Số lượng doanh nghiệp sữa chữa ô tô tăng lên kéo theo nhu cầu lớn về kế toán. Ngành sửa chữa ô tô có đặc thù riêng nên kế toán cần hiểu rõ nhiệm vụ và đáp ứng tốt những vấn đề liên quan đến chuyên môn, đặc biệt trong việc hạch toán. Dưới đây là hướng dẫn các cách hạch toán kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô tô mà người làm kế toán cần nắm rõ.
1. Đặc thù trong nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp sửa chữa ô tô
Doanh nghiệp sửa chữa ô tô có hoạt động kinh doanh đặc thù là kết hợp giữa cung cấp dịch vụ kỹ thuật và kinh doanh phụ tùng, linh kiện, khiến cho nghiệp vụ kế toán trở nên phức tạp hơn so với các ngành khác. Công việc kế toán trong lĩnh vực này không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn cần khả năng quản lý tốt về chi phí, doanh thu và tồn kho linh kiện.
– Quản lý doanh thu:
- Ghi nhận doanh thu từ nhiều nguồn như các dịch vụ sửa chữa, bán phụ tùng, linh kiện và các dịch vụ bổ sung như bảo hành và bảo dưỡng định kỳ.
- Doanh thu từ dịch vụ và bán hàng hóa cần được bóc tách rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
– Hạch toán chi phí:
- Chi phí nguyên vật liệu: Ghi nhận chi phí phụ tùng, linh kiện thay thế theo từng dịch vụ/sự vụ, đảm bảo đúng đối tượng sử dụng.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Phân bổ công lao động của kỹ thuật viên vào từng công việc cụ thể, giúp tính giá thành chính xác.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Hạch toán khấu hao các thiết bị sửa chữa như máy móc chẩn đoán, dụng cụ chuyên dụng theo thời gian hoặc mức độ sử dụng.
- Chi phí chung: Bao gồm điện, nước, quảng cáo, bảo trì thiết bị, được phân bổ vào giá thành dịch vụ hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
– Quản lý kho phụ tùng:
- Quản lý nhập – xuất – tồn của kho phụ tùng với danh mục đa dạng về loại mã hàng và giá trị.
- Định giá tồn kho phù hợp (theo phương pháp FIFO hoặc bình quân gia quyền), đồng thời theo dõi mức độ tiêu thụ để tối ưu hóa tồn kho.
- Phụ tùng dùng cho bảo hành hoặc bảo dưỡng miễn phí cần được hạch toán riêng, không trộn lẫn với hàng hóa kinh doanh.
– Hạch toán thuế:
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Hàng hóa và dịch vụ sửa chữa đều chịu thuế suất 10%; cần bóc tách thuế đầu vào và đầu ra để đảm bảo khấu trừ đúng quy định.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Xác định lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh dịch vụ và bán phụ tùng để tính thuế TNDN chính xác.
– Đặc thù dịch vụ sửa chữa ô tô:
- Công việc sửa chữa thường kéo dài nhiều ngày, khiến việc ghi nhận doanh thu và phân bổ chi phí gặp khó khăn.
- Dịch vụ sửa chữa thường đi kèm bảo hành, đòi hỏi doanh nghiệp trích lập dự phòng bảo hành để xử lý các trường hợp phát sinh sau khi bàn giao xe.
– Báo cáo tài chính:
- Báo cáo doanh thu, chi phí cần chi tiết cho từng mảng hoạt động (dịch vụ sửa chữa và kinh doanh phụ tùng).
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và lưu chuyển tiền tệ để đánh giá hiệu quả hoạt động định kỳ.
2. Hướng dẫn hạch toán doanh nghiệp sửa chữa ô tô
Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô tô thường bao gồm cả hoạt động thương mại (bán phụ tùng) và dịch vụ (sửa chữa). Tuy nhiên, việc phân biệt giữa hai hoạt động này để xác định chi phí 621 chính xác thường gặp khó khăn. Trên thực tế, phụ tùng được bán theo giá bán, không phải giá vốn và khách hàng phải mua trước khi thay thế. Do đó, cần tách riêng hoạt động bán phụ tùng ra như một hoạt động thương mại độc lập. Hạch toán kế toán cho doanh nghiệp sửa chữa ô tô sẽ tập trung vào các hoạt động chính liên quan đến kinh doanh phụ tùng và cung cấp dịch vụ sửa chữa.
2.1. Đối với hoạt động sửa chữa ô tô
Đối với hoạt động sửa chữa ô tô, đối tượng tính giá thành có thể là từng chiếc xe cụ thể, công việc sửa chữa hoặc tính chung cho tất cả.
Tùy từng yêu cầu mà kế toán cần xây dựng các thức tập hợp chi phí và tính giá giá thành cho phù hợp.
Thông thường, chủ doanh nghiệp sẽ muốn biết lãi/lỗ theo từng xe sửa chữa nên kế toán phải tính giá thành cho từng xe.
Khi đó cần thiết lập để tính giá thành theo xe như sau:
- Chi phí trực tiếp: Đây là chi phí nào phát sinh trực tiếp theo xe thì tập hợp đích danh cho xe.
- Chi phí gián tiếp: Đây là các chi phí dùng chung cho nhiều xe thì cần xây dựng tiêu chí phân bổ.
Khi có xe khách đến liên hệ, thợ chính sẽ kiểm tra tình trạng xe hư hỏng và miêu tả công việc cụ thể cần làm và sửa chữa về tình trạng xe cho khách hàng biết. Tiếp đến, khách hàng yêu cầu làm bảng báo giá cho các hạng mục sửa chữa hư hỏng đó, khách hàng xem xong duyệt chấp nhận bàn giao xe cho sửa chữa.
Sau đó, khi tiền hành lập kế hoạch sửa chữa, bạn cần xác định phần nào gia công sửa chữa, phần nào phải thay mới phụ tùng thay thế, tháo dỡ theo đúng quy trình định trước t của thợ cả.
Sau khi sửa chữa xong, kế toán làm bảng tổng hợp quyết vật liệu nhân công cho xe đó và giao cho khách hàng giữ 2 bản, mình giữ 2 bản để sau này làm căn cứ xuất hóa đơn. Hoặc nếu không, bạn cũng có thể làm hợp đồng và xuất theo hợp đồng tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp quản lý.
2.2. Đối với hoạt động mua bán phụ tùng
Phụ tùng sửa chữa xe mua về nhập kho thì tiến hành làm phiếu và nhập kho như bình thường, cụ thể:
- Hóa đơn mua vào (đầu vào): Phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán), phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán, giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có vào cùng với nhau.
- Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ.
- Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi.
Hạch toán:
Nợ TK 152.
Nợ TK 1331.
Có TK 111, 112, 331.
2.3. Khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe
Khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe thì làm phiếu xuất kho phiếu xuất kho này dùng kẹp các chứng từ sau này, cụ thể:
- Hóa đơn bán ra liên xanh lớn hơn 20 triệu: Phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán), đồng thời kèm theo phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng (thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (xây dựng) phô tô, biên bản xác nhận khối lượng phô tô, bảng quyết toán khối lượng nếu có và hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.
- Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có
Hạch toán:
Nợ TK 621 (có mã chi phí theo dõi riêng cho từng biển số xe).
Có TK 152.
2.4. Đối với chi phí nhân công sửa chữa xe
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thủ tục sau:
- Hợp đồng lao động và CMND/CCCD bản sao.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi.
- Chữ ký ở tất cả giấy tờ.
Lưu ý: Nếu thiếu 1 trong số các thủ tục trên, cơ quan thuế sẽ loại trừ vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN.
Hạch toán:
Nợ TK 622.
Có TK 334.
2.5. Đối với chi chi phí sản xuất chung
Đây là chi phí khấu hao tài sản, máy móc thiết bị phụ sửa chữa: xe nâng, xe cẩu…phân bổ chi phí trước dài và ngắn hạn công cụ dụng cụ: Cờ lê, mỏ lết, đũa vặn…và các chi phí chung khác điện nước khác.
Hạch toán:
Nợ TK 627,1331.
Có TK 111,112,331,142,242.
Công cụ dụng cụ, TSCĐ tiến hành phân bổ và theo dõi theo QĐ 45 tùy theo sử dụng bộ phận nào phân bổ cho bộ phận đó.
2.6. Chưa sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT
Nếu cuối tháng xe chưa sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT thì treo ở TK 154
Nợ TK 154.
Có Tk 621.
Có TK 622.
Có TK 627.
2.7. Khi sửa chữa xong và ra xưởng, xuất hóa đơn GTGT
Khi xe ra xưởng thì kết chuyển, gửi lại cho khách hàng các giấy tờ bao gồm:
- Bảng quyết toán chi phí sửa chữa
- Hóa đơn VAT
- Phiếu giao xe
Nội dung hóa đơn: Sửa chữa xe biển số abc theo bảng quyết toán ngày/tháng/ năm).
Hạch toán:
Nợ TK 111,112,131
Có Tk 511
Có tk 33311
2.8. Tính giá thành
Hạch toán:
Nợ TK 632
Có TK 154 (của biển số xe ra xưởng)
Lưu ý: Nếu khách chỉ mua các phụ tùng cho xe mà ko phải sửa chữa hay dịch vụ tháo giáp, dịch vụ khác cho khách, lúc này bán phụ tùng xem như là thương mại hàng hóa bán ra
Nợ TK 632
Có TK 152.
2.9. Kết chuyển giá vốn, chi phí quản lý, chi phí tài chính, chi phí khác
Hạch toán:
Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 642
Có TK 641
Có TK 811
2.10. Kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu khác, doanh thu tài chính
Hạch toán:
Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911
Lưu ý: Khi xuất hóa đơn GTGT, bạn phải đính kèm bảng kê chi tiết công việc như linh kiện, công thợ…để làm căn cứ xuất kho.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
