập thông tin khách du lịch
• Lập bảng dự trù chi phí cho chuyến du lịch, bao gồm các chi phí về ăn uống, khách sạn, vui chơi…
• Liên hệ nhà cung cấp và thỏa thuận chi phí phù hợp với yêu cầu của khách hàng và phù hợp với chi phí đã dự trù.

– Bộ phận đội xe:

• Lập danh sách những người đi xe: Hành khách, hướng dẫn viên, lái xe…
• Tính toán chi phí đi xe và điều hành xe
• Liên hệ với nhà xe để đảm bảo chất lượng xe phù hợp với yêu cầu và dự toán chi phí.

ĐỌC THÊM:

> 03 công việc quan trọng của kế toán du lịch nhất định cần biết
>> Hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán trong công ty du lịch
>> Các công việc cần làm của kế toán công ty dịch vụ tour du lịch, tổ chức sự kiện
>> Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng tốt các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp thuộc lĩnh vực du lịch

3. Công tác kế toán tại công ty du lịch

Để đáp ứng nhu cầu của ngành kinh doanh đặc thù, bộ phận kế toán tại công ty du lịch cũng có những đặc điểm riêng trong nhiệm vụ hàng kỳ:

– Phân loại và ghi nhận các khoản thu, chi:

• Kế toán công ty du lịch phải phân loại các khoản thu từ khách hàng (tiền tour, vé, dịch vụ) và các khoản chi (chi phí vé máy bay, khách sạn, ăn uống, vận chuyển, v.v.).
• Việc ghi nhận phải đúng thời điểm và loại dịch vụ.

– Xử lý các khoản chi phí phát sinh:

• Các chi phí phát sinh từ dịch vụ du lịch có thể rất đa dạng, từ chi phí quảng cáo, marketing đến chi phí đi lại của nhân viên.
• Kế toán cần phân bổ chi phí một cách hợp lý, đặc biệt là các khoản chi phí không thể phân bổ trực tiếp vào từng tour.

– Quản lý doanh thu theo hình thức trả trước và trả sau: Do tính chất của ngành du lịch, khách hàng có thể trả tiền trước hoặc sau chuyến đi. Điều này đòi hỏi kế toán phải theo dõi các khoản tiền ứng trước và thanh toán sau một cách chính xác.

– Hạch toán các khoản thuế:

• Công ty du lịch phải đối mặt với nhiều loại thuế, bao gồm thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân đối với nhân viên.
• Các công ty cần đặc biệt chú ý đến quy định của pháp luật về thuế du lịch để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.

– Lập báo cáo tài chính định kỳ:

• Các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) phải được lập thường xuyên để theo dõi tình hình tài chính của công ty.
• Công ty cần cập nhật và trình bày rõ ràng các khoản doanh thu, chi phí, lợi nhuận từ các dịch vụ khác nhau.

– Quản lý kho và tài sản: Công ty du lịch có thể sở hữu tài sản cố định như xe bus, máy bay, thiết bị,… Kế toán cần theo dõi tình hình sử dụng và khấu hao tài sản đúng quy định.

4. Bộ chứng từ, hạch toán tour du lịch hiện nay

Tại các công ty kinh doanh lữ hành sẽ thường thực hiện hạch toán kế toán theo các bước sau:

Nghiệp vụ phát sinh	Hạch toán	Chứng từ
Khách hàng đặt cọc	Nợ TK 111,112 Có TK 131	– Phiếu đặt dịch vụ. – Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng.
Tạm ứng (nếu có)	Nợ TK 141 Có TK 111, 112	– Bảng dự trù chi phí được trưởng bộ phận/kế toán/giám đốc… duyệt. – Giấy đề nghị tạm ứng. – Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi.
– Thuê xe – Đặt phòng nghỉ tại khách sạn  – Tiền ăn uống – Vé máy bay, vé tham quan các loại	Nợ TK 621 hoặc Nợ TK 154 Nợ TK 1331 Có TK 331, 141, 111, 112	– Hóa đơn GTGT hợp lệ. – Các phiếu thu (liên 2) của nhà cung cấp/phiếu xác nhận thu tiền. – Cuống vé tham quan, vé máy bay,…
Chi phí lương nhân viên các bộ phận (Hướng dẫn viên du lịch, nhân viên tư vấn, nhân viên kế toán, lái xe,…)	– Tính lương: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 154 Có TK 334 – Tính bảo hiểm: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 154 Nợ TK 334 Có TK 338 – Tính thuế TNCN: Nợ TK 334 Có TK 3335	– Hồ sơ xin việc. – Hợp đồng lao động. – Cam kết 02/CK-TNCN. – Bảng chấm công. – Bảng thanh toán lương. – Chứng từ thanh toán lương. Lưu ý: Tất cả đều cần có đầy đủ dấu và chữ ký.
Chi phí điều hành tour (Các công cụ dụng cụ cần dùng cho hướng dẫn viên, mũ đồng phục của đoàn, loa,…)	Nợ TK 627, 154 Có TK 111, 112, 131, 141	– Quyết định cử người dẫn đoàn/hướng dẫn viên. – Đối với chi phí CCDC cần có bảng phân bổ chi phí.
Chi phí bảo hiểm cho khách du lịch	Nợ TK 627, 154 Nợ TK 131 Có TK 111, 112, 131, 141	– Hóa đơn GTGT hợp lệ. – Danh sách khách du lịch. – Chứng từ thanh toán.
Chi phí phát sinh khác	Nợ TK 642, 154, Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 131, 141	– Hóa đơn GTGT hợp lệ – Chứng từ thanh toán.
Khi tour du lịch đã tổ chức thành công	– Kết chuyển chi phí: Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 624, 154 – Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 154 – Ghi nhận doanh thu: Nợ 131 Có TK 5113 Có TK 333	– Thanh lý hợp đồng. – Quyết toán giá trị thanh toán. – Xuất hóa đơn cho khách hàng.

Du lịch là ngành kinh doanh có các hoạt động đặc thù, do đó, bộ chứng từ hạch toán tour du lịch cũng là điều làm nhiều anh/chị kế toán băn khoăn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ tài chính kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức. Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME mới nhất cũng như trải nghiệm phần mềm miễn phí, anh/chị vui lòng điền form dưới đây: