Kế toán cho người mới bắt đầu Nhập môn kế toán Hướng dẫn quy trình làm sổ sách cho kế toán doanh nghiệp...

Hướng dẫn quy trình làm sổ sách cho kế toán doanh nghiệp thương mại và dịch vụ

214
quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp dịch vụ và thương mại
Đối với nhân viên kế toán mới vào nghề, chắc hẳn ai cũng sẽ cảm thấy bỡ ngỡ khi bắt tay vào công việc. Sau đây, MISA sẽ hướng dẫn bạn quy trình công việc của kế toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, cụ thể như sau:

Bước 1: Tập hợp chứng từ

Đối với kế toán việc tập hợp chứng từ là công việc đầu tiên cần lưu ý:

1. Chứng từ hóa đơn phải tuân thu 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ

a. Hóa đơn chứng từ hợp pháp 
 
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn thuộc các trường hợp sau:
  • Hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.
  • Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
  • Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
  • Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán qua ngân hàng (>=20triệu); Nhưng Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

b. Hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ, những hóa đơn sau sẽ được coi là hợp lệ:
– Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:
  • Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ Công ty mua, bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (Tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (Nếu có).
  • Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (Nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ.
  • Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
– Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014).
Một số lưu ý về hóa đơn về tính hợp lệ cần đáp ứng 1 số yêu cầu như: Không vượt mức khống chế (Như chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu thanh toán, ..).
c. Hóa đơn hợp lý 
Khi nói đến hóa đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải đúng và phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép ĐKKD của doanh nghiệp.
Ví dụ 2: Hóa đơn chi phí ăn uống tiếp khách là hóa đơn hợp pháp nhưng hóa đơn ấy khi lấy về phải xem có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không? Hoặc hóa đơn nhiên liệu lấy về quá nhiều trong khi doanh nghiệp không có phương tiện vận tải.
quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp dịch vụ và thương mại

2. Chứng từ ngân hàng

Chứng từ ngân hàng sẽ bao gồm:
– Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
– Giấy báo có: giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
– Phiếu hạch toán ngân hàng:
  • Sổ phụ ngân hàng.
  • Sao kê ngân hàng.
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.

3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách là số tiền doanh nghiệp phải nộp như:
– Thuế TNDN (khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm).
– Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).
– Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
– Các loại thuế, phí liên quan.
MISA xin gửi tặng tới các anh/chị: “Trọn bộ tài liệu kế toán doanh nghiệp Thương mại 2021” với nhiều file doanh thu, chi phí, báo cáo. Để nhận tài liệu cho kế toán doanh nghiệp Thương mại, anh chị vui lòng đăng ký nhận tài liệu tại đây:
Phần mềm kế toán MISA SME – 27 năm số 1 Việt Nam

Bước 2: Phản ánh chứng từ

Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, Ngân hàng, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
– Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt các hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: được gọi là hóa đơn mua: nguyên vật liệu, hàng hóa, … và các hóa đơn mua về, mặt hàng phục vụ cho việc SXKD của Doanh nghiệp.

Bước 3: Tập hợp chi phí

Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp, bao gồm:
– Chi phí tiền lương: căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH.
– Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ Thông tư 45/2015/TT- BTC.
– Chi phí trả trước.
– Chi phí giá vốn: Doanh nghiệp áp dụng tính giá vốn hàng xuất bán theo PP bình quân cuối kỳ.
– Các chi phí khác liên quan.
>>> Xem thêm:

Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

a. Kết chuyển các khoản doanh thu
Kết chuyển doanh thu bán hàng chú ý: các trường hợp hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán làm khoản doanh thu giảm đi, các bạn nhớ làm bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sau đó mới kết chuyển doanh thu:
Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:
  • Nợ TK 511 Sumif nợ 511.
  • Có TK 521.

Kết chuyển doanh thu bán hàng hóa:

  • Nợ TK 511 Sumif có 511 – sumif nợ 511.
  • Có TK 911.

Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính:

  • Nợ TK 515 Sumif có 515 – Sumif nợ 515.
  • Có TK 911.
Kết chuyển thu nhập khác:
  • Nợ TK 711 Sumif có 711 – Sumif nợ 711.
  • Có TK 911.
b. Kết chuyển các khoản chi phí
Kết chuyển chi phí giá vốn:
  • Nợ TK 911 Sumif Nợ 632 – Sumif có 632.
  • Có TK 632.
Kết chuyển chi phí tài chính:
  • Nợ TK 911 Sumif Nợ 635 – Sumif có 635.
  • Có TK 635.
Kết chuyển chi phí bán hàng:
  • Nợ TK 911 Sumif Nợ 641 – Sumif có 641.
  • Có TK 641.
Kết chuyển chi phí quản lý:
  • Nợ TK 911 Sumif Nợ 642 – Sumif có 642.
  • Có TK 642.
Kết chuyển chi phí khác:
  • Nợ TK 911 Sumif Nợ 811 – Sumif có 811.
  • Có TK 811.
Kết chuyển chi phí thuế TNDN:
  • Nợ TK 911 Sumif Nợ 821 – Sumif có 821.
  • Có TK 821.
c. Xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp lãi:
  • Nợ TK 911 Sumif có 911 – Sumif nợ 911.
  • Có TK 4212.
Doanh nghiệp lỗ:
  • Nợ TK 4212 – (Sumif có 911- Sumif nợ 911).
  • Có TK 911.
d. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)
Nguyên tắc trong định khoản kết chuyển thuế luôn làm giảm 2 loại thuế là:

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp:

  • Nợ TK 3331 Giá trị kết chuyển trong bài là số thuế phát sinh nhỏ.
  • Có TK 133.
– Công thức tính số phát sinh của 133: Sumif nợ 133 – Sumif có 133.
– Công thức tính số phát sinh của 3331: Sumif có 3331 – Sumif nợ 3331.
– Tìm số dư đầu kỳ 133:
Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
  • Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331.
  • Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133.
  • Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331.
Ví dụ 3: Doanh nghiệp Kế toán Đức Hà áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2015 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 12.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 20.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 25.000.000 đồng.
Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:
12.000.000 + 20.000.000 > 25.000.000
  • Nợ TK 3331 25.000.000 đồng.
  • Có TK 133.

>>> Xem thêm: Kế toán dịch vụ thương mại là gì? Các công việc của kế toán dịch vụ thương mại

Bước 5: Lên cân đối tài khoản

Để lập nên được bảng cân đối tài khoản thì kế toán thương mại dịch vụ phải dựa vào sổ cái và bảng cân đối tài khoản của kỳ trước. Đồng thời phải hoàn thành việc ghi các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và kiểm tra đối chiếu thông số giữa các sổ sách khác có liên quan.

Thông số được ghi vào bảng cân đối tài khoản sẽ gồm: loại thông số phản ánh số dư đầu kỳ và loại thông số phản ánh số phát sinh của các loại tài khoản từ đầu kỳ cho đến cuối kỳ của báo cáo.

Bước 6: Lên báo cáo tài chính

Sau khi đã tiến hành thực hiện đầy đủ 5 bước trên. Cuối cùng kế toán thương mại dịch vụ dựa vào bảng cân đối tài khoản sẽ lên được một báo cáo tài chính hoàn chỉnh và xác thực.

Làm theo hướng dẫn của bài viết trên các bạn đã hoàn thành quy trình làm sổ sách kế toán thương mại dịch vụ một cách đầy đủ và xác thực cho doanh nghiệp mình.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ doanh nghiệp thương mại: Cung cấp đầy đủ báo cáo, biểu đồ phân tích doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo sản phẩm, dịch vụ, hợp đồng. Hiện tại MISA đang có chương trình dùng thử miễn phí phần mềm kế toán MISA SME.NET trong 15 ngày. Anh chị kế toán vui lòng đăng ký dưới đây:

CTA dùng thử